Aké verejné plánovače udalostí sa môžu učiť z mesta Chicago
Susedné organizácie v mestách v celej krajine sú hostiteľmi špeciálnych verejných a komunitných podujatí, ako sú vonkajšie festivaly, pouličné veľtrhy a karnevaly. Mnohé z týchto verejných podujatí - najmä úspešných - sa stávajú očakávanými sviatkami a niekedy pýchou pre hostiteľskú komunitu. Hoci existujú aspekty plánovania a realizácie udalostí, ktoré sú zdieľané vo všetkých typoch akcií od svadieb po firemné konferencie , verejné podujatia majú tendenciu mať svoje vlastné potreby a výzvy. Jeden z týchto jedinečných faktorov verejného plánovania udalostí pracuje s vládnymi agentúrami a dostáva ich od neho.
Niekedy sa najlepší spôsob, ako sa naučiť, je len skákať priamo. Inokedy stojí za to poučiť sa z ponaučení a skúseností iných. V tomto prípade sa budeme učiť z mesta Chicago. Vďaka organizovaniu približne 350 špeciálnych podujatí v Chicagu vytvoril Úrad špeciálnych udalostí primátora špeciálnych príručiek pre zdroje informácií a balíček špeciálnych udalostí , ktorý obsahuje praktické nápady, ktoré by iné mestá a obce mohli začleniť do svojich spoločenských podujatí. Tu sú najlepší tipy na plánovanie úspešných spoločenských podujatí od samotných majstrov.
01 - mať formálny proces podávania žiadostí
V Chicagu vyžaduje komunálny zákon organizácie, ktoré chcú usporiadať komunitnú udalosť, aby predložili formálnu žiadosť, ktorá súhlasí s určitými pokynmi pre udalosti, ako napríklad:
- Za prijatie sa nesmie účtovať žiadny poplatok (nastavte sumu daru)
- Dodávatelia potravín musia mať licenciu a musia mať certifikáciu
- Predajcovia liehov musia mať licenciu (len pivo a víno)
- Dodávatelia tovarov musia mať licenciu
- Úrad pre tranzit z Chicaga musí byť informovaný
Vytvorenie formálneho procesu podávania žiadostí pre verejné a komunitné špeciálne podujatia môže obmedziť pracovnú záťaž a zefektívniť schválenia, čo je pre všetkých užitočné.
02 - Vyžadovať povolenie na osobitné udalosti
Okrem procesu podávania žiadostí o podujatie mesto Chicago tiež vyžaduje, aby organizátori predložili špeciálnu žiadosť o povolenie na podujatie, ktorá má vlastné požiadavky, ako napríklad:
- Žiadosť musí byť predložená minimálne 45 dní pred udalosťou
- Žiadosti musia byť notársky overené
- Organizátori musia predložiť potvrdenie o poistení za 1 milión amerických dolárov v obchodnej všeobecnej zodpovednosti pomenovanie mesta Chicaga ako dodatočne poistený
Zatiaľ čo sa na prvý pohľad môže zdať, že Chicago jednoducho vytvára pomerne málo byrokratických obručí, ktoré sa môžu prekonávať, keď príde na spoločenské udalosti, bez toho, aby sa žiadosti oveľa ťažšie, mesto zabezpečilo, že všetky verejné podujatia spĺňajú ich požiadavky - ktoré sa týkajú bezpečnosti.
03 - Vyžadovať mapu udalostí s aplikáciou povolenia
Ako súčasť špeciálnej žiadosti o povolenie udalosti by organizátori mali predložiť mapu udalostí, ktorá identifikuje oblasti uzatvárania ulíc a plán spätného prechodu. Mal by zvážiť verejné priestory garáže, prístup na príjazdovú cestu a priestor požiaru. Obchádzkové značky a barikády musia byť v súlade s požiadavkami mesta a od organizátorov sa vyžaduje, aby tieto dodávky získali priamo. Pri vydávaní povolenia sa zohľadňujú tieto body:
- Verejná bezpečnosť
- Blízkosť ďalšej udalosti v oblasti súčasne
- Predchádzajúce vydanie povolenia na inú udalosť na rovnakej mape
04 - Vyžadovať povolenie na stany a baldachýn
V Chicagu, stany alebo obruby, ktoré sú väčšie ako 240 štvorcových stôp na verejných podujatiach, vyžadujú povolenie od mesta. Ak je viac ako 600 štvorcových stôp, výkresy musia byť opečiatkované autorizovaným architektom alebo stavebným inžinierom a musia byť predložené plány na odchod a havarijné plány vrátane značiek a osvetlenia. Ak veľkosť presahuje 4 000 štvorcových stôp, žiadosť o povolenie musí predložiť spoločnosť zodpovedná za stavbu. Tento proces zabezpečuje, že bezpečnostné opatrenia sa brali vážne.
