Stále viac podnikov používa tieto skenery v mieste predaja.
Podľa všeobecne uznávaných účtovných zásad ( GAAP ) môžu spoločnosti používať buď pravidelný alebo trvalý inventárny systém. Nižšie uveďte rozdiel medzi týmito dvoma systémami a čo by najlepšie fungovalo pre vaše podnikanie.
Periodický inventárny systém
Pravidelné riadenie zásob umožňuje firme vedieť začiatok zásob a koniec inventarizácie v priebehu účtovného obdobia, ale denne nevykazuje inventár. Inventár je sledovaný počtom fyzických inventúr. V rámci tohto systému sú všetky nákupy zaznamenané na účte nákupu. Po dokončení fyzickej inventúry sa zostatok na účte nákupu presunie do účtu inventára, ktorý je zase prispôsobený tak, aby zodpovedal nákladom na koncový inventár.
Výpočet nákladov na tovar predávaný v rámci pravidelného inventárneho systému je:
Začiatok zásob + Nákupy = Náklady na predaj tovaru
Náklady na tovar k dispozícii na predaj - koncový inventár = náklady na predaný tovar
Náklady na ukončenie zásob možno vypočítať použitím metód účtovania zásob LIFO alebo FIFO alebo iných menej bežných metód. Začiatok inventára končí inventár z predchádzajúceho časového obdobia.
Systém priebežného inventára
Systém priebežného sledovania zásob zaznamenáva po každých transakciách zostatky zásob do inventárnych systémov v mieste predaja .
Tým sa eliminuje potreba uzatvorenia úložiska na inventarizáciu fyzického inventára, pretože trvalé inventarizačné systémy umožňujú nepretržitú inventarizáciu. Systémy priebežného inventára vedú bežný účet inventára spoločnosti.
Systémy trvalého inventára zahŕňajú viac záznamov ako pravidelné inventarizačné systémy. Každá položka inventára je vedená v samostatnej knihe. Tieto účtovné knihy obsahujú informácie o cenách predaných tovarov, nákupoch a inventári po ruke. Systémy trvalého riadenia zásob umožňujú vysoký stupeň riadenia inventára spoločnosti vedením.
Systémy priebežného inventára poskytujú majiteľovi firmy záznam o tom, čo sa predáva, kde sa predávalo od jeho predaja a za akú cenu sa predávalo. V dôsledku toho umožňuje podnikom mať viac ako jedno miesto s jedným centralizovaným systémom správy zásob.
Dokonca aj s trvalým systémom riadenia zásob spoločnosť musí stále vypnúť aspoň raz ročne, aby vykonávala periodický alebo manuálny inventár. Naskenované údaje by mali správcovi presne povedať, aký inventár by mal byť na dosah ruky. Hlavnou výhodou pravidelného inventarizácie je určiť, koľko inventára bolo stratené, ukradnuté alebo znehodnotené.
Permanentné a periodické riadenie zásob
Ak je vaša firma malá, alebo ak nemáte investície navyše, môže byť pravidelná inventarizácia pre vás lepšou voľbou, pretože môžete získať iba pokladňou a jednoduchým účtovným postupom. Ak predávate služby skôr ako produkty, nemusíte potrebovať systém riadenia zásob, pokiaľ nie ste vlastníkom reštaurácie alebo ste v pohostinstve.
Pri raste vašej firmy možno budete chcieť prejsť na systém trvalého riadenia zásob, pretože vám umožní kedykoľvek poznať bilanciu vo vašom inventárnom účte. Veľké podniky majú skôr systémy neustáleho inventarizácie než systémy pravidelných zásob, pretože zvyšok ich finančných a účtovných systémov je počítačový.