V prípade mnohých firiem nie je oddelenie účtovníctva dostatočne pozorné, ak sa niečo pokazí. Existuje však veľa, čo sa dá získať z oddelenia, ktoré je splatné, ktoré je dobre prevádzkované. Naopak, existuje veľa problémov, ktoré môžu pochádzať z jedného, ktorý je len naklonený. Toto oddelenie má často obrovský vplyv na peňažný tok podniku a existujú príležitosti, ktoré možno získať alebo stratiť z využívania platobných dohôd s dodávateľmi.
Správne vedené účtovné oddelenie by malo byť schopné využiť objemové zľavy a predčasné splátky z hotovosti, ako aj určiť najlepší spôsob, ako udržať najväčšiu hotovosť, ktorú má podnik k dispozícii pre iné výdavky a investície. Toto oddelenie by malo byť tiež schopné zabezpečiť, aby dodávatelia plnili svoje záväzky na základe dohôd a zmlúv, takže ak nebudú splnené normy týkajúce sa objemu alebo kvality, budú riešené problémy a budú prijaté vhodné nápravné opatrenia.
Problémy súvisiace s bežnými účtami
Hoci existuje veľa príležitostí na zníženie nákladov a uvoľnenie hotovosti, existujú aj mnohé prekážky, ktorým podniky čelia pri pokuse o dosiahnutie týchto cieľov. Štúdia optimalizácie účtov za rok 2014 spoločnosťou Canon zistila, že spracovanie papiera je pre mnohé organizácie jedným z najväčších problémov problémov, pričom čas, ktorý je potrebný na riešenie fakturácie papierov, je najväčším problémom.
Ďalšie významné zdroje znepokojenia boli:
- Zabezpečenie, aby sa platby uskutočnili včas
- Zjednodušenie procesu schvaľovania faktúr
- Získanie najlepších platobných podmienok s dodávateľmi a zabezpečenie splnenia záväzkov na oboch stranách
- Riešenie rôznych dodávateľských účtovných a fakturačných systémov
- Zaznamenávanie a overovanie bezpečnosti údajov a transakcií
Mnoho z uvedených problémov sa zhoršuje alebo vytvára spoliehanie sa na papierovú fakturáciu. Strata papierovania je častým problémom v mnohých organizáciách, čo vedie k oneskoreným alebo zmeškaným platbám. Navyše, zatiaľ čo viacero firiem má záujem o digitalizáciu svojich papierov, väčšina dodávateľov stále zasiela papierové faktúry alebo ich posiela faxom.
Väčšina malých podnikov spracováva vlastné účty splatné papierovanie a veľa z nich sa robí ručne. Keďže len málo dodávateľov prešlo na elektronickú fakturáciu, väčšina organizácií vynakladá veľké množstvo pracovných síl na manuálne zadávanie údajov a vytváranie digitálnych kópií dokumentácie.
Použitie papierovej dokumentácie často spomaľuje proces schvaľovania faktúr, pretože kópie musia byť vykonané a doručené príslušným členom manažmentu na posúdenie. Ak nie je dokumentácia ľahko prístupná alebo dostupná v digitálnom formáte, je výzvou analyzovať údaje a zabezpečiť, aby sa dosiahli najlepšie dohody o platbe a aby sa plnili záväzky. Zmluvy o zľave a predčasných platbách sa môžu ľahko stratiť, ak podniky nebudú môcť uskutočňovať platby, ak sú požadované, takže problémy týkajúce sa papierovania môžu byť nákladné.
Vylepšenia a optimalizácia
Vzhľadom na skutočnosť, že množstvo problémov týkajúcich sa správneho vedenia účtovných oddelení spočíva na rovnakých základných príčinách, existuje aj niekoľko úprav, ktoré organizácie môžu urobiť, ktoré sa postarajú o mnohé obavy súčasne. Tri z najefektívnejších spôsobov, ako môžu podniky zefektívniť svoje oddelenia, sú:
- Použite rozpoznávanie objektových znakov na digitalizáciu papierovania
- Využite online portály prístupné dodávateľom
- Vytvorte pracovné postupy riadenia
OCR
Zatiaľ čo mnohé firmy bežne využívajú skenery na vytváranie digitálnych kópií papierovania, vo všeobecnosti ide len o vytvorenie obrázka dokumentu, ktorý je uložený v počítači. To znamená, že informácie je potrebné zadávať ručne do databázy, takže zatiaľ čo strata záznamov je menej otázkou, je to stále časovo náročné.