05 - Vyžadovať partnerstvo s úradníkmi verejnej bezpečnosti
Špeciálne udalosti v Chicagu musia zahŕňať aj políciu a požiarne oddelenia. Organizátori sa musia stretnúť s policajným veliteľom (a / alebo jeho zástupcom), aby sa zaoberali otázkami, ako sú dopravné pruhy pre záchranné vozidlá, bezpečnostné plány a určené veliteľské miesto na podujatí. Organizátori by mali určiť osobu, ktorá bude pôsobiť ako spojka pre policajné oddelenie, hasičské oddelenie, ulice a sanitárne oddelenia, kancelária špeciálnych podujatí a iné. Pomôže vám mať jedného znalého a skúseného človeka vo vašom tíme, ktorý bude slúžiť ako miesto koordinácie pre všetky tieto verejné oddelenia.
06 - Poskytnite kontrolný zoznam protipožiarneho kódu
Organizátori festivalu a vonkajšieho podujatia v Chicagu dostali kontrolný zoznam, ktorý musí splniť určité požia- davky na požiarne bezpečnostné predpisy vrátane:
- Stany musia byť vyrobené z materiálu spomaľujúceho horenie (vyžaduje sa certifikácia)
- V každej kabíne sú potrebné hasiace prístroje
- Dočasné rady sedadiel majú sedieť 5 až 14 osôb (maximálne)
- Dočasné sedadlá musia byť minimálne 36 palcov
- Horľavé kvapaliny sa nesmú skladovať v žiadnom stanu, kabáte alebo kabíne
- Hromady sa nesmú hromadiť
- Elektrické šnúry by mali byť nalepené nadol a odporúča sa niekoľko výstupov
- Doporučujú sa požiarne jazdné pruhy pre núdzové vozidlá (požiarna dráha s 10 nohami)
- Základné kurzy KPR a prvej pomoci sa odporúčajú pre zamestnancov
Skúsení alebo noví plánovatelia verejných podujatí si všetci vážia dobrý kontrolný zoznam.
07 - Zabezpečte bezpečnú manipuláciu s potravinami
Mesto Chicago vyžaduje, aby predajcovia navštevovali triedu oddelenie zdravotníctva pred podaním akýchkoľvek žiadostí. Predajcovia musia tiež získať školenie a certifikáciu o sanitárnom programe v letnom období (ponúkané Illinois Restaurant Association). Zdravotnícky dôstojník, ktorý rozhodne, či predajca dostane povolenie na prevádzkovanie, si zachováva oprávnenie k pozastaveniu akéhokoľvek povolenia kedykoľvek.
Mesto popisuje podrobné pravidlá pre potraviny, kontajnery, štítky, ochranu potravín, hygienu osobného personálu, potravinárske zariadenia, odpad, konštrukciu kabín a toxický materiál. Vyžaduje tiež, aby sa predajcovia zúčastnili povinného sanitárneho seminára.
Pri príslušnej udalosti súvisiacej s poznámkami musí byť povolenie (y) na likvidáciu prijaté 20 dní pred udalosťou.
08 - Máte plán pre služby zmluvných miest
Pre širokú škálu služieb je potrebné prenajať verejných alebo súkromných zmluvných partnerov, vrátane umiestnenia parkovacích značiek, poskytovania barikád, odťahovania, zberu sudov, recyklačných sudov, vložiek, zametania, zberu odpadu, elektrických služieb a / alebo zvukových zariadení. V Chicagu je k dispozícii oddelenie ulíc a hygieny na poskytovanie takýchto služieb za hodinový poplatok plánovaný na základe odborných znalostí.
Tiež je potrebný program recyklácie ako súčasť špeciálneho balíka povolení pre udalosti v Chicagu. S rastúcou popularitou zelených udalostí to nie je zlý nápad!
09 - Vyžadovať živočíšne povolenia
Ak sú zvieratá v danej udalosti akýmkoľvek spôsobom zapojené, mesto Chicago vyžaduje, aby sa spolu s prihláškou podujatia predložil aj názov miestneho veterinárneho lekára, ktorý bude prítomný na podujatí. Táto osoba bude zodpovedná za zabezpečenie chorých alebo zranených zvierat. Taktiež Komisia pre starostlivosť o zvieratá a kontrolu zvierat môže skontrolovať zvieratá pred ich použitím vo verejných činnostiach.
10 - Správa udalostí a propagácie
Verejní organizátori podujatí v Chicagu majú príležitosť získať ďalšie expozície udalostí s reklamnými tabuľami. Samozrejme, mesto spravuje tieto požiadavky vyžadujúce, aby organizátori vyplnili žiadosť o povolenie bannera, ktorá obsahuje kópiu navrhovanej bannerovej grafiky, dátum udalosti a akékoľvek iné dôležité aspekty žiadosti. Oddelenie ulíc a kanalizácie spravuje tieto typy požiadaviek.