Ako zvýšiť účasť na seminároch a obchodných podujatiach

by Rob tvrdo

Tipy na zvýšenie účasti na firemných podujatiach

Najdôležitejším krokom k prekonaniu obáv z nedostatočnej účasti na akcii alebo k zvýšeniu zoznamu RSVP je uvedomiť si, že ľudia naozaj využívajú účasť na dobre realizovaných seminároch a iných podujatiach. Účasťou na obchodných stretnutiach má účastník šancu naučiť sa nové informácie a komunikovať s rovesníkmi a lídrami vo svojej oblasti. Ale najúspešnejšie stretnutia idú nad rámec hviezdnych kľúčových poznámok a inšpiratívnych prezentácií; Vytvárajú teplé a priateľské prostredie pre každého, čo ich robí príjemnejším. Tu je návod, ako naplánovať príjemnú obchodnú udalosť, ktorá priláka veľkú účasť.

01 - Vytvorte veľkú agendu

Akonáhle hostitelia pochopia, že ľudia majú radi účasť na podujatiach, je dôležité vytvoriť program, ktorý stojí za to navštevovať. Agenda by sa mala sústrediť na jednu tému, ktorá by nezahŕňala účastníkov, ale mala by mať dostatočnú rozmanitosť, aby zachovala záujem účastníkov. Napríklad nasledujúci vzorový seminárny pondelňový plán zvažuje potreby účastníkov stretnutia z potravín na prerušenie prezentácií:

8:00 prírastky a raňajky
8:45 am Welcome Message
9:00 hod. Hlavný prednášajúci
10:00 Prestávka
10:15 Panelová diskusia
11:30 Uzávierka Poznámky

02 - Buďte citliví na kalendár a hodiny

Napriek najlepšej agende účastníci podujatia majú prednosť, kedy chcú navštevovať takéto programy a kedy nie. V niektorých sezónnych odvetviach to nie je niekedy rovnako dobre. Pri plánovaní dátumov a časov pre vašu udalosť zvážte nasledujúce skutočnosti:

Účastníci preferujú ranné plány pre semináre
Účastníci dávajú prednosť zhodnoteniu okamžite po práci
Utorky a štvrtky sú populárne dni stretnutia
Ak je to možné, vyhýbajte sa schôdzam v piatok
Vyhnite sa naplánovaniu schôdzok počas sviatkov a pred príchodom sviatkov
Buďte citliví na požiadavky účastníka na cestu pre danú udalosť

Rovnako dôležité je vytvorenie dobrého mena pre začatie včas a dokončenie včas - najmä pre každoročné alebo opakované udalosti.

03 - Identifikujte jedinečné a pohodlné miesto

Väčšina obchodných stretnutí sa koná v hoteloch a tento typ konania nie je taký jedinečný. Môžete si vybrať prelomenie plesní a nájsť skvelý hotel, ktorý nie je v hoteli, alebo si môžete uvedomiť, že všetky hotely nie sú vytvorené rovnaké a nájsť skvelý hotel. Hlavným bodom je vybrať miesto, kde budú vaši hostia chcieť ísť. Koniec koncov, oni budú robiť obchádzku z ich rutiny a chcú si túto udalosť vychutnať. Zvážte nasledujúce faktory:

Vyberte miesto, ktoré sa nachádza blízko väčšiny účastníkov
Vyberte si miesto, kde by sa účastníci tešili
Vyberte miesto, ktoré je skúsené pri hosťovaní podobných udalostí

Viac tipov na výber miesta konania si nezabudnite vyskúšať Príručku plánovača udalostí pre plánovanie miesta .

04 - Zostavenie vhodného zoznamu hostí

Úspešné stretnutia majú konkrétnu tému alebo správu a cieľové publikum pre túto správu. Je cenné zostaviť zoznam hostí, ktorý zahŕňa príslušných účastníkov, aj keď sú zaradené do poradia dôležitosti. Príliš často hostitelia zostavia hlavný zoznam potenciálnych hostí len preto, aby otvorili stretnutie masám. Toto bude fungovať len vtedy, ak sa pokúšate vyplniť sedadlá založené na číselnej hre.

