Neprehliadnite tento neoceniteľný nástroj pre úspech udalosti
Bez ohľadu na to, či práve začínate v oblasti plánovania udalostí, alebo ak máte skúsenosti s plánovaním udalostí, je pravdepodobné, že ste oboznámení s kontrolným zoznamom plánovania udalostí, alebo ste aspoň počuli, že sa to zmienilo počas kurzu plánovania udalostí alebo zberu odvetvia. Je to dôvod. Kontrolný zoznam plánovania udalostí je najlepší kamarát plánovateľa, neoceniteľný nástroj na úspešné spravovanie vašich podujatí.
Poznámka: kontrolný zoznam plánovania udalostí je tiež známy ako plán práce alebo kritická cesta.
Plánovanie udalostí sa týka plánovania. Dokonca aj tá najkreatívnejšia myšlienka podujatia bude flop, ak nie je dobre naplánovaná a vykonaná. Tu je miesto, kde prišiel kontrolný zoznam udalostí. Je to váš sprievodca, ktorý zostane organizovaný a na - alebo dopredu - podľa harmonogramu pri žonglování nespočetných zodpovedností a rozmanitých detailov pri plánovaní úspešnej udalosti. A je zvlášť užitočné pri spravovaní viacerých udalostí. Zabudnutie na jednu malú úlohu alebo spadnutie do jednej lehoty môže viesť k domino efektu: ďalšie zdanlivo nesúvisiace aspekty vašej udalosti sa môžu začať rozpadávať jeden po druhom.
Nespoliehajte sa na pamäť, poznámkové bloky alebo čmáranice na podložke, aby sa vaše podnikanie v oblasti plánovania udalostí udržalo hladko. Naučte sa zostaviť účinný kontrolný zoznam plánovania udalostí a čoskoro sa stane vaším novým najlepším priateľom.
Predtým ako začneš
Ak chcete začať, vyčistite čas z plánu, aby ste sa sústredili na plánovanú udalosť.
Ďalej vyčistite svoju myseľ. Vážne. Nehľadajte na telefóne ani odpovedajte na e-mail. Potrebujete si predstaviť túto udalosť od začiatku do konca bez prerušenia alebo rozptýlenia, aby ste mohli efektívne plánovať všetky úlohy, ktoré musia byť dokončené.
Pripraviť sa
Premýšľajte o udalosti, ktorú plánujete, a napíšte všetky potvrdené podrobnosti: meno klienta a kontaktné informácie, dátum udalosti, umiestnenie, počet účastníkov atď.
Vytvorte kalendár a označte dátum udalosti v tomto kalendári tučným písmom. Zozbierajte všetky ďalšie relevantné materiály - fotografie miesta konania, zoznam kontaktov poskytovateľov stravovania - ktoré sú súčasťou tejto udalosti.
Prejsť späť
Spôsob, ako začať písať kontrolný zoznam plánovania udalostí, je pracovať späť.
Hostia skúsia udalosť ako jednodňové alebo viacdňové zhromaždenie so všetkým, čo sa deje naraz. Podobne ako živé vystúpenie, ktoré sa objaví na javisku a je vykonané nádherne. Plánovač udalostí zobrazuje udalosti ako sériu menších udalostí, ktoré sa hodia spolu ako kúsky hádanky, ktoré vyvrcholia záverečnou udalosťou. Takže, ako plánovači, začíname na začiatku. To je niekoľko týždňov alebo mesiacov pred skutočnou udalosťou.
Začnite na začiatku
Pri rozhodovaní o tom, kde začať písať svoj kontrolný zoznam plánovania udalostí, premýšľajte nad položením pevného základu pre vašu akciu. Pred výberom farebných schém a objednávaním kvetov musíte riešiť základy. Od podpísania zmlúv k vyjednávaniu bloku miestností musí byť všetko napísané vo vašom kontrolnom zozname, bez ohľadu na to, aké veľké alebo malé. Kľúčom je najprv postarať sa o akékoľvek úlohy, ktoré je možné dokončiť vopred, aby vám vo svojom pláne umožnil viac času na tie položky úloh, ktoré sa nachádzajú bližšie k dátumu udalosti.
Niekoľko príkladov položiek, ktoré sa majú zahrnúť do kontrolného zoznamu plánovača udalostí:
- Podpísať zmluvy (s klientom, miestom konania, dodávateľmi atď.).
- Potvrďte dátum a čas s miestom konania
- Prenájom zábavy (kapela, reproduktor atď.)
- Bezpečný hotelový blok
- Pozvánky na poštu
- Vyberte ponuku
- Prenajať personál
- Potvrďte počet hostí
- Prechádzanie stránok
- Potvrďte nastavenie miestnosti
Povoliť ďalší čas
S každou položkou na kontrolnom zozname udalostí pridajte dodatočný čas. Ak je dátum skutočného odoslania pozvánok do 15. marca, vložte položku do zoznamu, aby boli pozvánky pripravené na odoslanie 8. marca pred týždňom. To vám dáva určitý čas navyše, ak sa niečo pokazí s pozvánkami, alebo ak ste z iného dôvodu nesúhlasíte.
Zahrnúť pripomenutia do vášho kontrolného zoznamu
Nestačí písať na kontrolnom zozname "podpísať zmluvu s poskytovateľom kuchára" a potom vyplniť políčko.
Budete sa musieť uistiť, že kuchár dostal kópiu zmluvy a vrátil vám aj podpísanú kópiu. Takže pre každú veľkú položku, ktorú pridáte do svojho kontrolného zoznamu, uveďte pripomenutie. Napríklad "Kontrola s kuchármi: zmluva". Pridajte ďalšiu, neskôr upomienku, ktorá prečíta "Prijatá podpísaná zmluva od dodávateľa". Nie je nezvyčajné riešiť úlohu a zvážiť to, keď to bolo skutočne dokončené len na vašej strane.