Napríklad, čo keď dobrovoľník má nehodu pri slúžení s vami? Čo ak dobrovoľník porušil zákon alebo bolí niekoho iného? Vaša organizácia by mohla byť zodpovedná.
Tu je päť spôsobov, ako znížiť pravdepodobnosť, že narazíte na problémy s dobrovoľníkmi.
Niektoré z nich sa môžu zdať nepríjemné, ale venujte si čas, aby ste ich robili správne a ochránili vašu organizáciu aj vašich dobrovoľníkov.
Vypracujte politiky a postupy dobrovoľníkov
Konzultujte s právnikom alebo dobrovoľníkom, aby ste sa uistili, že sú primerané. Politiky by mali vymedziť povinnosti dobrovoľníkov a riešiť otázky ako diskriminácia, obťažovanie a iné možné nezákonné správanie.
Tým, že výslovne zakážete zlé správanie, vaša organizácia môže byť chránená pred zodpovednosťou. Nezabudnite tiež zahrnúť ochranu dobrovoľníka pred zneužitím zo strany organizácie a jej zamestnancov.
Napíšte popisy práce pre všetky dobrovoľnícke pozície
Buďte jasné o očakávaniach pre dobrovoľníka ao tom, čo môže a čo nemôže urobiť. Vysvetlite akékoľvek možné riziko pre dobrovoľníka a požiadajte o podpísanie vydania zodpovednosti. Dôkladný a stručný popis práce môže pomôcť organizácii chrániť pred zodpovednosťou, ak dobrovoľník prekročí rámec toho, čo má povolené.
Tu je niekoľko vecí, ktoré je potrebné zahrnúť do popisu práce:
- váš účel neziskovej organizácie
- potrebná odborná príprava pre túto pozíciu
- očakávané od dobrovoľníka
- čas potrebný na vykonanie úlohy
- miesto, kde bude dobrovoľník vykonávať prácu
Požiadajte každého dobrovoľníka o vyplnenie žiadosti
Väčšinu času sa vyžaduje, aby ste požadovali žiadosť .
Avšak niekedy v prípade skupinových projektov, ktoré zahŕňajú "hovädzie hovory" pre dobrovoľníkov, môžete jednoducho dobrovoľníkov vyplniť odpustenie, ktoré uvoľňuje organizáciu zo zodpovednosti.
Zložitosť aplikácie bude závisieť od pozície. Ak dobrovoľník pracuje s zraniteľnými osobami, ako sú deti alebo starší ľudia, bar by mal byť vyšší. Pri meniálnych úlohách s malým rizikom pre niekoho by bola vhodná kratšia aplikácia. Dávajte pozor, aby ste mali rôzne aplikácie pre rôzne úlohy. Nie je zmysel odradiť niektorých dobrovoľníkov s dlhou formou, ak to nie je potrebné.
Tu je niekoľko vecí, ktoré je potrebné zahrnúť do aplikácie:
- Osobné informácie, ako je adresa, telefónne číslo, e-mailová adresa, kontaktná osoba v prípade choroby alebo úrazu, vodičský preukaz, doklad o osobnom poistení atď.
- Kvalifikácia, ak je to potrebné pre prácu, ako sú špeciálne zručnosti alebo dosiahnuté vzdelanie.
- Odkazy, ktoré dokazujú dobrú povahu alebo pracovnú etiku žiadateľa. Odkazy môžu pochádzať od člena komunity, inej neziskovej organizácie, v ktorej sa uchádzač dobrovoľne prihlásil alebo zamestnávateľa.
- Písomné povolenie na vykonanie kontroly pozadia, nevyhnutné, ak dobrovoľníci budú pracovať s deťmi alebo inými rizikovými skupinami
- Zbavte sa dôvernosti, aby ste mohli zhromaždiť potrebné informácie a zdieľať ich primeraným spôsobom.
