Môžete sa v skutočnosti spýtať, či ste plánovač strany alebo plánovač schôdzok. V prípade plánovania povolania sú pracovné tituly rovnako rôznorodé a početné ako ponúkané služby a často môže byť ťažké popísať a odlíšiť jeden od druhého.
Môže to byť náročné pri príprave portfólia plánovania udalostí, hľadaní práce alebo pri práci s klientom, ktorý nemá správne pochopenie vašej pracovnej funkcie a zodpovednosti.
Správa udalostí vs. plánovanie udalostí
Zatiaľ čo veľmi úzko súvisia, manažment udalostí a plánovanie udalostí sú dve veľmi odlišné funkcie. Kľúčový rozdiel spočíva v týchto dvoch slovách: manažment a plánovanie. Veľmi jednoducho povedané, manažéri udalostí riadia plánovač udalostí a udalostí.
Za týchto okolností môžu manažéri udalostí plánovať aj aspekty udalostí a plánovač udalostí môže spravovať určité zložky procesu plánovania udalostí. Manažéri udalostí a plánovači udalostí pracujú vedľa seba a ich zodpovednosti sa môžu prekrývať.
Aby sa záležitosti ešte viac zamieňali, individuálni plánovači udalostí často poskytujú služby správy udalostí a manažéri udalostí môžu ponúkať aj služby plánovania udalostí. Ak všetko toto poškriabáte hlavou, potom začneme podrobne preskúmať správu udalostí.
Správa udalostí zahŕňa riadenie projektov
Správa udalostí zahŕňa vytváranie a rozvíjanie veľkých podujatí, ktoré môžu zahŕňať konferencie, konvencie, koncerty, obchodné prehliadky, festivaly a obrady. Správa udalostí zahŕňa identifikáciu cieľového publika, formulovanie konceptu udalosti, plánovanie celkovej logistiky podujatia a realizáciu projektového riadenia podujatia ako celku - vrátane riadenia tímov ľudí zodpovedných za každú funkciu, rozpočet a dohľad nad vykonávaním udalosti.
Manažéri podujatí tiež dohliadajú na služby všetkých externých predajcov a odborníkov, medzi ktoré patria aj plánovači udalostí.
Osobitné povinnosti manažéra udalostí môžu zahŕňať:
- Výber a rezervovanie miest
- Koordinácia externých dodávateľov
- Zapojenie reproduktorov alebo zábava
- Zabezpečenie prepravy a parkovania
- Získanie potrebných povolení a primeraného poistenia
- Zodpovednosť za dodržiavanie zdravotných a bezpečnostných noriem
- Vypracovanie núdzových pohotovostných plánov
- Krízové a situačné riadenie na podujatí
- Navrhovanie bezpečnostného plánu
- Monitorovanie udalosti
Tento zoznam nie je v žiadnom prípade úplný. V závislosti od rozsahu podujatia a ostatných najatých odborníkov sa pracovné povinnosti môžu líšiť.
Úloha služieb manažmentu udalostí
Firmy pre správu udalostí sú často prijímané na plánovanie a realizáciu rozsiahlych firemných stretnutí a špeciálnych podujatí. Zatiaľ čo svadby a koncerty sú bežnými udalosťami pre profesionálov v oblasti správy udalostí, športové udalosti, stretnutia a veľké skupiny sú tiež príležitosťami, ktoré môžu využiť manažment udalostí.
Štátne subjekty, neziskové organizácie, združenia a korporácie využívajú spoločnosti pre správu udalostí na koordináciu dôležitých udalostí a stretnutí. Funkcia správy udalostí sa často nachádza v rámci oddelenia marketingu alebo oddelenia pre styk s verejnosťou alebo ako súčasť ich personálneho obsadenia.
Schopnosti uspieť
Rovnako ako pri väčšine funkcií plánovania udalostí, správa udalostí si vyžaduje vynikajúce organizačné schopnosti, aby ste mohli uspieť. Schopnosť multitasku a žonglovať veľa pohyblivých častí je nevyhnutná a spolu s touto špičkovou organizáciou prichádza potreba efektívnych zručností v oblasti riadenia času.
Byť schopný uprednostniť a zostať na úlohe je to, čo vedie k úspešnej udalosti. Správa udalostí začína procesom vytvárania vízie udalosti a následného prechodu na realizáciu, ktorá vyžaduje kreativitu aj flexibilitu.
Pretože riadenie projektov je kľúčovým prvkom a zahŕňa riadenie nielen funkcií, ale aj tímov ľudí, medziľudské zručnosti sú tiež dôležité. Interakcia s jednotlivcami na všetkých úrovniach organizácie je súčasťou práce a má hlboké komunikačné schopnosti a je pohodlná a osobná, čo bude dlhú cestu v rozvoji týchto vzťahov.