Vzhľadom na to, že Chuť v Chicagu sa začala najskôr v roku 1980, plánovač pre Taste má rozsiahle skúsenosti s plánovaním komunitného potravinárskeho festivalu. Kancelária primátora špeciálnych podujatí riadi program a dohliada na plánovanie a vykonávanie. Riadiaci tím ponúka tieto tipy pre tých, ktorí môžu poprvýkrát vytvoriť podobný festival alebo rozšíriť programové prvky existujúceho festivalu.
01 - Tipy pre generálnych manažérov festivalu
Generálnym riaditeľom je osoba, ktorá riadi rôzne prvky festivalu. Mary Slowik, generálna riaditeľka pre chuť v Chicagu, ponúka nasledujúce návrhy:
- Určte svoje publikum a zistite, či chcú festival.
- Ak podobný program už existuje, vyhnite sa duplicite.
- Získajte nákup, v ktorom chcete udalosť udršiavať.
- Zmeniť programovanie pre všeobecné publikum.
- Uistite sa, že priestor môže vyhovovať davom.
- Uistite sa, že dodávatelia zvládnu zväzky účastníkov.
- Vytvorte rozpočet a získajte cenové ponuky od renomovaných firiem.
- Ak je to váš prvýkrát plánujete akciu, najmete externého dodávateľa festivalu.
02 - Tipy manažérov operácií festivalu
Manažér prevádzky dohliada na prípravu, fázu a výrobu, podporu udalostí a bezpečnosť. John Truck, prevádzkový manažér pre chuť v Chicagu za posledných 19 rokov, odporúča:
- Festivaly vyžadujú prácu s ľuďmi, takže buďte pripravení zostať dynamický a plynulý.
- Určite dostanete dobré vybavenie za dobrú cenu.
- Uistite sa, že si prenajímate štrukturálne predávané staging a lešenia.
- Získajte cenové ponuky a skontrolujte históriu všetkých dodávateľov vrátane referencií.
- Udržiavajte vysoké štandardy a uistite sa, že všetko zostáva pod kontrolou.
- Stretnite sa s dodávateľmi denne počas programu na správu pracovných posádok.
- Buďte verní svojmu slovu a predajcovia, umelci a ľudia z jedla sa vrátia a pracujú s vami.
03 - Tipy na správu sponzoringu festivalu
Sponzorský manažér je osoba, ktorá pracuje na získavaní marketingových dolárov na podporu udalosti. Christine Jacob, sponzorský manažér pre Taste, ponúka tieto rady:
- Vyskúšajte porovnateľné udalosti inde a opakujte ich úspechy.
- Cieľ sponzorov ponúkať hotovosť, tovar a reklamnú hodnotu.
- Vytvorte prezentujúcu kategóriu sponzorov.
- Vytvorte hlavné sponzorské kategórie (tj auto, financie, nápoje, médiá atď.).
- Vytvorte kategórie sponzorov pre každú oblasť programovania.
- Nedovoľte sponzorom, aby v priebehu akcie prechádzali na mieste.
- Identifikujte požiadavky sponzorov včas, napríklad elektrinu, vodu atď., A informujte operatívny tím, aby určil najlepšie miesta.
04 - Tipy na koncert festivalu / Talent Management
Talentový manažér je ten, kto vyjednáva, aby priniesol účinkujúcich na festival. Jenenne Brown Mosely, manažér talentu pre Chuť v Chicagu, ponúka nasledujúce tipy:
- Zistite svoj rozpočet: veľkí umelci môžu medzi 500.000 a 1 miliónmi dolárov za 60-90 minút.
- Neprekročte výšku jedného umelca na viacdennú udalosť.
- Úzko spolupracujte s mediálnym sponzormi, aby ste pomohli kompenzovať výdavky.
- Vyjednávajte s umelcami, ktorí už môžu byť v okolí vašej akcie.
- Nechajte talent vedieť, či ponúkate svoj koncert ako slobodná show (môže znížiť poplatok).
- Partner so sponzormi, ako sú letecké spoločnosti a hotely, na kompenzáciu výdavkov na umelcov.
- Zabezpečte skvelé meno pre otváracie, stredné a posledné dni.
05 - Tipy pre marketingový manažment festivalu
Marketingový manažér je osoba, ktorá spravuje všetku komunikáciu týkajúcu sa festivalu. Cindy Gatziolisová, marketingová manažérka pre Taste, navrhuje:
- Mediálny partneri vám pomôžu znížiť vašu potrebu nákladov na inzerciu.
- Zapojte festival do existujúcich reklám, public relations a marketingových kampaní.
- Produkčný plán výtlačkov brožúr pomôže riadiť termíny plánovania festivalov.
- Vytvárajte individuálne tlačové správy o každom produkčnom prvku festivalu.