Môžete mať záväzky (neohlásené šeky), ktoré nemôžete poslať dodávateľovi, preplatky zákazníkovi alebo výplatu nevyžiadaná zamestnancom alebo iný majetok patriaci k niekomu inému, ale ktorého máte vo vlastníctve a vy neviem, ako získať túto vlastnosť pre osobu, ktorá ju vlastní.
Je dôležité poznamenať, že zákony týkajúce sa neohláseného majetku (vrátane miezd) sú regulované jednotlivými štátmi. Predpisy sú predpisy štátu, v ktorom je príjemca platby, a nie štát, v ktorom je vaša firma.
Ak je vaša firma v situácii, keď nemôžete nájsť vlastníka neohláseného majetku, musíte urobiť dve veci:
1. Vykonajte všetku primeranú snahu nájsť príjemcu platby, aby ste mu mohli dať peniaze.
2. Ak nemôžete nájsť príjemcu v primeranom čase, musíte oznámiť neplnenie platby štátu a zaplatiť peniaze štátu, takže je neskôr k dispozícii príjemcovi.
Povedzme, že ste zaplatili zamestnancovi, ktorý opustil vašu spoločnosť a ktorý nevyplnil výplatu. Máte peniaze vo svojom firemnom mzdovom účte , ale pamätajte, že to nie je váš majetok. Nevyžiadaný majetok sa považuje za záväzok na účtovné účely; to znamená, že je majetkom, ktorý držíte, ale nie je majetkom vašej spoločnosti.
Vaša firma má dve zodpovednosti za nevyžiadaný majetok: (1) nahlásiť a zaplatiť neohlásené aktíva do správneho stavu a (2) uistiť sa, že spoločnosť správne odzrkadľuje záväzok v jej súvahe.
Nezákonné vlastníctvo a vedenie účtovníctva
Na účely vedenia účtovníctva, keď dosiahnete miesto, kde musíte oznámiť nevyžiadanú šeku svojmu štátu, môžete zvážiť zrušenie šeku a zaradenie sumy do úschovného účtu. To pomôže zabezpečiť, aby finančné prostriedky neboli náhodne vyčerpané.
Mali ste už zaplatiť dane z práce v tejto výške.
Majte dobré záznamy o tomto príjemcovi alebo zamestnancovi a uistite sa, že sa pokúšate pravidelne kontaktovať osobu. Justin Pritchard, bankový odborník spoločnosti The Balance, má šablónu pre vynikajúce kontroly, ktoré by ste mohli zvážiť použitie.
Nahlasovanie a platba štátu
Princíp escheatu (vyslovovaný "es-cheat", ako to vyzerá) tu vládne. Escheat znamená "odovzdanie" a je založené na doktríne všeobecného práva, ktorý vyžaduje, aby sa neoprávnený majetok vrátil štátu (nevznikol), a to nie je držaný osobou, ktorá ho má. Myšlienka je, že majetok nie je váš a že štát má viac prostriedkov na nájdenie jednotlivca alebo spoločnosti, ktorá má vlastníctvo.
Ak nie je nájdený žiaden vlastník, štát uchováva majetok. Medzi druhy majetku, ktoré sa môžu vzťahovať, patria šeky (vrátane výplatných kariet), escrow fondy, preplácanie klientov, splatné platby, ktoré nie sú schopné zaplatiť dodávateľom, mzdové kontroly a provízie.
Štátne zákony o nevyžiadanom majetku
Všetky štáty majú vyhýbavé zákony popisujúce časové obdobia a postupy. Štátne zákony zvyčajne zahŕňajú tieto kroky:
- Štát špecifikuje časové obdobie bez kontaktu týkajúceho sa nehnuteľnosti.
- Potom sa každoročne snaží nájsť majiteľov a posielať doterajšie písomné listy na poslednú známu adresu. Bolo by dobré, keby ste poslali tieto listy certifikovanou poštou alebo "žiadosť o vrátenie peňazí", takže máte záznam, že sa snažíte kontaktovať jednotlivca alebo spoločnosť.
- Po tomto období v roku musíte predložiť štátnu správu a vrátiť sumy splatné majiteľom, ktorí ste nemohli kontaktovať.
Nevyžiadané výplaty
Nenárokované výplaty sú tiež predmetom vyhýbania sa zákonov ako neohláseného majetku. Zákony štátu, v ktorom zamestnanec naposledy pracoval, platia. Ak máte výplatu za bývalého zamestnanca alebo zamestnanca, ktorý nebol požiadaný o určitú dobu, musíte postupovať podľa rovnakej časovej osi hlásenia štátu ako pre iný majetok. Pozrite si tento článok na ďalšie diskusie o tom, ako zaobchádzať s nevyžiadanými výplatami.
Štátne zákony Escheat
Môžete vyhľadávať podľa názvu vášho štátu a slova "escheat". Napríklad vyhľadajte "Iowa escheat laws". Môžete sa pozrieť na webovej stránke vášho štátneho pokladníka, oddelenia príjmov alebo daňového úradu, aby ste našli informácie. Pamätajte, že každý štát má iné požiadavky. Táto webová stránka advokátom obsahuje viac informácií o neohlásených nehnuteľnostiach vrátane odkazov na escheaty zákony vo všetkých štátoch.
Účtovanie nevyžiadaného majetku
Účtovanie neohlásenej nehnuteľnosti sa líši v závislosti od pravdepodobnosti, že sa nehnuteľnosť bude požadovať. Podľa denníka účtovníctva je v mnohých prípadoch najlepšie rozpoznať stratu z účtovného hľadiska, a to ešte pred tým, ako ju odovzdáte štátu. Porozprávajte sa so svojím daňovým poradcom pred koncom roka, aby ste prerokovali váš zoznam potenciálnych neohlásených nehnuteľností.
Niektoré návrhy na riešenie neohláseného majetku
- Zistite si zákony vášho štátu alebo všetky štáty, v ktorých pracujete. Zvláštnu pozornosť venujte obdobiu, po ktorom musíte nahlásiť nezabezpečený majetok štátu.
- Nastavte pravidlá a postupy na zachytenie informácií o nezbieranom majetku a časovú os pre prehľadávanie zoznamu a zasielanie upozornení každý rok.
- Potom nastavte každý rok na nahlasovanie a platbu za nezachraný majetok.
Štátne audity
Nakoniec, nezabudnite, že nezabezpečený majetok nie je majetkom vašej spoločnosti. Štáty môžu a vykonávajú audit nelegálneho majetku a môžu posúdiť pokuty a sankcie za nedodržanie zákonov štátu.