Nepoužívajte len sledovať svoj čas; Spravujte to!
A potom prestane robiť to, pretože si neuvedomili žiadne pozitívne zmeny. Samozrejme, odstránili niekoľko udalostí a uprednostnili niektorých ďalších. Ale v skutočnosti nič nepodarilo; práve ich preskupili. Na konci svojho dňa sú stále trápení a frustrovaní.
Ale sledovanie toho, ako trávite svoj čas, nie je riadenie času. Správa času je o tom, ako urobiť zmeny v spôsobe, akým trávite svoj čas.
Pre efektívnu správu času musíte použiť systém riadenia času, ktorý vám pomôže zistiť, kde sa môžu a mali vykonať zmeny ... čo znamená, že prvým krokom správy času je analyzovať, ako skutočne trávite svoj čas, aby ste mohli určiť aké zmeny chcete urobiť.
Kategorizujte pre efektívne riadenie času
Ako vlastne spravujete čas? Tajomstvo je v kategóriách. Pozrite sa na váš zajtrajšok. Je pravdepodobne už plná udalostí a aktivít, ktoré dúfame, že dosiahnete. Počas práce alebo neskôr vyplníte prázdne medzery s podrobnosťami o tom, čo ste vlastne urobili.
Na konci dňa pozrite zoznam a označte každú úlohu a / alebo udalosť s jednou z nasledujúcich kategórií. Koľko času ste pracovali počas pracovného dňa:
1) Uvádzanie požiarov. Neočakávaný telefónny hovor. Správa, ktorá je potrebná na stretnutie, ktoré malo byť včera vytlačené. Chýbajúci súbor, ktorý by mal byť na stole . Koľko dňa ste vlastne strávili v krízovom režime? Pre väčšinu ľudí je to negatívna kategória, ktorá odčerpáva energiu a zasahuje do ich produktivity.
Pomoc s organizáciou súborov
Ako nastaviť systém správy dokumentov
10 tipov pre organizovanie elektronických súborov
2) Zaobchádzanie s prerušením. Telefónne hovory a ľudia, ktorí klesnú v kancelárii, pravdepodobne zaradia do zoznamu, keď priradíte udalosti do tejto kategórie. Opäť platí, že pre väčšinu ľudí ide o negatívnu kategóriu, pretože narúša produktivitu (a niekedy aj zabíja).
Pomoc pri riešení prerušení
Práca s prichádzajúcimi telefónnymi hovormi
Spustenie úspešného domáceho podnikania s deťmi
3) Plnenie plánovaných úloh. Toto je najpozitívnejšie využitie času počas vášho pracovného dňa. Ste v kontrole a dosahujete to, čo ste chceli dosiahnuť. Plánované úlohy môžu zahŕňať telefonické hovory , stretnutia so zamestnancami a dokonca odpoveď na e-mail - ak sú to úlohy, ktoré ste zaradili do svojho programu.
4) Pracovné neprerušované. Nesmiete pracovať na úlohe, ktorú ste plánovali robiť, ale vy dosiahnete niečo, a pre väčšinu ľudí je to veľmi produktívny, pozitívny pracovný režim .
5) Nepretržité prestoje. Tieto časy počas pracovného dňa, ktoré sa používajú na opätovné napájanie a preskupenie. Obed alebo prestávka v polovici rána sa môžu počítať, ak sú neprerušené.
Ak máte dostatok šťastia na to, aby ste pracovali so spoločnosťou, ktorá ponúka pracovné priestory na pracovisku alebo miestnosti napätia (Fortune), ktoré by sa tiež mali počítať. Všetci potrebujú určitý počet neprerušovaných prestojov zabudovaných do svojho dňa, aby boli produktívni počas svojej pracovnej doby.
Týždeň vašej minulosti je kľúčom k budúcnosti
Teraz, keď rozumiete kategóriám tohto systému riadenia času, je čas ich použiť na analýzu vášho "typického" pracovného týždňa. Pomocou ľubovoľného kalendárneho systému, ktorý používate na výpis udalostí a aktivít vo svojom každodennom živote, sa vráťte späť a zvoľte najnovší typický týždeň. Prejdite záznamy každého pracovného dňa a kategorizujte ich podľa kategórií časového manažmentu, ak ste to ešte neurobili. Udržiavanie bežnej sumy v dolnej časti každého dňa vám uľahčí videnie toho, ako ste každý deň pracovali.
Teraz máte údaje, ktoré potrebujete na zmenu spôsobu, akým strávite svoj čas v práci. Strávite príliš veľa času vyháňaním požiarov? Potom musíte urobiť organizačné alebo fyzické zmeny, aby ste predišli alebo odložili tieto neustále krízy. Napríklad, vyčistite a reorganizujte svoj pracovný stôl , aby ste mohli ľahko nájsť potrebné súbory a vytvorte si rutinný spôsob, ako si najskôr položíte potrebné súbory na pracovný stôl ešte pred odchodom.
Počas pracovného dňa nedostanete dostatočné neprerušované prestoje? Potom musíte čas plánovať . Napríklad prestanete jesť obed na stole a fyzicky opustíte budovu pre váš stanovený čas obeda.
Aplikujúc moje pracovné kategórie časového manažmentu a robiť zmeny, ktoré musíte urobiť, aby ste počas pracovného dňa trávili viac času v pozitívnych kategóriách a menej času v negatívnych kategóriách, budete skutočne schopní efektívne spravovať svoj čas - a dosiahnuť skutočný cieľ správy času, cítiť sa lepšie.