Vyberte tému a umiestnenie
Tento krok predstavuje dve premenné, ktoré vaše publikum bude chcieť vedieť predtým.
"Kde a prečo" stretnutia okamžite ovplyvní, kto bude pozvaný a či sa zúčastní alebo nie.
Miesto, ktoré si vyberiete, ovplyvňuje celkové stretnutie a ovplyvňuje ostatné rozhodnutia človeka, ktoré budete musieť pri plánovaní udalosti robiť.
Identifikujte účastníkov
Veľkou časťou prebiehajúcej a produktívnej schôdzky je vyhnúť sa rozptýleniu, a to znamená obmedzenie pozvánok na najvyššie rozhodovacie orgány. V podnikovej kultúre existuje tendencia zahrnúť do komunikácie všetky prepojené strany, ale môžete zvýšiť produkciu odstránením spolupracovníkov, ktorí by mohli spomaliť pokrok v nedôležitých diskusiách. Namiesto toho, aby pozvali účastníkov bez hlasovacieho práva, povzbudzujte hlavných účastníkov, aby pred príchodom na schôdzu rokovali so svojimi podriadenými.
Ponúkajte tri dátumy a časy
Buďte opatrní, ako sa môžete informovať o dostupnosti každého účastníka. Je ľahké otvoriť "Pandorovu krabicu" problémov, pokiaľ ide o plánovanie vzájomne prospešného dátumu pre vaše stretnutie.
Jedným zo spôsobov, ako sa tomu vyhnúť, je ponúknuť niekoľko dátumov a časov a potom požiadať každého človeka, ktorý z nich najlepšie pracuje. Ak máte šťastie, potom sa jeden z dátumov bude zhodovať pre všetkých. Ak nie, nebojte sa opýtať sa nadbytočných, ak môžu upraviť svoj kalendár tak, aby vyhovovali väčšine.
Vytvorte trasu
Je veľmi dôležité mať k dispozícii plán, v ktorom sa budú diskutovať témy spolu s tým, kto bude viesť každý segment stretnutia.
Projektanti môžu potrebovať radu od vrcholových manažérov, aby presne vytvorili cestu. Po dokončení prvého návrhu by mala byť skupina predložená na schválenie.
Diskutujte o potrebách prezentácie
Existuje veľa rôznych spôsobov, ako prezentovať nápady skupine a každý plánovaný rečník bude mať svoje vlastné preferencie. Funkcie aplikácie PowerPoint, prístup na internet a biele dosky sú len niektoré z komponentov, ktoré možno budete potrebovať. Buďte aktívny pri žiadosti o tieto podrobnosti a postupujte, aby ste ich potvrdili niekoľko dní pred schôdzou.
Plán stravovania
Kľúčom k objednávaniu jedla na malé stretnutia je udržiavať menu funkčné. Nechcete, aby stravovanie zasahovalo do akéhokoľvek aspektu podnikania, čím sa vyhnite príliš formálnym jedlám, ak je to možné. Ak je požadovaný obed, požiadajte o rezerváciu susednej miestnosti na jedlo, aby sa účastníci mohli čo najskôr vrátiť na stretnutie.
Odoslať konečné údaje
Približne sedem dní pred udalosťou chcete poslať konečnú kópiu itinerára a podrobnosti o každom účastníkovi. To by malo zahŕňať všetko, čo bolo objednané pre daný deň. Zahrňte aj pokyny, informácie o parkovaní, čísla miestností a núdzové kontakty.
Ak pracujete s vedúcimi pracovníkmi, kopírujte ich administratívne asistentov aj na e-mail.
Deň stretnutia
Plánovač schôdzok je vašou úlohou zabezpečiť, aby udalosť bola úspešne spustená. Samozrejme, že budete chcieť prísť skôr na mieste, aby ste si prezreli miestnosť a stretli sa s koordinátormi pre stravovanie a A / V. V závislosti od miesta môžete tiež poslať označenie , aby sa všetci dostali do miestnosti.
A tu to máte - osem relatívne jednoduchých krokov na plánovanie úspešného malého stretnutia.
Uskutočnenie každého kroku bude samozrejme vyžadovať čas a starostlivosť z vašej strany, ale oznámenie vašich plánov účastníkom je polovica bitky. Čím viac ľudí vie, čo od stretnutia očakávať, tým viac bude pripravené dostať sa k podnikaniu.