Táto vzorová agenda schôdzok usporadúva stretnutie
Už ste sa veľmi zamysleli nad tým, čo dúfate, že získate z poradného výboru a tešíte sa na rady a odborné znalosti, ktoré môžu poskytnúť vaši členovia poradnej rady v rôznych aspektoch vášho podnikania, ako sú manažment , marketing , účtovníctvo , personálne , zákaznícke služby , technológie atď.
Takže si chcete byť istý, že práve na tomto prvom stretnutí môžete prispieť svojimi členmi poradnej rady.
Naplánujte stretnutie okolo témy problémov alebo diskusií
Vaše prvé stretnutie, tak ako všetky vaše stretnutia poradnej rady, je potrebné naplánovať okolo otázky alebo problému. Možno je najjednoduchšie uviesť problém ako cieľ . Napríklad: "Chceme tento ďalší štvrťrok zvýšiť o 25%. Ako to môžeme urobiť?" Alebo môžete uviesť túto tému na diskusiu všeobecnejšie: "Ako môžeme znížiť naše obchodné náklady ?" alebo "Ako môžeme zvýšiť produktivitu alebo ako môžeme zlepšiť služby zákazníkom ?"
Zozbierajte príslušné podkladové materiály
Akonáhle sa rozhodnete pre diskusnú tému, je čas zozbierať materiály, ktoré budú potrebovať vaši členovia poradnej rady.
Pretože toto je prvé stretnutie poradného výboru, mali by ste zahrnúť podnikateľský plán a akékoľvek ďalšie dokumenty týkajúce sa diskusnej témy, ako sú grafy, grafy a fakty, ktoré ilustrujú pozadie diskusnej témy.
Pokiaľ je to možné, mali by ste kópiu týchto dokumentov zaslať všetkým členom poradnej rady dva týždne vopred spolu s kópiou programu.
Vytvorte schôdzu programu
Nižšie je uvedený príklad agendy (s komentármi na efektívne fungovanie stretnutia), ktoré by ste mohli chcieť použiť pri vašom prvom stretnutí poradnej rady.
Všimnite si, že každá položka programu je načasovaná; zostavenie časového harmonogramu do vašej schôdzky a dodržiavanie tejto dohody zaručuje, že vaše stretnutie sa nezaklopí a stimuluje diskusiu na mieste.
Vykonajte úpravy záznamu zápisu
Budete tiež chcieť urobiť určité opatrenia na zaznamenávanie zápisníc zo stretnutia. Nesnažte sa to urobiť sami; musíte byť schopní plne sa zúčastniť a počúvať a prispievať dobre je práca na plný úväzok. Ak nemáte niekoho, kto sa môže zúčastniť a slúžiť ako sekretárka, požiadať členov vašej poradnej rady o schôdzku.
Dostupné občerstvenie
Občerstvenie je dobrý nápad. Káva, čaj, voda, džúsy a zdravé občerstvenie, ako sú ovocie alebo vdolky, sú pekný a vždy vítané na stretnutiach. Po vašom prvom stretnutí budete mať pocit preferencií účastníkov pre nápoje a občerstvenie a môžete plánovať zodpovedajúcim spôsobom na ďalšiu schôdzku.
Relax!
Predovšetkým sa netrápte o svojej prezentácii. Nachádzate sa tam, aby ste zdieľali svoju víziu a nádeje pre vašu spoločnosť a vyhľadali radu, aby ste nezapôsobili nikomu s multimediálnymi prezentačnými efektmi.
Váš dlhodobý cieľ je vytvoriť pracovný vzťah dôvery s vašimi členmi poradnej rady, a preto sa zamerajte namiesto toho na to, aby ste zabezpečili, že vaši členovia poradnej rady odídu pocit, že boli vypočutí a že prispeli k riadeniu vašej spoločnosti - a teším sa na ďalšiu schôdzu rady.
Zahrala som komentáre do tejto Agendy schôdzky poradnej rady pre vzorky, ktorá vás prevedie procesom stretnutia. Neváhajte vytlačiť túto agendu a prispôsobiť ju vašim potrebám - môžete ju skopírovať priamo do Word, Excel alebo podobného kancelárskeho dokumentu výberom textu a pomocou kopírovania / vloženia (pomocou systému Windows, načrtnúť text, ktorý sa má vybrať myšou a stlačte CTRL-C na kopírovanie a CTRL-V na vkladanie).
Názov vašej spoločnosti - (vyplňte)
program
Dátum - (vyplniť)
Miesto - (vyplniť)
| Čas začiatku / konca | aktivita |
| 10:00 - 10:05 hod | úvody (Za predpokladu, že členovia poradnej komisie sa nesplnili, predstavte sa sami a všetkým členom správnej rady a uveďte stručný popis ich odborných znalostí.) |
| 10:05 - 10:10 hod | Prečo poradný výbor? (Stručné vyhlásenie o tom, ako vidíte fungovanie poradného výboru a príspevky, ktoré dúfame, že poradenská komisia môže urobiť pre vašu spoločnosť. Uveďte podrobnosti o tom, ako často sa rada stretne.) |
| 10:10 - 10:20 hod | otázky (Ak nejaké existujú, obráťte sa na svojich členov správnej rady o tom, ako fungujú poradné rady a ako dúfajú, že budú prispievať.) |
| Téma diskusie: (Tu vložte svoje otázky / problémy). | |
| 10:20 - 10:25 hod | Prezentácia diskusnej témy (Zhrnutie histórie témy a jej vplyv na spoločnosť, upustiť od toho, aby ste v tomto momente poskytli svoje názory / riešenia). |
| 10:25 - 11:35 hod | diskusia (Chcete, aby myšlienky tečie v tomto štádiu, neodmietajte alebo odmietajte nápady v tomto momente, prispievajte aj svojimi nápadmi / názormi.) |
| 11:35 - 11:50 hod | Návrhov / Rozlíšenie (Vyhodnotenie myšlienok, ktoré skupina počula a výber najlepších riešení.) |
| 11:50 - 11:55 hod | zhrnutie (Zoznámte sa s témou, diskusiou a výsledkami pre skupinu a povedzte im, čo plánujete urobiť.) |
| 11:55 hod | odročenie |
Dátum nasledujúceho stretnutia - (vyplniť)
Ak použijete tento časový harmonogram, je to skvelý čas na to, aby ste dostali svojich členov poradného výboru k dobrému obedu (najmä ak počas schôdzky neboli doručené občerstvenie). Pamätajte na to, že stretnutie skončilo a obed by mal byť v prvom rade spoločenskou príležitosťou!
Udržujte stretnutia krátke
Nikdy by ste nemali mať stretnutie poradnej rady, ktoré by prebehlo dlhšie ako dve hodiny. Dve hodiny sú dostatočne dlhé na to, aby väčšina ľudí venovala celú pozornosť tejto úlohe.
Začať budúce stretnutia s prehľadom predchádzajúcich tém diskusií
Na ďalších stretnutiach by ste mali začať s hodnotením toho, čo ste urobili o téme, o ktorej ste diskutovali o poslednom stretnutí, a pozvať komentáre členov poradnej rady o činnostiach vašej spoločnosti.
Pretože "stretnutie a pozdrav" je preč, možno budete chcieť mať dve diskusné témy na budúcich stretnutiach vášho poradného výboru. Môžete mať aj tri, ak si myslíte, že sa pohodlne zapadnú do dvojhodinového formátu. Ale nikdy by ste nemali mať viac ako tri.