Firemné záznamy sú tie záznamy, ktoré musí americká spoločnosť udržiavať, aby dokázala, že funguje spôsobom, ktorý vyžaduje služba vnútorného daňového priznania a zákony štátu, v ktorom je podnik založený (založený ako podnikateľský subjekt).
Prečo sú potrebné firemné záznamy?
Firemné záznamy sú potrebné na to, aby dokázali, že spoločnosť funguje správne, ako to požaduje Internal Revenue Service, aby preukázala, že spoločnosť je samostatnou entitou a aby zachovala firemný štít od zodpovednosti.
Čo je kniha firemných záznamov?
Niektoré korporácie majú firemnú knihu, ktorá obsahuje všetky požadované dokumenty. V ostatných prípadoch sa firemné záznamy uchovávajú online alebo v archíve. Záznamy by mali byť na jednom mieste a mali by byť k dispozícii, ak vaša spoločnosť vykoná audit interných daňových úradov.
Môžete tiež udržiavať firemné záznamy "v cloude", ale tieto záznamy môžu obsahovať dôverné informácie a proprietárne procesy, takže sa uistite, že váš server je bezpečný. Susan Ward, odborník Small Business-Canada, má skvelý článok o správe dokumentov, ktorý vám môže pomôcť s týmto projektom.
Ako sú vytvorené firemné záznamy? Kto uchováva firemné záznamy?
Firemné záznamy sú vytvárané predstavenstvom vašej spoločnosti. Rada vytvára dokumenty, ako sú stanovy vašej spoločnosti a výročné správy. Rada tiež vytvára a upravuje dokumenty, ako sú návrhy a zápisy počas schôdzí rady.
Podnikový tajomník je obvykle určený na uchovávanie všetkých firemných záznamov. Samozrejme, všetky záznamy musia byť podpísané a akékoľvek vykonané kroky musia mať dokumentáciu. Ak má spoločnosť akcie na burze, podnikový sekretár (zvyčajne kancelária tejto osoby) sleduje záznamy o vlastníctve akcií.
Spoločný tajomník tiež vyzýva na každom zasadnutí správnej rady, pričom uvedomuje , akí členovia predstavenstva sú prítomní a neprítomní.
Uchovávanie záznamu o rozhodnutiach rady
Orgány spoločnosti schvaľujú celkové politiky a rozhodnutia (rozhodnutia) a nezapájajú sa do každodenného rozhodovania o podnikaní. Jednou z najdôležitejších aktivít podnikovej rady je robiť uznesenia. Rozhodnutia sú v podstate dokumenty, ktoré nahrádzajú rozhodnutia rady. Firemné uznesenia sa môžu riešiť v mnohých oblastiach vrátane:
- Záznamy o hlavných transakciách spoločnosti
- Schválenia zmlúv
- Záznamy o predaji alebo kúpe nehnuteľností (pozemky a budovy)
- Prenájom alebo prepúšťanie veľkého počtu zamestnancov
- Rozšírenie na nový trh alebo nové miesto
Všetky tieto rozhodnutia a ešte viac sa musia zaznamenať.
Aké ďalšie záznamy by mali byť zahrnuté?
- Vaše stanovy a všetky články, ktorými sa tento dokument mení a dopĺňa. Tieto články sú priložené k vášmu štátu, ale stále potrebujete kópiu originálu a všetky zmeny.
- Podnikové predpisy . Predpisy sú hlavnými zásadami, ktorými sa riadi činnosť správnej rady spoločnosti. Predpisy zahŕňajú povinnosti podnikových pracovníkov , informácie o výročnom stretnutí a spôsob, akým správna rada stanovuje pravidlá a hlasy.
- Zápisnica zo všetkých zasadnutí akcionárov a riaditeľov vrátane výročného zasadnutia
- Výročné správy
- Registre akcií na účely sledovania skladových transakcií a vlastníctva akcií.
- Podnikové obchodné a daňové rozhodnutia
- Uznesenie o prijatí a vymenovaní
- Riaditeľ pre riešenie konfliktov záujmov
- Uznesenia o pôžičkách spoločnosti a spoločnosti
- Uznesenia týkajúce sa zamestnaneckých požitkov a penzijných plánov
- Rezolúcie dividendy
Dodržiavajte zákony štátu pri vytváraní rady a vedení záznamov
Keď vytvárate svoju spoločnosť, musíte sa poradiť so svojím štátom, aby ste sa uistili, že dodržiavate štátne pokyny pre organizáciu a prevádzku vašej spoločnosti. Všetky štáty majú špecifické predpisy upravujúce korporácie. Ďalšie informácie získate u svojho štátneho tajomníka alebo u svojho právneho zástupcu.