Predajca vytvorí cenovú ponuku na základe svojho chápania požiadaviek špecifikovaných v RFP a súťažné ponuky budú vyhodnotené tak, aby vytvorili buď výber víťazného predajcu, alebo skrátený zoznam predajcov, ktorí potom poskytnú prezentácie spoločnosti ,
Definovanie žiadosti o návrh dokumentu
Dokument RFP je rozhodujúci pre získanie dodávateľa, ktorý dokáže splniť obchodné požiadavky zákazníka. Ak je dokument poškodený buď nejednoznačnými požiadavkami, chýbajúcimi požiadavkami alebo neprimeranými požiadavkami na dodávateľa , proces RFP povedie k neúplným ponukám alebo v niektorých prípadoch k žiadnym cenovým ponukám. Od dodávateľov sa nevyžaduje, aby predkladali ponuky každému získanému RFP, a aj keby mohli splniť požiadavky RFP, nemusia mať kapacitu na to, aby mohli včas splniť požiadavky. Neskôr sa často vyskytuje, keď zákazník odošle RFP do menších dodávateľov, ktorí môžu byť lídrami vo svojom odbore, ale nemajú prostriedky alebo kapacity na uspokojenie potrieb zákazníka.
Každá RFP sa bude líšiť podľa požiadaviek, ktoré boli definované, a špecifických potrieb zákazníka. Dokonca aj v rámci tej istej spoločnosti sa dokument RFP môže líšiť v závislosti od primárnych požiadaviek. Pri niektorých priamych ponukách sa môže zamerať na cenu, zatiaľ čo iné sa môžu zamerať na dodacie lehoty alebo požiadavky na kvalitu potrebných položiek.
Špecifické vlastnosti dokumentu RFP
Niektoré funkcie RFP dokumentu sú potrebné. Napríklad každá RFP by mala mať konkrétny dátum a čas, kedy zákazník vyžaduje, aby všetci potenciálni dodávatelia predložili ponuku. Ak sa po tomto dátume predložia cenové ponuky, mali by byť zamietnuté. Ak predajca nedokáže predložiť ponuku včas, mohlo by to znamenať možnú chybu v organizácii a možno aj problémy s doručením.
Zákazník však musí poskytnúť predajcovi dostatok času na predloženie ponuky. Ak sú požiadavky obzvlášť zložité, dodávatelia môžu musieť zostaviť tím odpovedí, ktorý rozdelí požiadavky na oblasti, ktoré porozumejú a potom zostavia ponuku. Ak je časová línia definovaná v RFP príliš krátka, odpovede sa môžu spúšťať a dodávatelia môžu hádať o zložitosti projektu, než aby ho úplne pochopili. To povedie k nepresným cenám a zbytočnému procesu RFP.
Dokument RFP by mal uviesť proces, ak majú dodávatelia ďalšie otázky týkajúce sa požiadaviek špecifikovaných v RFP. Predajcovia by nemali mať možnosť zavolať zákazníka, pretože to môže viesť k tomu, že dodávateľ dostane dodatočné informácie, ktoré im poskytujú konkurenčnú výhodu.
Najlepšie je zorganizovať konferenčný hovor, aby zástupcovia každého predajcu mohli požiadať a počúvať otázky nasmerované späť na klienta. Tým sa zabezpečí spravodlivosť v procese ponúkania cien.
Dokument RFP musí tiež jasne špecifikovať formát RFP odberateľa dodávateľa. Ak to nie je jasne definované, odpovede budú zaslané v rôznych formátoch a nebolo by možné porovnať ponuky dodávateľa. Formát odozvy by mal určiť, čo je potrebné od dodávateľa v každej sekcii, ako sú referencie, životopisy potenciálnych členov tímu, dokument s porozumením dodávateľov o požiadavkách a formát pre stanovenie cien. Ak každý dodávateľ dodržiava správny formát odozvy, zjednoduší to porovnanie cenových ponúk.