Ako vytvoriť program pre zjednodušený schôdzok
Tipy pre písanie agendy
Napísanie agendy udalosti - najmä viacdennej udalosti - je niekedy náročné, pretože agenda (alebo krátka trasa) musí byť stručná a zároveň poskytovať všetky potrebné informácie.
Koniec koncov, väčšina účastníkov bude oboznámená s programami, ktoré ponúkajú, a nechce sa priblížiť rozsiahlym dokumentom, aby zistili, kde by mali byť a kedy. Je to vaša práca ako plánovač udalostí, aby sa život účastníkov stal čo najjednoduchším.
Základné prvky programu by mali obsahovať tieto informácie:
- Názov a miesto udalosti.
- Deň a presný čas každej udalosti / aktivity až do štvrťhodiny.
- Druh udalosti, ako je kreatívne stretnutie s mozgom a strategická konfrontácia cieľov a panelová diskusia s vedúcimi tímu
- Relevantné informácie o udalosti, ako napríklad obliekať sa na zhromaždenie, ak je to obed, večera alebo koktail (tj podnikanie neformálne vs. čierna kravata)
- Tip: Vždy dajte účastníkom vedieť, kde môžu nájsť ďalšie informácie, ako napríklad webové stránky hostiteľskej organizácie.
Ukážkový formát schôdze agendy
Väčšina formátov agendy má sekciu hlavičky v strede stránky s jedným až troma riadkami textu s názvom udalosti, názvom organizácie, ktorá hosťuje udalosť, a dátumom spustenia udalosti.
Program je potom usporiadaný v dvoch stĺpcoch: ľavý stĺpec obsahuje dátumy a časy. Na pravej strane je názov udalosti spolu s podrobnosťami o činnosti.
Vaša agenda by mala byť ľahko sledovateľná a ak je to jednodňová udalosť, pokúste sa dostať všetko na jednu stránku. Pamätajte, že všeobecná itinerár je jedným z viacerých položiek, ktoré ste pripravení spolu s inými formálnymi pozvanými materiálmi, ako sú elektronické a tlačené pozvánky .
Pretože účastníci budú od vás dostávať viac kusov komunikačného materiálu , bude veľa dokumentov poskytovať hĺbkové informácie.