Vykonajte správne prezeranie
Buďte opatrní. Skríning je obzvlášť dôležitý pre dobrovoľníkov, ktorí môžu byť v kontakte so zraniteľnými osobami alebo ktorí musia riadiť, keď vykonávajú svoju dobrovoľnícku prácu alebo sa zapájajú do iných druhov nebezpečnej práce.
Avšak 31 percent neziskových organizácií nevykonáva previerky dobrovoľníkov podľa jednej štúdie. Neziskové organizácie si často myslia, že môžu svoje vlastné dobrovoľníctvo polícia zanedbávať a zanedbávať vykonanie náležitých kontrol. To však môže nechať organizáciu otvorenú voči zodpovednosti. Zamyslite sa nad skríningom ako súčasťou vašich bezpečnostných postupov a riadenia rizík.
Skríning by mal vždy rešpektovať a chrániť súkromie dobrovoľníkov čo najviac. Dostaňte písomný súhlas na skríning predtým, než budete pokračovať.
Tiež z času na čas obrazovku ako preventívne opatrenie.
Skríning môže byť rovnako jednoduchý ako osobný rozhovor, alebo môže zahŕňať:
- trestné kontroly
- vodičské preukazy a licencie
- potvrdenie o poistení
- skríningu zdravotných podmienok alebo žiadosti o dôkaz určitých očkovaní
- overovanie poverení, ako je osvedčenie o výučbe alebo špeciálne hodnotenie zručností
Poskytujte vynikajúci tréning a manažment
Nikdy nezmeníte dobrovoľníka bez primeraného tréningu . Dobrovoľníci oceňujú, že sú vyškolení, takže vedia, čo robiť a kedy. Vlak v skupinách alebo jeden na jeden. Rozvíjajte písomné materiály, ktoré môže dobrovoľník so sebou vziať, a trénovať na ich špecifické úlohy. Priraďte dobrovoľníka zamestnancovi na dohľad.
Školenie môže zahŕňať:
- kódex správania vašej organizácie
- ako konať pri zastupovaní organizácie
- ako identifikovať a nahlásiť zneužitie
- ako zachovať dôvernosť organizácie a ľudí, ktorým slúži
- čo konkrétne očakávate od dobrovoľníka
- ako nahlasovať akékoľvek problémy
- kto je zodpovedný a ako sa k nim dostať
Nakoniec, buďte ochotní prepustiť dobrovoľníka, ak porušia niektorú z pravidiel, ťažko sa s ním stretnú, sú nespoľahlivé alebo akokoľvek zneužívajú. Vytvoriť písomný postup pre zamestnancov, ak musia nechať dobrovoľníka ísť.
Vždy informujte dobrovoľníka, prečo ich necháte ísť, a potom zdokumentujte prepustenie, rovnako ako u plateného zamestnanca. Postup, sledovanie a zaznamenávanie akcie vám pomôžu, ak sa dobrovoľník rozhodne podať sťažnosť na vrcholový manažment alebo sa inak pokúsi získať späť na vás.
Nezabudnite mať pravidlá pre svojich zamestnancov, ktoré sa týkajú spôsobu liečenia dobrovoľníkov. Popíšte, čo je obťažovanie a ako sa tomu vyhnúť. Vytvorte postup sťažnosti, ktorý môžu dobrovoľníci použiť na hlásenie akéhokoľvek zneužitia.
Dobrovoľníci chcú robiť dobré a sú ocenení, keď je organizácia pripravená spolupracovať s nimi. Chcú mať zavedené dobré politiky a musia mať náležité školenie a riadenie. Udržanie dobrovoľníkov si vyžaduje nielen vďačnosť z vašej strany, ale aj organizovaný prístup, ktorý chráni dobrovoľníkov aj vašu neziskovú organizáciu.
Odporúčané zdroje:
Dobrovoľníci: vyrovnávanie rizík a odmeňovania (skupina Aliancie pre poistenie neziskových organizácií)
Skríning dobrovoľníkov - od Energize, hub dobrovoľníckej odbornosti.