Niektorí plánovatelia udalostí cítia v tejto fáze pocit úľavy, nakoniec sa uznajú alebo presadzujú do viacerých výkonných úloh.
Ale v mnohých prípadoch nestačí jednoducho plánovať a realizovať veľkú obchodnú udalosť. Obchodné udalosti sa najčastejšie považujú za investíciu pre daný účel a plánovači udalostí by mali pochopiť, ako merať hodnotu svojich programov.
Miera merania návratnosti investícií (ROI) alebo návratnosti cieľov (ROO) môže byť pre niektorých projektantov novou oblasťou, ale je to typ úsilia, ktoré pomôže rozšíriť ich zapojenie a celkový príspevok k organizácii, vysvetľuje Tony Lorenz, bývalý CMM, prezident spoločnosti Chicago ProActive, Inc., spoločnosti Freeman. ProActive je strategická a agentúrna agentúra, ktorá sa zameriava na zážitkové marketingové služby. Lorenz je teraz výkonným riaditeľom spoločnosti AlliedPRA.
Základy merania udalostí
Väčšina profesionálov v oblasti udalostí si uvedomuje, že meranie ich programov sa bude líšiť v závislosti od organizácie. Jedným z dôvodov je, že obchodné modely sú značne rozdielne medzi spoločnosťami, združeniami, neziskovými organizáciami a inými subjektmi.
Takže aké sú niektoré spôsoby, akými sa od plánovačov udalostí očakáva, že budú merať svoje udalosti?
Ak profesionál podujatia pracuje na finančnej strane organizácie, môže sa očakávať, že meranie udalosti bude vychádzať z finančných úspor. Napríklad, aké sú celkové dohodnuté úspory pre hotelové izby, zasadacie priestory, stravovanie atď.?
Ak profesionál podujatia pracuje na obchodnej strane organizácie, môže sa očakávať, že túto udalosť zmeria na základe príspevku programu k celkovému podnikateľskému plánu. Napríklad organizovanie seminára ako súčasti celkového spustenia produktu, ktoré zahŕňa viacero obchodných jednotiek.
A takmer všetci plánovatelia udalostí sa kriticky pozrie na to, čo sa odohralo dobre a čo by sa dalo zlepšiť v budúcnosti. Udalosť sa dostala do rozpočtu ? Bol klient spokojný s výsledkom?
A hoci každý prístup je určite platnou formou merania, majú tendenciu sústrediť sa len na merania na taktických úrovniach. Odborníci v oblasti podujatí by sa mali snažiť zistiť spôsoby, ako prispieť svojimi príspevkami oveľa strategickejšie.
Strategické meranie udalostí
Lorenz vysvetľuje, že návratnosť investícií je viditeľná v dvoch rozmeroch: na úrovni organizácie a účastníkov:
- Organizácia môže zobraziť návratnosť investícií zhromaždením všetkých nákladov a porovnaním s hodnotou, ktorú odhaduje organizácia. Potom určuje finančné výhody udalosti. na organizačnej úrovni a na úrovni účastníkov.
- ROI na úrovni účastníka sa môže merať na individuálnej úrovni a odhadnúť hodnotu na základe jednotlivých účastníkov.
Spoločnosť ProActive odporúča klientom, aby sledovali strategický, kreatívny proces s cieľom ovplyvniť udalosti, a Lorenz odporúča sústrediť sa na meranie postojov. Je obzvlášť účinná pri veľkých udalostiach:
- Discovery. Zisťovanie by sa malo objaviť na začiatku procesu, aby plánovatelia mohli zapojiť kľúčových zainteresovaných strán, aby konečne definovali obsah stretnutia, rečníkov a pod. Projektovia by mali zapojiť kľúčových zainteresovaných strán, ktorí môžu definovať strategické ciele pre organizáciu, ktorá organizuje podujatie, a účastníkov stretnutia. Môže sa to dosiahnuť tým, že ich požiadate, aby vyplnili krátku, šesť až osem otvorených otázok.
