Významné a nevýhody zníženia počtu platených zamestnancov
Použitie dobrovoľníkov na vykonávanie úloh alebo pracovných miest, ktoré by inak mohli vykonávať platení zamestnanci (často nazývaných "nahrádzanie pracovných miest"), by malo byť súčasťou celkovej stratégie na zníženie nákladov v ťažkých časoch. Tu je niekoľko tipov, ako to urobiť správne:
Nenechajte sa nikomu postaviť s úmyslom nahradiť dobrovoľníka plateným zamestnancom. Takéto opatrenie spôsobí, že sa ostatní platený zamestnanci obávajú svojich pozícií a znepokojujú a bránia sa práci s dobrovoľníkmi, pretože sa obávajú, že by mohli prijať svoju prácu. Ak však dôjde k prirodzenému úbytku alebo k všeobecnej reorganizácii, využite túto príležitosť na prehodnotenie toho, ako je vaša organizácia nastavená, a ako by ste mohli prekonvertovať pracovné miesta tak, aby niektoré povinnosti mohli vykonávať dobrovoľníci .
Napríklad ste práve povýšili svojho recepčného na pozíciu administratívneho asistenta, ktorý pracuje s vývojovým riaditeľom. Toto ponecháva úlohu recepčnej otvorenú. Mohla by sa táto pozícia naplniť dobrovoľníkmi ? Jedna organizácia, ktorú som navštívila, nedávno obmedzuje hodiny otvorené pre verejnosť na päť denne (10:00 - 15:00) a využíva dobrovoľníkov na recepcii. Každý deň je iný dobrovoľník. Tento dobrovoľník odpovedá na telefón, pozdraví návštevníkov a vykonáva súbor správne definovaných a zdokumentovaných klerikálnych povinností.
Na konci dňa dobrovoľník používa formulár na zhrnutie dôležitých vecí, ku ktorým došlo v ten deň, a akékoľvek problémy, ktoré môže byť potrebné vyriešiť v nasledujúci deň dobrovoľníka.
Táto organizácia pripravila väčšinu chýb a dobrovoľníci sú šťastní a lojálni. Teraz existuje dostatok vyškolených dobrovoľníkov, ktorí majú v kancelárii pár ďalších dobrovoľníkov, ktorí sa starajú o iné kancelárske úlohy a pomáhajú organizácii ešte viac.
Nepoužívajte len dobrovoľníkov pre najčastejšie úlohy
Mnohí dobrovoľníci sú radi, že robia administratívnu prácu alebo dostanú poštu z dverí alebo chodia na pochodeň, ale vždy, keď existuje úloha, ktorú by váš zamestnanec skutočne rád urobil, ale nie je čas, zamyslite sa nad použitím dobrovoľníka. Dobrovoľník by mohol byť dobrovoľníckym koordinátorom, pomôcť napísať granty alebo zdroje výskumných grantov, byť zodpovedný za spravodajstvo, vyškoliť iných dobrovoľníkov alebo dokonca zamestnancov, plánovať a realizovať špeciálne podujatia alebo množstvo iných vecí. Kreatívne premýšľajte a vyhľadajte dobrovoľníkov, ktorí majú osobitné talenty alebo skúsenosti.
Zvážte nájdenie a používanie "kvalifikovaných" dobrovoľníkov
Skúsení dobrovoľníci sú zvyčajne špecialisti v tých oblastiach, ktoré neziskové nie sú, ako sú financie, ľudské zdroje alebo marketing. Často sú zamestnancami v podnikoch, ktoré sú súčasťou programu podnikovej sociálnej zodpovednosti zamestnávateľa. Dajú im čas, aby ich korporácie trávili čas práce s neziskovými organizáciami. Počas tejto recesie existujú aj kvalifikovaní dobrovoľníci medzi pracovnými miestami, ktoré by mohli mať veľký záujem o udržanie zručností ostrou a pridanie k ich životopisom.
Kvalifikovaní dobrovoľníci nemôžu nahradiť zamestnancov, ale môžu nahradiť drahé outsourcingy a externých konzultantov.
Môžu vám pomôcť pri reorganizácii organizačného auditu, pri vytváraní takých údajov, ktoré sú potrebné na to, aby pomohli predstavenstvu prijímať organizačné rozhodnutia, nájsť spôsoby, ako šetriť peniaze na základné služby alebo pomôcť personálu zamerať sa na to, čo je najdôležitejšie vo svojej práci.
Výskum ukázal, že neziskové organizácie nepoužívajú kvalifikovaných dobrovoľníkov (tiež nazývaných pro bono práce) tak často, ako by mali. Spýtajte sa svojich miestnych firemných nadácií, ak majú skúsený dobrovoľnícky program, alebo požiadajte Nadáciu Taproot o grant pro bono.
Spoločnosť Corporation for National & Community Service má nástroj na pomoc neziskovým organizáciám pripraviť sa na používanie dobrovoľníkov založených na zručnostiach. Môžete tiež uverejniť svoje príspevky pre dobrovoľníkov s odbornými zručnosťami v službe Catchafire, ktorá je online služba.
Nezdržujte systém kasty v kancelárii
Videl som kancelárie, kde platený manažéri chodili na obed denne, zvyčajne spoločne, zatiaľ čo administratívni zamestnanci a dobrovoľníci jedli sendviče na vaječné šaláty v miestnosti na oddych, pričom medzitým držali pevnosť, kým sa manažéri nevrátili.
Aký spôsob, ako osloviť úradníkov a dobrovoľníkov, aby sa cítili ako občania druhej triedy. Nájdite spôsoby, ako začleniť a aby každý cítil, že sú životne dôležité pre niečo veľmi dôležité.
Konať rýchlo, keď dobrovoľníci prejavia záujem
Dobrovoľníci majú v mnohých organizáciách veľa príležitostí. Riaďte sa rýchlo, keď prejavia záujem o vás, alebo pôjdu niekde inde. Je časté, že potenciálni dobrovoľníci dostanú chudobné preverovanie neziskovými organizáciami. Buď manažér dobrovoľníkov je tón-hluchý na to, čo dobrovoľník hovorí o svojom množstve času (pocit ohromený je častým dôvodom pre dobrovoľnícky let ako pocit nedostatočného využitia); alebo dobrovoľník dostane povrchný rozhovor, ktorý neodhaľuje schopnosti a skúsenosti, ktoré by mohli byť stopy pri usadzovaní dobrovoľníka do pozitívnej situácie.
Majte otvorenú myseľ o tom, aké druhy pracovných príležitostí môžu dobrovoľníci vyplniť
Áno, môžete mať zoznam základných rolí, ktoré vždy nakupujete, ale keď rozhovor odhaľuje iné možnosti, nie je viazaný precedensom a pravidlami. Neváhajte vytvoriť dobrovoľnícku prácu, ktorá sa hodí konkrétnej osobe, jej talentu a záujmom. Možno budete môcť uvoľniť platený zamestnanec z nejakej úlohy a presunúť ho na dobrovoľníka. To by malo umožniť svojim plateným zamestnancom čas venovať sa ďalším naliehavým povinnostiam. Nikdy by však nemal vystavovať platenú zamestnancovi prípadnej strate zamestnania.
Podstatné je to, že nikomu nie je prínos znížiť náklady zámerným znížením počtu zamestnancov a ich nahradením dobrovoľníkmi, ale môžu existovať kreatívne spôsoby, ktoré umožnia dobrovoľníkom plniť niektoré úlohy, ak to urobíte múdro.