Pracovné stretnutie, konferencia alebo seminár by nemali byť považované za úsilie priamej pošty s 1-3% sadzbami RSVP. Dávam prednosť koučingu klientov generovať konkrétne zoznamy cielených účastníkov - ľudia, ktorí naozaj chcú navštíviť s nádejou s RSVP miery 50% alebo lepšie.

Záverečná myšlienka o účastníkoch: Skúste pozvať na schôdzku ľudí s podobnou hodnosťou a skúsenosťami.

05 - pozvite, pozvite, pozvite!

Jedným z kľúčov k dosiahnutiu veľkej účasti na vašej akcii je pozvať ľudí skoro a pokračovať. To znamená zasielanie upozornení tým, ktorí neposkytli RSVP, a potvrdenia pre tých, ktorí majú. Odovzdanie pripomenutia udalosti tesne pred udalosťou potvrdeným hosťom nie je zvyčajne zlý nápad.

Je dôležité vytvoriť vzrušenie okolo udalosti. Tradičné tlačené pozvánky sú vhodné, ale stáva sa normou, aby sa pozerali aj na e-mail a dokonca aj na sociálne médiá v závislosti od vášho publika. Skúste tento prístup:

Spomeňte udalosť na hostí, ktorých ste vy alebo váš tím osobne poznali pred odoslaním pozvánok.
Odoslanie dátumu uložte skoro v procese plánovania (papier alebo elektronický).
Odošlite detailnú pozvánku vrátane dokumentácie (papierovej alebo elektronickej) s požiadavkou RSVP.
Odošlite podrobnú pozvánku znovu s osobnou poznámkou osobným priateľom alebo známym (elektronická). *
Postupujte s potvrdenými hosťami jeden až dva dni pred plánovanou udalosťou (elektronickou alebo cez telefón).

* Môžete tiež zvoliť formálne zavolať hostí a rozšíriť osobnú pozvánku na túto udalosť.

06 - Nepodceňujte silu osobných pozvánok

Fyzická pozvánka - či už tlačená alebo elektronická - je pekná, ale nemala by sa považovať za náhradu osobne predĺženej pozvánky na priateľov, kolegov alebo známych (ak samozrejme neplánujete veľké sympózium alebo dohovor s 500 alebo viac účastníkov). Toto je krok, ktorý spôsobuje, že sa mnohí hostitelia zužujú ... nechcú vyzdvihnúť telefón, ale to môže znamenať rozdiel medzi vysokými sadzbami RSVP (s nízkymi no-show rates) a menej ako ideálnym odbočením.

Pri niektorých udalostiach môže pomôcť zdieľať túto zodpovednosť. Zoznam účastníkov udalosti sa často zostavuje zo zoznamov kontaktov, ktoré spravujú viacerí jednotlivci, a tí, ktorí majú najbližšie vzťahy s pozvanými, by mali rozšíriť priamu pozvánku na svojich hostí.

07 - Vytvorte si reputáciu pre vynikajúce programy

Všetci sa zúčastnili dobrých konferencií a zlých konferencií. To isté platí pre semináre a iné udalosti. Šťastný pre plánovačov udalostí, ľudia sa častejšie tešia stretnutiam, ktoré navštevujú.

Kľúčom je pomôcť vášmu zákazníkovi vybudovať si reputáciu vynikajúcich obchodných programov. Jednoduché, ako by sa mohlo zdať, že ak sa niekto teší na vašej poslednej udalosti, je pravdepodobnejšie, že sa zúčastní budúcich programov - a možno dokonca prinesie priateľa alebo kolegu.

08 - Odoslať sledovanie komunikácie a poďakovanie účastníkom

Keďže ľudia navštevujú stretnutia na zhromažďovanie nových informácií, mnohí účastníci oceňujú prijímanie dodatočných materiálov a materiálov, na ktoré mohli odkazovať moderátori a iní ľudia v rámci vašej organizácie. Nasledovné kroky sú vynikajúcou príležitosťou na zdieľanie týchto informácií a rozoslaním poďakovacích správ tým, ktorí sa zúčastnili na podujatí.

Dôležitá poznámka a následná komunikácia je niečo, čo často prehliadajú mnohé organizácie, ale tí, ktorí nevyužívajú výhody.