Existujú premenné, ktoré je potrebné zvážiť pri výbere. Patrí sem cieľ vašej udalosti, rozpočet, s ktorým pracujete, dôvod vášho externého prijímania a dostupných kandidátov na túto prácu a našťastie existuje niekoľko vynikajúcich zdrojov, ktoré môžu spoločnosti využiť na výber najlepšieho plánovača alebo výrobcu udalostí pomôcť pri vytváraní ich firemnej udalosti.
Použite nasledujúcu príručku, ktorá vám pomôže určiť, či potrebujete plánovač udalostí pre vašu ďalšiu firemnú udalosť, a ak áno, ako vybrať najlepšieho kandidáta na danú úlohu.
Určenie cieľa udalosti a potreby plánovača udalostí
Väčšina ľudí si myslí, že prijímanie externého plánovača udalostí alebo kuchára začína určením rozpočtu udalosti , ale pravdou je, že je dôležitejšie začať tým, že definujete, prečo chcete mať udalosť na prvom mieste. Skôr ako sa dostanete k externému alebo internému prostriedku, ktorý vám pomôže naplánovať túto udalosť, chcete byť schopní zdieľať dôležité ciele udalosti. Odpovedzte na vaše relevantné otázky o tom, kto, čo, kde, kedy, prečo a ako - bude mať dostatok času na neskoršie úpravy.
Akonáhle ste definovali svoje ciele, niekoľko jasných nápadov sa začne objavovať o tom, akú tému a správu, ktorú chcete sprostredkovať na vašej udalosti, ale čo je najdôležitejšie, budete chcieť určiť, aké činnosti a služby, ktoré potrebujete externý zdroj na zvládnutie vo vašom mene.
Budete chcieť určiť, aký rozpočet máte pre plánovača a či vám pomôžu vybrať miesto konania, vytvoriť ponuky a urobiť odporúčania týkajúce sa možností jedál a nápojov, zdrojových reproduktorov a zábavy, byť na mieste pre potreby výrobného dňa, a / alebo pomôcť pri vytváraní dôležitých komunikačných dokumentov, ako sú pozvánky a zoznam hostí.
Ak plánujete vašu udalosť sama a stále máte niektorú z týchto potrieb nesplnených, je pravdepodobné, že si budete chcieť najať plánovač udalostí na zvládnutie týchto úloh a zodpovedností.
Použite lokálne zdroje na vyhľadanie kvalifikovaného plánovača udalostí
Často si ľudia myslia, že ústne slovo je najlepší spôsob, ako si najať plánovač udalostí pre svoju výročnú párty, raňajky, pracovné stretnutie, víkendový ústup alebo iný typ podujatia, a hoci to určite pomôže, pravdepodobne to nie je najefektívnejší prístup.
Ak sa snažíte nájsť najlepšie plánovač udalostí pre vašu záležitosť, najlepšie je preskúmať niekoho, kto má skúsenosti a má silnú reputáciu v komunite plánovačov udalostí. Slovo z úst poskytuje príležitosť pre jednoduchý predaj pre plánovača, ktorý chce nájsť nových klientov, ale povesť peerov je veľmi efektívna.
Bez ohľadu na to, či ide o spoločenskú udalosť alebo firemné stretnutie, všeobecne platí, že pravidlá prenájmu plánovača udalostí alebo kuchára zostávajú rovnaké: chcete najať niekoho, kto má skúsenosti pri vytváraní vášho typu podujatia.
Zvážte kapitoly odborných skupín členstva alebo sa obráťte na národnú alebo miestnu kapitolu Medzinárodných stretnutí odborníkov, International Special Events Society, Národnej asociácie manažérov v oblasti stravovania.
Je tiež dôležité zistiť, kto publikuje články vo svojom odvetví.
Ak chcete vedieť, kto má povesť poskytovania služieb alebo odborných znalostí na konkrétnom trhu, navštívte miestne konvencie a návštevnícke kancelárie, keďže mnohí aktívni členovia sú plánovači udalostí a udržujú vzťahy s miestnymi obchodnými komorami. ďalším spôsobom, ako získať odborníkov na zdroje, je osloviť obchodné oddelenie konvencie hotela - s vami zdieľajú, komu dôverujú.
Rozhovory a diskusia o potrebe podujatia s uchádzačmi
Väčšina plánovačov udalostí bude ochotne počuť o vašej konkrétnej udalosti, ale najprv im poskytne stručné podrobnosti a viac sa zameria na svoje odborné znalosti v počiatočnom kole rozhovorov, počas ktorých by ste mali znížiť počet kandidátov až na úroveň troch najsilnejších žiadateľov.
Mali by ste potom požiadať každého plánovača podujatí alebo jeho firmy o zdieľanie informácií o svojej podnikateľskej činnosti, skúsenosti s minulými udalosťami a o tom, ako plánujú na nepredvídané udalosti, venovať veľkú pozornosť spôsobu odpovede žiadateľa a akýmkoľvek následným otázkam, ktoré by mohol mať pre vašu spoločnosť, udalosť alebo jej ciele.
Dobrí plánovatelia vás prevedú diskusiou a dozviete sa o celkových cieľoch Vašej udalosti, časovej osi, rozpočte, počtu hostí a osobných preferenciách. Dobrí plánovatelia sa vás spýtajú na otázky o vašej organizácii a dozvedia sa o vašich cieľoch a vašej konkrétnej udalosti. Pozrite sa na tieto náznaky pri rozhovoroch s cieľom nájsť kandidátov, ktorí sa od ostatných zdajú.
