Objednávky sú vo všeobecnosti predtlačené, očíslované dokumenty generované systémom finančného riadenia maloobchodníka. Inými slovami, ak používate účtovný softvér ako QuickBooks , pri objednávaní produktov od dodávateľa vytvorí v systéme nákupnú objednávku. Účelom PO je vytvoriť trasovateľný dokument vo vašom účtovnom alebo POS systéme, ktorý bude použitý vo všetkých druhoch prospešných spôsobov, ako prevádzkovať vaše podnikanie.
Ako funguje s inventárnym systémom
- PO informuje váš inventárny systém o tom, čo máte k dispozícii. Ak používate systém otvorený na kúpu , nemôže viac objednať produkt, pretože sú už objednané.
- S predajcom môže stanoviť nákupné špecifiká. Napríklad to samozrejme obsahuje množstvá každého produktu, ktorý objednávate, ale tiež podrobne opisuje spôsob platby, podmienky, ktoré zaplatíte za produkty (vrátane datovania ) a spôsob, akým chcete, aby boli výrobky dodávané do vášho store.
Mnoho dodávateľov má sadu alebo predvolený systém, ktorý používajú na fakturáciu a prepravu. Takže bez akýchkoľvek inštrukcií budú predvolene na zemi UPS, keď sa k vám posielajú napríklad. Ale možno budete potrebovať rýchlejšie a PO to môže komunikovať.
- PO je dokumentom zodpovednosti pre všetky strany. Pri objednávaní je veľmi jednoduché urobiť chyby. Ale keď je všetko v písaní, je ťažké tvrdiť. Pamätám si mnohokrát, keď som dostal faktúru a faktúrovaný nesprávne od dodávateľa, ale mal svoju nákupnú objednávku, aby ju zálohoval a dostal ju späť alebo opravený.
Jedným príkladom je faktúra za 300 krabičiek topánok na topánky a keď som objednal 300 kusov. V krabici je 100 kusov, takže si môžete predstaviť, aká bola faktúra vyššia ako to, čo mala byť.
- Keď tovar prichádza od dodávateľa, môžete ho skontrolovať proti PO a ubezpečiť sa, že zásielka je správna. Po piate, umožňuje všetkým zamestnancom zapojiť sa. Napríklad jeden pracovník môže objednávať a druhý môže prijať.
Spomínam si na prvú maloobchodnú predajňu pred 26 rokmi, keď sme nemali systém PO. Keď som bol ten, kto nariadil, musel som tiež skontrolovať všetko, aby som sa uistil, že je to správne. Neúčinné využitie môjho času ako majiteľa obchodu.
Jednou z ďalších výhod nákupných príkazov je vaša úverová bonita. Banky sa často obrátia na vaše PO, aby zistili, či ste solventní. Dokončený proces objednávky vám pomôže získať schválenie. Chudák spôsobí, že nedostanete pôžičku. Môže sa použiť aj na úver s dodávateľom. Napríklad, niektorí dodávatelia môžu vyžadovať, aby ste pri objednávke platili hotovosť. Po uplynutí obdobia podnikania s vami vám môžu povoliť odoslať PO versus kreditnú kartu. Je to obrovské na riadenie vášho peňažného toku .
Organizácie výrobcov sú bežnou praxou v maloobchode. A každý POS alebo účtovný softvér, ktorý môžete nainštalovať do vášho obchodu, bude mať pre vás komponent PO.