Čo potrebujete vedieť, aby ste sa vyhli zmäteniu klienta
Je to rovnako frustrujúce pre skúsených profesionálov, ktorí čelia klientom, ktorí nepochopili ponúkané služby.
"Správa udalostí" a "plánovanie udalostí" sú často zamieňané navzájom zameniteľné, aj keď sú to dve veľmi odlišné veci. Jednoducho, plánovanie a riadenie nie sú rovnaké. Kým sa zručnosti týchto dvoch funkcií prekrývajú, sú to dve odlišné funkcie. Vytvára problémy pre tých, ktorí sa zaoberajú klientmi, ktorí si mylne myslia, že potrebujú správcu udalostí, keď to, čo potrebujú, je plánovač udalostí. A pre tých klientov, ktorí majú dojem, že všetci manažéri udalostí sa zaoberajú plánovaním udalostí. Takže objasnime zmätok, pretože je dôležité, aby ste vy a vaši klienti mali rovnaké pochopenie.
Plánovanie akcie
Začnime s plánovaním udalostí . Kľúčovým operatívnym slovom je plánovanie . Všetky udalosti - od svadobného dažďa až po oslavy medzníkom osláv narodenín až po veľké firemné stretnutia - začínajú nejakým plánom.
Počiatočné diskusie s klientmi o nápadoch na udalosti, témach, požadovaných dátumoch a rozpočtových pravidlách sú všetko súčasťou procesu plánovania udalostí.
Plánovanie udalostí začína na začiatku od veľmi raných fáz koncepcie a pokračuje až do skutočnej udalosti. A úprimne povedané, niekoľko týždňov po udalosti ako plánovač udalostí zabaliť detaily a spracovať následné položky.
Plánovanie podujatí zahŕňa úzku spoluprácu s klientom pri navrhovaní udalosti, ktorá odzrkadľuje víziu klienta o stretnutí a spĺňa cieľ udalosti. Klienti, ktorí si zapožičiavajú plánovač udalostí, si najímajú niekoho, kto plánuje všetky aspekty podujatia, vrátane súvisiacich podrobností a akčných položiek, a vidí túto udalosť až do jej dokončenia.
Zodpovednosť za plánovanie udalostí môže zahŕňať, ale nie je obmedzená na:
- výberom celkovej témy udalosti
- rozvíjanie rozpočtu
- výber miesta konania
- vyjednávanie hotelových zmlúv
- prenájom externých predajcov
- plánovanie ponuky
- prenájom kuchára
- usporiadanie hosťujúcich rečníkov alebo zábavy
- koordinácia dopravy
- výberom farebnej schémy
- rozvíjanie pozvánok
Plánovanie udalostí je všetko, čo ide do zostavenia udalosti. Táto funkcia spadá pod väčší dáždnik správy udalostí.
Správa udalostí
Každý typ podujatia sa skladá z mnohých častí, ktoré sa zmestí ako kúsky hádanky. Všetky tieto kusy sa nakoniec spoja a vytvoria udalosť. Úspešné udalosti majú všetky tieto súvisiace diely, ktoré sa stretávajú v správnom čase a na správnom mieste, plynulo a efektívne a podľa plánu. Tento proces sa nazýva správa udalostí. Jednoducho povedané, projektové riadenie samotnej udalosti.
Správa udalostí zahŕňa vytváranie, koordináciu a riadenie všetkých zložiek podujatia, ako aj tímov ľudí zodpovedných za každý aspekt. Niektoré aspekty správy udalostí môžu zahŕňať, ale nie sú obmedzené na:
- rezervovanie miesta pre udalosť
- koordinácia externých dodávateľov
- vypracovanie parkovacieho plánu
- navrhovanie núdzových pohotovostných plánov
- zabezpečenie súladu s normami zdravia a bezpečnosti
- riadiaci pracovníci zodpovední za každú funkciu
- dohľad nad vykonaním udalosti
- monitorovanie udalosti
- riešenie udalostí na mieste
Manažéri udalostí a plánovači udalostí spolupracujú
Definovanie týchto dvoch funkcií je náročné, pretože nielen úzko súvisia, zodpovednosti sa často prekrývajú. Jednotliví plánovači udalostí môžu ponúkať služby správy udalostí a manažéri udalostí môžu tiež ponúkať plánovanie udalostí.
Všetko závisí od individuálneho plánovača alebo firemného manažmentu udalostí, miesta konania a samotnej udalosti.
Je dôležité porozumieť rozdielom medzi týmito dvoma a určiť, ktoré služby poskytnete. Napríklad; Ak ponúkate služby plánovania udalostí pre veľké podujatie, budete spolupracovať s manažérom udalostí, ktorý bude koordinovať vaše služby s manažérmi stravovania, audiovizuálnym tímom atď. Definujte svoju úlohu a služby, ktoré poskytnete a jasne komunikujte potenciálnym klientom, aby sa počas plánovacieho procesu vyhli nejasnostiam.