Hoci nie je vždy možné stretnúť sa s niekým osobne počas prvého kola rozhovorov, najmä ak je váš program mimo mesta, môže to byť rozhodujúci krok pri výbere správneho plánovača alebo producenta pre vašu akciu a spoločnosť.
Face-to-face stretnutia poskytujú prehľad nad rámec odborných znalostí alebo skúseností plánovateľa v jeho vzťahu s tímom vo vašej spoločnosti, ktorý pomôže vytvoriť túto udalosť - budete chcieť vybrať kandidáta, ktorý nielen má skvelý rekord pre produkujete kvalitné udalosti, ale aj ten, kto sa stretne s vaším tímom.
Zúženie možností a vykonanie výberu
Nie je to dosť dobré, ak ísť na váš črevný inštinkt, rady vašich priateľov alebo dokonca kolegov a spolupracovníkov, alebo osobnú schôdzku sama - toto je vaša udalosť a vaše meno a vaša povesť sa s ňou spojí - je potrebné skontrolovať aj vaše referencie kandidátov. Uistite sa, že ste požiadali o mená klientov, s ktorými už kandidáti pracovali, ale aj vykopávajte do histórie každého plánovača, aby ste našli udalosti, ktoré si nemusia spomenúť - možno by ste mohli zistiť, či zmietol niekoľko udalostí s konkrétnym klientom, nevykonať jeho životopis.
Akonáhle ste si overili, že kandidát dobre spolupracuje s vašou spoločnosťou, preukazuje skúsenosti v tejto oblasti a má docela dobré pochopenie udalosti, ktorú chcete s ním vyhotoviť, je čas zúžiť výber na jednu a počúvať svoje predstavy o udalosti. Na základe vašich cieľov a myšlienok vám plánovač dobrých udalostí predstaví plán, ktorý pomôže dosiahnuť vašu tému - ak je to súkromný večer a večera pre intimnú skupinu ľudí, plánovač by mal prísť s vami s nápadmi, ktoré zahŕňajú mnoho podrobnosti o vašom programe.
Plánovač udalostí by mal v tomto momente predstaviť nápady, ktoré vás budú cítiť, akoby ste vzali rozpočet a zdvojnásobili jeho hodnotu. To by malo byť jasné v tom, akým spôsobom sa usilujú o víziu vašej udalosti.
Porovnanie rozpočtu s plánovačmi udalostí
Na základe vašich cieľov udalostí je možné vytvoriť všeobecný pocit, koľko to bude stáť za rôzne prvky vášho programu, ktoré sa budú líšiť v závislosti od typu akcie, ktorú ste hosťovali a čo zahŕňa. Mnohí ľudia, ktorí organizujú akciu po prvýkrát, majú tendenciu spadnúť do pasce, že chcú naplánovať akciu šampanského na pivnom rozpočte, a preto sa mnohí ľudia obrátia na svojho plánovača udalostí o pomoc.
Ideálny kandidát si vezme do úvahy, aký rozpočet ho prezentuje a premení ho na niečo čarovné, ale tieto nápady budú prichádzať za cenu a je dôležité, aby ste požiadali plánovača, aby zverejnil všetky svoje náklady a potenciálne zdroje ako tieto poplatky budú pokryté a zapracované do celkového rozpočtu plánovač udalostí poplatkov sa bude líšiť od plánovača na plánovač alebo udalosť spoločnosti na akciovú spoločnosť.
V závislosti od povahy vašej udalosti budete požiadaní o poskytnutie vkladov, papierovania a zmlúv na plánovač udalostí a miesta konania podujatí a služby, ktoré ponúkajú. Je to úplne prijateľný spôsob nakladania s podnikaním, ale najlepšia rada v tejto chvíli je hľadať odbornú radu a nikdy nepodpísať zmluvu, ktorá nebola preskúmaná vlastným právnym poradcom - najmä pri zaobchádzaní s jednotlivcami, ktorí nemusia mať rovnaké zdroje veľkej firmy.
Zostaňte so svojím plánovačom a pripravte sa na oheň a rehire
Väčšina zlých príbehov, ktoré sa týkajú plánovania udalostí, sú zvyčajne výsledkom nedostatočného postupu. Plánovanie udalostí vyžaduje efektívnu koordináciu logistiky a odkladanie týchto informácií osobe tretej strany môže vyvolať spätnú vyhliadku v prípade, že plánovač udalostí, ktorý ste si najal, nie je plne zodpovedný za ciele a ciele vašej spoločnosti.
Z tohto dôvodu by ste ako manažér prijímania pracovných miest mal úzko spolupracovať s plánovačom alebo výrobcom, aby ste zabezpečili, že každý prvok výroby prebehne bez zásahu - aby ste sa uistili, že miesta a dodávatelia sú pripravení na udalosť, aby sa zabezpečilo, predajca pred a po. Nehovorí sa, že väčšina plánovačov udalostí neplní svoje sľúbené služby; to jednoducho znamená, že by ste mali zabezpečiť, aby logistika bola potvrdená.
Ak všetko prebehne podľa plánu, budete mať úspešnú udalosť a vynikajúci zdroj plánovania udalostí pre budúcnosť, ale ak plánovací proces nebude fungovať hladko pre písomne odsúhlasené služby, potom je dôležité skontrolovať, či je projekt vhodný pre plánovač.
Hoci je rozumné byť trpezlivý a pracovať prostredníctvom logistiky a akýchkoľvek možných nedorozumení na ceste, ak nedostávate služby, ktoré chcete, potom by ste mali byť pripravení na vážne diskusie. Ak je to potrebné, buďte pripravení vyhnúť sa zlému plánovaču a mať stále možnosť zálohovania.