Rozpoznávanie znakov objektov alebo OCR zahŕňa skenovanie dokumentu a získanie údajov z neho. Tieto údaje je možné automaticky pridať do databázy alebo tabuľky. Proces OCR pomáha znižovať problém s manuálnymi chybami pri zadávaní údajov a umožňuje zadávanie informácií hneď po prijatí dokumentácie. OCR trvá približne rovnaký čas pre zamestnanca ako skenovanie dokumentu na vytvorenie súboru s obrázkom a vo všeobecnosti nevyžaduje žiadne ďalšie kroky. Per Gartner existujú organizácie, ktoré dokážu vyúčtovať 80% alebo viac svojich faktúr bez toho, aby musel byť zamestnanec priamo zapojený.
Portály dodávateľov
Zjednodušenie procesu zadávania faktúr a údajov do centralizovaného systému môže podnikom umožniť vytvoriť alebo využiť on-line portál, ktorý umožňuje podniku a jeho dodávateľom sledovať objednávky, pozerať sa na faktúry a zistiť, kedy sa uskutočňujú platby. Sprístupnenie týchto údajov viacerým osobám v organizácii môže pomôcť zabezpečiť riadny dohľad nad oddelením účtov a pomôcť urýchliť čas potrebný na schválenie faktúr. Umožniť dodávateľom prístup k portálu umožňuje týmto podnikom predkladať faktúry a sledovať platby, ako aj byť informovaní o akýchkoľvek problémoch s prijatými dodávkami alebo problémami s fakturáciou.
Vytváranie pracovných postupov a procesov
Avšak organizácia sa rozhodne zvládnuť svoje úsilie v oblasti riadenia údajov, je dôležité, aby existoval zavedený proces riadenia účtov a platieb. To umožňuje podnikom zabezpečiť fungovanie operácií a zisťovanie alternatív, ak sú ťažkopádne alebo vedú k chybám alebo oneskoreniam. Podľa Deloitte by tieto procesy mali podrobne uvádzať informácie o tom, čo účtovné oddelenie robí, keď dostane faktúru, ako sú údaje vložené a zdieľané a aký proces má na schválenie faktúr. Mali by tiež existovať usmernenia na určenie najlepších spôsobov riešenia platieb rôznych typov dodávateľov.
Zatiaľ čo mnohí dodávatelia ponúkajú zľavy na zaplatenie v priebehu 30 alebo 90 dní, nemusí to mať cenu za zľavu, ak to zabraňuje peňažnému toku organizácie. Je tiež dôležité, aby existoval spôsob, ako overiť, či spoločnosť aj dodávatelia spĺňajú predpisy zmluvy alebo dohody. Zavedenie pracovných postupov na riešenie týchto problémov môže organizáciám pomôcť urobiť správne rozhodnutia.
Ak dodávatelia nedoručia včas, v dostatočnom množstve alebo primeranom množstve zásob, spoločnosti nemusia platiť faktúry, kým sa tieto záležitosti nevyriešia. Pracovný postup môže byť rozhodujúci pri určovaní, čo sa má robiť, keď vzniknú tieto problémy. Platby dodávateľom musia byť navyše vykonané včas, aby sa predišlo stratám zliav alebo sankciám za oneskorené platby. Každá zmluva s dodávateľom musí byť zdokumentovaná a aktualizovaná, keď sa veci menia, a procesy by mali zabezpečiť, aby každý účet bol riadne spracovaný.
Vytváranie pracovných postupov môže tiež pomôcť spoločnosti:
outsourcing
Digitalizácia záznamov, implementácia OCR a používanie portálu, ku ktorému majú prístup dodávatelia, nemusí byť potrebný pre menšie podniky, ale organizácie by nemali predpokladať, že náklady zabránia tomu, aby ich podnik mohol využiť. Zatiaľ čo náklady na zriadenie a udržiavanie elektronických systémov môžu byť pre mnohé malé a stredné organizácie zakázané, často to nie je nevyhnutné. Existuje celý rad poskytovateľov tretích strán, ktoré organizácie môžu tieto úlohy zadávať. Organizácie môžu získať pomoc pre všetko od založenia procesu OCR k pomôcť spoločnosti vytvárať pracovné postupy na analýzu dodávateľských zmlúv.
Zatiaľ čo organizácie nemusia byť schopné znášať náklady na zavádzanie rôznych IT systémov sami, je ich zaobchádzanie treťou stranou často veľmi cenovo dostupné. Firmy budú musieť porovnať náklady na využívanie externých strán na vývoj týchto systémov proti potenciálnym úsporám a hodnote uvoľnenia hotovosti, ale outsourcing umožňuje organizáciám využívať technológie a systémy, ktoré by boli zvyčajne príliš drahé.
- Zabezpečte, aby sa pre každú novú objednávku vytvorili objednávky
- Overte, či faktúry zodpovedajú prijatým produktom a či spĺňajú zmluvné dohody
- Skontrolujte záznamy, aby ste sa uistili, že platby sú vykonané včas, a že nie sú duplikované
- Určite najlepší spôsob platenia faktúr, napríklad prostredníctvom EFT alebo kreditných kariet, na zníženie poplatkov