V podstate ide o konferenciu pred konferenciou.
Pre tých, ktorí nemusia plánovať časté stretnutia, sa stretnutie pred konaním môže zdať na prvý pohľad nepríjemné alebo nepríjemné, pretože môže obsahovať nové výrazy alebo jazyky, napríklad "obnovenie udalosti" alebo "objednávka banketovej udalosti".
Čo by mal plánovač udalostí očakávať od pre-con?
Predbežné stretnutie je stretnutie, ktoré sa koná s dodávateľmi a dodávateľmi udalostí, kde sa plánuje udalosť alebo program. Obvykle sa koná jeden alebo dva dni pred aktuálnou udalosťou a líši sa od prechádzky, ku ktorej dochádza v deň udalosti.
Niektorí ľudia môžu združovať stretnutia pred konaním s plánovaním väčších konferencií, dohovorov, kongresov a programov stimulov. Zvyčajne sa však koná aj predbežné stretnutie na seminároch a iných špeciálnych podujatiach.
Čo môžete očakávať počas stretnutia pred konaním
Predbežné stretnutie umožňuje plánovač udalostí príležitosť prehodnotiť všetky konečné logistiky daného programu s manažmentovým tímom dodávateľov, ktorí sú zapojení do programu.
Zvyčajne je schôdza pred konferenciou koordinovaná a naplánovaná manažérom konferenčných služieb. Pozve manažérov z rôznych oblastí, ktoré sa zúčastňujú na podujatí, aby preskúmali logistiku svojej konkrétnej úlohy v rámci podujatia.
Je to skvelý čas, aby stretnutie alebo plánovač udalostí vytvoril vzťah so všetkými zainteresovanými.
Počas prekonania je vhodné, aby plánovač udalostí zdôraznil niektoré kľúčové ciele podujatia, vrátane dôležitých informácií o organizácii, ktorá organizuje túto udalosť, kľúčových posolstvách vysielaných na podujatí a dôležitých VIP.
Pre-Con je správny čas na preskúmanie udalosti
Obnovenie udalosti je tiež známe ako špecifikácie udalosti. Zahŕňa všetky relevantné informácie o programe alebo udalosti vrátane podrobností o samotnom programe. Tieto položky môžu obsahovať niektoré alebo všetky nasledujúce údaje: dátumy, časy, kontakty, profily účastníkov, tiesňové kontakty, potraviny a nápoje, doprava, informácie o preprave, účtovanie, audio / vizuálne a iné špeciálne potreby.
Každý manažér oddelenia prehodnotí jeho chápanie udalosti vrátane príslušných podrobností a typických prevádzkových postupov. Takisto preskúmajú svoje chápanie zmluvy o udalosti a informácie, ktoré boli predtým zdieľané na objednávkach banketovej udalosti.
Stretnutí a plánovač udalostí by si mali počas tohto obdobia klásť podrobné otázky týkajúce sa špecifikácií udalostí, ako sú úrovne personálu a mená kľúčových kontaktov počas aktuálnej udalosti zo všetkých zastúpených oblastí. Kľúčové prvky predbežnej diskusie môžu zahŕňať prehľad:
- Požiadavky na potraviny a nápoje
- Požiadavky na zoznam hosťovských izieb (ak je to vhodné)
- Konferenčné a obchodné prehliadky vyžadujú požiadavky
- Požiadavky na zasadacie miestnosti a výstavné priestory (pôdorysy)
- Technické požiadavky, ako napríklad elektrické a telekomunikačné
- Podrobnosti o umiestnení značiek
To je ideálny čas na akékoľvek zmeny v poslednej chvíli. Aj keď sa to nemusí vždy páčiť, väčšina dodávateľov a dodávateľov očakáva primerané (a nerozumné) zmeny. Samozrejme, ak je pre-con naplánované v priebehu nastavovania, zvážte vykonanie skorých izbových kontrol, aby ste sa uistili, že všetko beží hladko.