Ako naplánovať úžasný večierok pre zamestnancov od začiatku až do konca

01 - Základné prvky udalosti dovolenkovej spoločnosti

Samozrejme, ako každá iná udalosť alebo projekt, musíte vytvoriť plán projektu, ktorý identifikuje podrobnosti o udalosti pre zamestnancov. Téma, miesto konania, čas, dátum, počet hostí, výber jedál a nápojov, výzdoba a agenda udalostí sa musia zvážiť skôr, ako začnete realizovať vašu akciu.

Každá dobrá strana potrebuje, aby tieto kľúčové prvky boli úspešné, ale nie všetko musí byť v kameňoch skôr, ako začnete plniť svoje potreby, ako je zabezpečenie miesta konania, rezervácia kuchára alebo plánovanie agendy.

Aj keď existuje mnoho spôsobov, ako sa k týmto rozhodnutiam priblížiť, a rozhodnutia pre vyššie úrovne nápadov, ako je téma a načasovanie, často padajú na manažérov spoločnosti namiesto producenta podujatia, je najlepšie spolupracovať s tímom, aby ste sa rozhodli, ktoré detaily sú vhodné pre vaše konkrétne spoločnosť.

02 - Vyberte si najúčinnejší čas pre udalosť

Bohužiaľ, nie každý môže mať príležitosť zúčastniť sa na podujatí, pretože niekto musí zostať späť a odpovedať na zákaznícke hovory a otázky. Ale udalosť za hodinu obeda umožňuje organizácii kontrolovať náklady a znižuje povinnosti týkajúce sa osobného času a záväzkov zamestnancov.

Je zrejmé, že ak organizácia neposkytuje obedový program, budú hostiť večerné podujatia, ktoré umožnia viac zamestnancov zúčastniť sa, ale často môžu prichádzať s vyššími nákladmi, v závislosti od toho, ktorý večer týždňa sa udalosť koná.

Tak ako sa dostanete najväčší tresk na dolár ? Zatiaľ čo niektorí si môžu myslieť, že piatok je najlepší deň na udalosť, pretože väčšina zamestnancov bude pre víkend vypnutý, piatok je najobľúbenejší deň v týždni v reštauráciách a iných miestach - najdrahší čas. Len málo organizácií bude chcieť zvážiť nedeľu večer, takže sa zdá, že ďalšia najlepšia voľba môže byť v pondelok večer.

03 - Zvážte hosťovanie strany v mimosezóne

Začiatkom októbra a koncom januára sú skvelé časy na usporiadanie každoročného uznania, keďže môžete nájsť zvýšenú dostupnosť možností mimo miesta konania, ušetriť peniaze na stravovacie náklady a potenciálne získať lepšie ponuky balíčkov na party počas tejto mimosezónnej akcie.

Jednou nevýhodou pri vytváraní každoročného ocenenia, namiesto osláv spoločných výročných sviatkov, je to, že zamestnanci si nemusia pamätať na to ako na tradíciu, rovnako ako na Vianočné alebo novoročné slávnosti. Budete sa chcieť uistiť, že budovať humbuk okolo udalosti, ak to nie je tradičné sviatok strany.

04 - Vyberte tím, ktorý vám pomôže vykonať udalosť

Rozhodovanie o správnej veľkosti tímov a výber najlepších členov tímu sú nevyhnutné na to, aby sa vaša udalosť podarilo čo najmenšie. V konečnom dôsledku to však nie je veľkosť výboru, ale kvalita tých, ktorí na ňom pracujú, určuje kalibru tímov pre plánovanie udalostí.

Menšia skupina jednotlivcov pravdepodobne plánovanie urobí výhodnejším a nákladovo efektívnejším, ale mnohé organizácie zahŕňajú veľký výbor jednotlivcov, aby boli vo fáze plánovania a vykonávania zastúpené viac hlasov zamestnancov. Čas strávený plánovaním tohto druhu podujatia však môže odstrániť každodennú produktivitu zúčastnených, takže zvážte vytvorenie menšieho tímu jednotlivcov, ktorí sú oprávnení prijímať rozhodnutia pre väčšiu skupinu.

Vyberte tých jednotlivcov, ktorí majú schopnosť pozitívne ovplyvňovať ostatných zamestnancov a použiť úlohu ako odmenu alebo motiváciu pre vybraných. Plánovač udalostí organizácie by mal spolupracovať s povereným lídrom v oblasti ľudských zdrojov alebo marketingu - niekto oprávnený schvaľovať plán - pomôcť riadiť tieto rozhodnutia a vybrať najlepších členov tímu.

05 - Vytvorte cenovo efektívne menu Party Party

Postené jedlá sú často nákladovo efektívnejšie než raňajky a môžu sa prezentovať oveľa elegantnejšie, než aby všetci stáli v rade a slúžili sami.

Samozrejme, že vaše menu musí posilniť tému vašej udalosti a mali by ste sa pokúsiť vybrať položky, ktoré obsahujú vaše farby udalosti alebo značku, ale to neznamená, že by ste si mali prenajať drahé rekreačné dekoratívne bielizeň a iné materiály.