- Prieskum pred udalosťami. Toto je čas, keď schôdzka alebo plánovač udalostí môže vymedziť niektoré kvantifikovateľné opatrenia pre návratnosť investícií (ROI) a ROO (ROO). Preštudujte širokú vzorku pozvaných, aby ste identifikovali ich problémy, obavy a potreby na viacerých úrovniach. To pomôže plánovačovi definovať meracie referenčné hodnoty pre účastníkov stretnutia.
- Predbežná základná os Core-7. Tento krok poskytuje mieru psychologickému a behaviorálnemu vnímaniu účastníkov stretnutia ohľadom položiek zistených počas objavu.
- Znalosť / porozumenie ("ja viem")
- Názory / vnímanie / presvedčenie ("Súhlasím")
- Pocity / postoje ("Chcem")
- Schopnosti / zručnosti ("môžem")
- Zámer / záväzok ("Budem")
- Chovanie ("Robím")
- Obchodné výsledky / dopady - návratnosť investícií ("dodávam hodnotu")
- Návrh stretnutia. Pri pochopení cieľov zainteresovaných strán a vnímania účastníkov môžu plánovatelia teraz definovať kľúčové ciele pre samotné stretnutie a ako budú tieto správy prezentované. Aké prezentácie? Mal by program zahŕňať interaktívne workshopy? Bude tradeshow podlaha užitočná pri vzdelávaní účastníkov? Aké nástroje použijete na sprostredkovanie a posilnenie vašej správy? Kto by mal slúžiť ako rečník?
- Podržte stretnutie alebo udalosť.
- Prieskum po udalosti / benchmarky. Po udalosti je dôležité merať, ako dobre bol program dodaný s týmito kritériami, ktoré boli definované na základe výsledkov prieskumu zisťovania a predbežnej udalosti. Spôsobil program zmeny v postojoch, vnímaní, presvedčení atď.? Budú účastníci konať na týchto zmenách?
- Následné obchodné vplyvy. Strategické meranie si vyžaduje zameranie na dlhodobý vplyv na stretnutie s účastníkmi správania. Je to tiež vhodný čas na určenie finančného a nefinančného vplyvu programu.
Návrhy na optimalizáciu procesu merania stretnutí
Lorenz ponúka šesť smerníc, ktoré pomáhajú plánovačom stretnutia s cieľom zvýšiť návratnosť udalostí:
- Použitie procesu predbežného stretnutia / predbežného stretnutia.
- Meranie psychologických, behaviorálnych a finančných rozmerov.
- Meranie ROI použite na veľké, dôležité stretnutia
- Zmerajte a sledujte výsledky medziročne.
- Vytvorte profesionálne štandardy a zručnosti personálu.
- Zlepšujte v priebehu času
Návrhy na meranie menších udalostí
Samozrejme, formálny merací program pre jednotlivý program bude užitočný pre veľké, drahé udalosti. Ale čo ostatné obchodné udalosti, ktoré sú plánované počas celého roka - je možné aplikovať merania udalostí na stovky menších udalostí, ktoré sú plánované počas celého roka?
Samozrejme.
Lorenz navrhuje, aby organizácie identifikovali päť alebo šesť benchmarkových otázok, ktoré sú pre organizáciu kritické. Potom zmerajte rôzne udalosti, aby ste určili, či séria udalostí spôsobila psychologické, behaviorálne alebo finančné dôsledky.
Zhromaždite výsledky. Napríklad, ak organizácia organizuje v priebehu roka 30 podobných podujatí na rôznych trhoch s podobnými referenčnými kritériami, môže to určite poskytnúť kvalitatívne a kvantitatívne opatrenia.
"Oddeľte úspech a budujte opatrenia odtiaľ," odporúča Lorenz.
Kľúčové zainteresované strany v organizácii budú mať konečné slovo v tom, ako efektívne budú tí, ktorí sa podieľajú na udalosti alebo sérii udalostí, určiť, koľko úverov by mali byť poskytnuté tým, ktorí pomohli naplánovať udalosti.