Získanie darcovských súborov v objednávke
Kedy viete, kedy príde ten čas a čo robíš? Niekoľko neziskových odborníkov uviedlo tieto odpovede, keď som ich požiadal, aby túto vetu napísali: "Vedel som, že je čas získať nový systém správy darcov, keď ..."
- Ten, ktorý sme mali, nemohol údaje oznámiť tak, ako by sme potrebovali.
- Pes jedol moje indexové karty.
- Chcel som poznať veci o svojich darcoch a trvalo absurdné množstvo času na to, aby som našiel odpoveď.
- Posledný "systém" zanechal v hlave.
- Jediný, kto mal vedomie, ako používať systém (stará databáza programu Access), odišiel.
- Počítač dobrovoľníka sa zrútil a všetko sme stratili.
Zodpovedajú tieto dôvody pre vaše neziskové organizácie?
Rozhodnutie, že potrebujete nový systém, je však jednoduchou súčasťou. Existuje svet mätúcich informácií o konkurenčnom systéme a nie je jednoduchý spôsob, ako to všetko spojiť.
Obrátil som sa na "Správy spotrebiteľov" o neziskových technológiách, aby som našiel odpovede. Idealware je nezisková organizácia, ktorá pomáha ostatným neziskovým organizáciám robiť inteligentné softvérové rozhodnutia vykonávaním nezaujatého výskumu a následným prekladom do ľahko zrozumiteľných správ, článkov a školení.
Andrea Berry, riaditeľka partnerstva a vzdelávania v spoločnosti Idealware, navrhuje tieto kroky na výber nového systému riadenia darcov.
Zistite, či skutočne potrebujete nový systém.
Berry hovorí, že začnete hodnotiť, prečo sa váš systém nepáči. Problém nemusí byť to, čo si myslíte, a nie je ľahké prepínať softvér. Trvá to čas, úsilie a peniaze.
Berry povedal: "Neexistuje žiaden strieborný bullet systém, takže sa uistite, že váš súčasný systém je naozaj nedostatočný.
Napríklad, možno sa budete musieť dozvedieť viac o systéme, ktorý máte, skôr ako úplne prepnúť na úplne nový systém. "
Ak chcete určiť, aký je problém skutočne. Mohol by to byť jeden z nasledujúcich?
- Potrebujete viac školenia. Možno váš súčasný systém má funkcie, ktoré nerozumiete ani neviete, ako používať. Požiadajte svojho predajcu, ak existujú možnosti školenia, ako sú videá alebo online zdroje, ku ktorým máte prístup.
- Potrebujete ďalšiu podporu. Aké sú možnosti podpory pre váš súčasný systém? Je dostupná a cenovo dostupná podpora? Dodávateľ porozumie vašim problémom a pokúsi sa vám pomôcť, alebo vám hovoriť? Majú riešenie pre konkrétny problém?
- Nerozumiete všetkým funkciám vášho súčasného systému. Naozaj viete istotu, že nerobí to, čo chcete? Je k dispozícii dokumentácia? Niektorí dodávatelia pracujú tvrdo, aby poskytli viac pomoci, ako sú videá, fóra, kde sa môžete pýtať, a literatúru napísanú pre non-techies.
- Váš systém je príliš slabý alebo príliš robustný. Veľkostný stupeň vášho procesu a vášho rozpočtu je rozhodujúci krok.
- Váš systém je príliš drahý. Platíte za viac funkcií, ako potrebujete? Berry hovorí: "Keď hovoríte s predajcom, nezabudnite, že ide o predaj ... príroda je" up-sell ". Pochopenie vašich potrieb vám pomôže rozptýliť sa "syndrómom lesklého objektu". "
- Váš systém je zastaraný. Možno váš systém chýba nové funkcie. Majte na pamäti, že by ste ho mali pravidelne aktualizovať buď automaticky, alebo sami alebo s predajcom. Len si uvedomte, ako zostáva váš systém aktualizovaný.
- Váš predajca už nepodporuje váš systém. Berry hovorí, že to nie je bežné, ale stane sa, najmä ak je menší predajca kúpený väčším.
Idealware poskytuje pracovný zošit, Sprievodca spotrebiteľmi pre systémy správy darcov s nízkymi nákladmi, ktorý vám pomôže viesť tento proces sebahodnotenia.
Identifikujte tím zainteresovaných strán.
Takže ste sa rozhodli prejsť. Čo ďalej?
Berry povedal: "Stále vidíme, že vývojár sa rozhodne získať nový systém, ale nekonzultuje s marketingovým oddelením ani s výkonným riaditeľom, ani s koordinátorom dobrovoľníkov , ktorí budú používať systém."
