Z času na čas dochádza k chybám v účtovníctve, ale pri správnom plánovaní a príprave sa dá vyhnúť mnohým bežným účtovným chybám. Všetci vieme, že zvyčajne trvá viac času na nápravu chyby ako na to, aby si to prvýkrát získali. Zaujímavé je tiež, že je lacnejšie identifikovať a opraviť chyby skôr v projekte , než čakať na opravenie problému neskôr.
Ak sa zaobchádzate s vašou firmou ako s dlhodobým projektom, potom budete chcieť byť proaktívni tým, že si uvedomíte bežné chyby, ktoré ostatné robia a opravia skoro, čo nielenže ušetrí vašu spoločnosť čas, peniaze a bolesti hlavy, ale aj prináša vám konkurenčnú výhodu na trhu s lepšou prevádzkou a lepšou spokojnosťou zákazníkov. Nasleduje niekoľko bežných chýb v účtovníctve, ktoré každá CPA zaznamenala v prípade malých podnikateľov.
01 - Nedodržanie postupov účtovania
Užitočným krokom je vypracovanie štandardizovaných formulárov a kontrolných zoznamov, ktoré sa majú dokončiť, aby sa zabezpečila konzistentnosť a presnosť. Napríklad budete chcieť dokumentovať proces nastavenia nových dodávateľov.
Budete potrebovať meno dodávateľa, adresu, telefónne číslo a identifikačné číslo zamestnávateľa (EIN), okrem iných dokumentov, ako sú napríklad certifikáty poistenia , odporúčacie listy alebo podpísané zmluvy. Potom budete musieť tieto informácie zadať do svojho účtovného softvéru, aby ste mohli spracovať platby.
Budete chcieť mať čas potrebný na zváženie informácií, ktoré potrebujete získať od svojich dodávateľov, vypracovať štandardizovaný formulár alebo kontrolný zoznam, aby ste sa uistili, že získate tieto informácie, a potom mať písomné pravidlá, ktoré môžu dodržiavať vaši zamestnanci.
02 - Práca bez rozpočtu
Vytvorte rozpočet tak, aby ste mali základnú líniu na posúdenie prevádzkových výsledkov vašej firmy. Rozpočty sú užitočné nielen na obmedzenie nadmerného čerpania prostriedkov, ale môžu byť použité na stanovenie realistických a písomných finančných cieľov. Rozpočty by mali byť vždy zakotvené v skutočnosti, ale určite môžete použiť svoj rozpočet na stanovenie primeraných finančných cieľov, či už ide o zvýšenie príjmov, alebo o zníženie prevádzkových nákladov.
03 - Chyby pri vkladaní údajov
Z času na čas dochádza k chybám pri zadávaní údajov. Zatiaľ čo nemôžete zabrániť všetkým chybám pri vstupe údajov, môžete mať politiku včasného uskutočnenia rôznych zosúladení, aby ste zabezpečili rýchle zistenie dátových položiek a ich opravu.
Napríklad budete chcieť vykonávať mesačné zúčtovanie bánk, ako aj pohľadávky a splatné vyrovnanie. Môžete tiež vykonávať rozdiely medzi rozpočtom a skutočnosťou, aby ste zistili možné chyby pri klasifikácii príjmov alebo výdavkov alebo pravidelne spúšťali správy o príjmoch zákazníkov alebo správy o platbách predajcov, aby ste sa uistili, že všetky príjmy a výdavky sa zdajú byť primerané.
Neobvyklé transakcie by sa mali prehodnotiť, aby sa zabezpečilo, že neboli vykonané žiadne chyby pri vkladaní údajov a či sú transakcie presné.
04 - Nepodarilo sa zálohovať účtovný softvér
Je potrebné pravidelne zálohovať účtovný softvér vášho podniku a ďalšie údaje. Mnoho malých podnikových účtovných softvérových programov má funkciu, ktorá vám umožňuje nastaviť automatické zálohovanie vášho účtovného programu.
Použi to. Mali by ste tiež venovať čas na skontrolovanie záložných súborov, a to dokonca až do použitia záložného súboru, aby ste zistili, či s ním môžete bežať ako obvykle.
Niekedy sú súbory poškodené; niekedy nepodporujete všetky údaje, ktoré potrebujete. Rýchla kontrola dokáže identifikovať problémy s procesom zálohovania, aby ste mohli zabezpečiť, že budete mať všetko, čo potrebujete, aby ste mohli v prípade potreby naďalej pracovať s vašou firmou.
05 - robiť príliš veľa seba
Outsourcing administratívnych úloh, ktoré nepredstavujú pre vašu spoločnosť hodnotu, môže byť výhodou.
Napríklad, daňový účtovník je pravdepodobne lepšie oboznámený s daňovým právom ako ste, takže outsourcing daňového plánovania a prípravy pre svojho účtovníka vám umožní znížiť daňovú povinnosť, zvýšiť daňovú zhodu a poskytnúť vám viac času venovať sa tvorbe výnosov činnosť.
Mnoho majiteľov malých podnikov nechce delegovať zodpovednosť na iných schopných profesionálov, ale outsourcing účtovníctva, právnych, IT a iných administratívnych funkcií môže znížiť chyby a zvýšiť ziskovosť, ak použijete novo nájdený čas múdro.
06 - Neschopnosť správne kategorizovať príjmy a výdavky
Metóda účtovníctva shoeboxu pravdepodobne nie je dobrou voľbou pre malé podniky s viac ako len niekoľkými transakciami za rok. Všetky peniaze, ktoré prichádzajú a vychádzajú z vašej firmy, musia byť zaradené do príslušnej kategórie.
Majitelia firiem, ktorí zostávajú na vrchole svojich účtovných záznamov, sa nestretnú s chybami. Budú vedieť, kto bol účtovaný, koľko a či zákazník zaplatil alebo nie.
Zistíte tiež, že vaša daňová príprava na konci roka bude oveľa hladšia ako pokúšať sa opätovne zozbierať záznamy, ktoré potrebujete na prípravu daňového priznania vašej firmy tesne pred splatnosťou vrátenia.