Výber skromných položiek alebo čerstvého ovocia pre stredné kusy, obmedzenie spotreby alkoholu a hosťovanie na mieste, ktoré má štandardné sviatočné dekorácie a možnosti ceny potravín, sú tiež vynikajúcimi spôsobmi, ako znížiť náklady a zároveň poskytnúť svojim zamestnancom dobré skúsenosti.

06 - Rozhodnite sa o úrovniach a limitoch konzumácie alkoholu

Napriek tomu väčšina zamestnancov nechce navštíviť firemnú udalosť, ktorá neobsahuje žiadnu formu alkoholického nápoja. Z tohto dôvodu chcete zúžiť výber chlastu alebo dokonca vytvoriť lacné koktaily podpisu, aby sa znížili náklady a znížili sa úrovne intoxikácie.

Môžete tiež zvážiť obmedzenie výberu iba na víno, zatváranie baru skoro a ponúkanie nápojov iba počas jedla, ktoré pomôžu znížiť náklady ďalej a obmedziť sumu, ktorú zamestnanci pili pri zastupovaní spoločnosti na vašom podujatí.

07 - Pripomeňte zamestnancov správnej etikety

Chyby s etiketami, ktoré sa majú vyhnúť na dovolenke, zahŕňajú vyhýbanie sa nadmernému pitvaniu, jedlu, rozprávaniu alebo sťažovaniu, prichádzajúcim príliš skoro alebo príliš neskoro, nesprávnym oblečením a nadmerným hosťom - to všetko môže nielen ovplyvniť skúsenosti ostatných na podujatí ale aj náklady spoločnosti.

Hoci je každoročná firemná dovolenka zameraná na zjednotenie tímu a nižšie inhibície, ktoré sa bežne nachádzajú na pracovisku, pripomeňte svojim hosťom, že stále zastupujú spoločnosť, aj keď sa zúčastňujú na tejto pracovnej udalosti, a preto sa očakáva, že sa budú správať spôsobom vhodné pre pracovisko.

08 - Zvážte nastavenie výmeny darčekov

Všeobecne platí, že mnohé organizácie v skutočnosti zahŕňajú výmenu darčekov medzi zamestnancami na svojich dovolenkových stranách. Ak je však organizácia väčšia, možno to najlepšie ponechá na úrovni rezortu, a nie na celú pracovnú udalosť, keďže organizovanie v takom rozsahu môže byť ťažké - najmä ak nie ste oboznámení s niektorými oddeleniami a ich zamestnancami.

Ak je však výmena darčekov, možno bude najlepšie, ak hostiteľ alebo organizátor požiada darček o finančnú sumu - asi 10 USD -, aby sa vyhli problémom súvisiacim s cenami darčekov.

Okrem toho, vytvorenie "bieleho slona" alebo podobného typu darčekových burženstiev, kde sú všetci v spoločnosti vyzvaní na účasť na individuálnej úrovni, by mohli pomôcť zabrániť organizačným nočným mravom alebo udalostiam, kde jeden hosť nedostáva dar, pretože iný zabudol priniesť jeden.

09 - zvážte, či je fundraising pre vašu udalosť vhodný

Potraviny, oblečenie a hračky sú súčasťou kultúry v mnohých organizáciách, zatiaľ čo niektorí podporujú darcovstvo hotovosti, ale to nemusí nevyhnutne znamenať, že vaša spoločnosť je celá spoločnosť, ktorá si váži ocenenie za zamestnancov, je správnym miestom na získavanie finančných prostriedkov.

Aj keď je veľmi užitočné priradiť konkrétnu príčinu na dovolenku, môže byť užitočné, aby organizácia podporovala iba neprenosné darčeky a nepeňažné dary, ktoré by mohli byť prínosom pre podporu charitatívnej organizácie. Týmto spôsobom všetci majú možnosť ponúknuť darček v hodnote, ktorá zodpovedá ich osobným rozpočtom.

10 - Vyhodnoťte sponzorstvo predajcu pre vašu udalosť

Niektorí ľudia si môžu myslieť, že dostať sponzorov predajcu je skvelý spôsob, ako kompenzovať náklady na ich výročnú dovolenku; plánovači udalostí a ich klienti sa však môžu chcieť sústrediť na cieľ pre svoj dovolenkový večierok, ktorý ocení zamestnancov a nie outsourcing nákladov sponzorovaným predajcom.

Zamestnanci často majú pocit, že náklady na tieto špeciálne udalosti by mali byť kryté z prevádzkových rozpočtov zamestnávateľa. Ak si organizácia nemôže dovoliť usporiadať akciu na zhodnotenie svojich zamestnancov alebo ak z akéhokoľvek dôvodu nie je súčasťou podnikateľského plánu, zamestnávateľ by nemal hľadať externé príjmy na pokrytie nákladov prostredníctvom sponzorstva.