Je dobrý nápad konzultovať s každým, kto použije tento systém. Keď ste brainstorming funkcie, ktoré potrebujete, nech všetci majú slovo. Uistite sa, že každý, kto bude používať alebo byť ovplyvnený systémom, je zastúpený. Niekto v hlavnom dárcovskom oddelení by mal byť určite prítomný, rovnako ako aj jednotlivec, ktorý stojí v čele úsilia o fundraising.
Pochopte svoje súčasné procesy.
Urobte podrobný zoznam svojich procesov získavania finančných prostriedkov, štandardizujte ich a hodnotte všetko, čo robíte vo svojich databázach. Opýtajte sa vašej organizácie:
- Prečo to robíme takto?
- Musíme tak ďalej robiť veci?
Berry povedal: "Štandardizácia vám dáva flexibilitu pri výbere systému ... lacnejšie systémy neumožňujú veľkú flexibilitu, takže menej" zvláštností ", tým lepšie. Pozrite sa na najlepšie postupy v tejto oblasti a vyhýbajte sa jedinečným postupom."
Pred investovaním odstráňte prepúšťanie. Koľkokrát zadáte napríklad adresu? Neprenášajte nepredvídateľné taktiky, ktoré sa v priebehu rokov rozmnožili, a namiesto toho sa zamerať na to, čo vaša organizácia v súčasnosti potrebuje.
Môžete napríklad nastaviť štandard pre zadanie telefónneho čísla. Zaznamenáte čísla ako (555) 555-5555 alebo 555-555-5555? To sú všetky dôležité detaily, o ktorých sa treba zamyslieť.
Uprednostnite zoznam požadovaných funkcií .
Získajte každého, kto bude používať systém alebo kto dostane od neho správy. Brainstorm všetko, čo môžete chcieť, a potom zaradiť tieto funkcie. Určite, čo absolútne potrebujete, bez ktorého je systém zbytočný. Ak to urobíte ako prvé, nebudete môcť prejsť na úroveň zložitosti, ktorá by mohla zničiť váš rozpočet.
Berry odporúča vytvoriť zoznam s tromi úrovňami:
- Čo potrebujete, alebo je systém zbytočný?
- Čo by bolo pekné mať, ale nie je prelomovým obchodom?
- Čo by ste chceli, keby peniaze neboli možnosťou?
Populárne funkcie často obsahujú:
- Sledovanie interakcie s darcami
- Vlastné polia a poznámky
- Pestovanie darcu
- Možnosti plánovania
- Správy o populárnych trendoch
- Správa členstva
Bonus: Pozrite sa na príručku Salsa Guide to CRM, aby ste určili správne funkcie pre vašu organizáciu.
Vykonajte svoj výskum.
Použite Idealware. Vykonali potrebný výskum pre vás. Správy spoločnosti Idealware zúžili pole, vybrali systémy, ktoré sú špecializovanými systémami správy darcov a potom vytiahli z desiatich najlepších systémov a poskytli zoznam funkcií.
Pozrite sa na Príručku spotrebiteľov pre systémy správy darcov s nízkymi nákladmi.
Pomocou správy vytvorte krátky zoznam troch alebo štyroch životaschopných systémov.
Naplánujte demonštrácie dodávateľov.
Niektorí predajcovia prídu k vám, alebo môžete ísť k nim. Mnohé ukážky sa však vysielajú online pomocou nástroja na zdieľanie webových stránok. Niekedy môžete dokonca stiahnuť skúšobnú verziu.
Nezabudnite použiť skutočné príklady, aby ste zistili, ako každý systém bude pracovať pre vaše potreby. Veľkou pomocou je šesť tipov Idealware pre navigáciu v demo predajcu.
Zaradenie systémov do vášho zoznamu želaní - fantazie vs. základné potreby a vysoké náklady a dostupné ceny - a vybrať ten správny systém pre vás.
Môžete si zakúpiť nový systém pomocou kreditnej karty online, ale väčšie systémy môžu mať zmluvu, ktorá musí byť spracovaná a podpísaná.
Berry hovorí: "Niekedy môžete okamžite začať používať nový systém, zatiaľ čo ostatné systémy je potrebné prispôsobiť. DonorPerfect Online je dobre známy pre prispôsobenie systému pred začiatkom, zatiaľ čo iné systémy, ako napríklad GiftWorks, sa ľahko používajú Niektoré systémy budú potrebovať konzultanta, aby sa zriadili. "
Majte na pamäti, že budete používať svoj CRM na zlepšenie vzťahov s darcami, ale môžete ho dokonca použiť na zlepšenie stratégií fundraisingu.
Dan Quirk je marketingový manažér spoločnosti Salsa Labs, poprednej fundraisingovej softvérovej spoločnosti pre rastové neziskové organizácie. Marketing Dan zameraný na tvorbu obsahu, optimalizáciu konverzie a moderné marketingové technológie mu pomáha trénovať neziskové vývojové tímy na osvedčených postupoch digitálneho fundraisingu.