Zdaniteľné skutočnosti
Tento článok vás prevedie niektorými problémami, ktoré sa týkajú vodičov zamestnancov firemných automobilov.
Iba obchodné použitie je odpočítateľné
Bez ohľadu na to, kto riadi auto alebo vlastní auto, iba podnikateľské využitie tohto vozidla je odpočítateľné ako náklady na podnikanie. Ktokoľvek riadi auto, musí viesť dobré záznamy o čase jazdy na obchodné účely.
Podnikateľská udalosť sa musí zaznamenať v deň, keď k nej došlo, a musí obsahovať podrobnosti o účele, dátume a mieste alebo najazdených kilometroch.
Môžete zamestnancom poskytnúť automatické príspevky
Väčšina firiem dáva zamestnancom automatické príspevky, aby ich uhradili za náklady na riadenie auta na obchodné účely. Príspevok sa môže poskytnúť okrem poskytovania auta zamestnancovi.
Táto dávka nie je zdaniteľným plnením pre zamestnanca, pokiaľ je daná prostredníctvom zodpovedného plánu. Zodpovedný plán je súbor postupov, ktoré vaše podnikanie nastavuje na to, aby primerane zodpovedalo peniaze poskytnuté zamestnancovi. IRS sa chce uistiť, že neposkytujete zamestnancom výhody, ale to sú legitímne obchodné výdavky platené zamestnancom a ktoré ste uhradili.
Musíte použiť zodpovedný plán IRS
V zásade, aby ste mali zodpovedný plán, autogénne náklady musia mať legitímny obchodný účel, musí vám zamestnanec poskytnúť adekvátne záznamy, ktoré ukazujú obchodné využitie a vynaložené sumy, a zamestnanec musí v primeranom čase vrátiť akékoľvek nadmerné úhrady.
Príspevok na auto, ktorý dáte zamestnancom, môžete určiť pomocou štandardnej sadzby IRS (odlišnej každý rok) alebo skutočných výdavkov. Metóda, ktorú používate, závisí od vás, s určitými obmedzeniami.
Ak nevytvoríte a nepoužijete zodpovedný plán, akékoľvek príspevky alebo úhrady, ktoré poskytnete zamestnancom za riadenie, sa im zdanú a musíte zaplatiť sumy náhrady v ich mzdách a zrážať dane.
Použitie vozidla zamestnancami je výhodou pre pracovné podmienky
Podľa IRS je pracovná podmienka výhodou "majetok a služby, ktoré poskytujete zamestnancovi, aby zamestnanec mohol vykonávať svoju prácu". Táto dávka je vylúčená z príjmu zamestnanca za predpokladu, že zamestnanec by mohol odpočítať na osobnom daňovom priznaní. V prípade firemného auta. Pamätajte si, že toto je len obchodné používanie vozidla, ktoré je (a) povolené ako náklady na podnikanie a (b) nepodliehajúce dani zamestnancovi ako výhoda.
Použitie vozidla z osobných dôvodov zamestnancami však nie je odpočítateľné ako náklady na podnikanie, a to buď pre zamestnanca, alebo pre vaše podnikanie. Tu je postup, ako to funguje:
Osobné použitie firemného vozidla je zdaniteľným plnením
V podstate je všetko, čo dáte zamestnancom, zdaniteľným plnením. Ak dáte zamestnancovi použitie automobilu, IRS považuje osobnú potrebu zamestnanca za bezhotovostnú výhodu.
Intuit Payroll hovorí: "Časť hodnoty vozidla sa považuje za súčasť celkovej kompenzácie zamestnanca na daňové účely." Musíte zvážiť hodnotu tejto výhody a ukázať ju na mzde zamestnanca a samozrejme zadržať federálne a štátne dane a dane FICA (dane zo sociálneho zabezpečenia a Medicare) z tejto sumy, rovnako ako z iných platieb a výhod.
Automobily sú uvedené nehnuteľnosti podniku
Jedna posledná poznámka: Obchodné vozidlá sú v špeciálnej triede nehnuteľností na účely podnikateľskej dane. Sú považované za nehnuteľnosti uvedené na zozname, ktoré zahŕňajú majetok, ktorý možno použiť aj z obchodných a osobných dôvodov.
Či už dáte auto zamestnancovi, alebo ho používate sami, ak sa vozidlo používa menej ako 50% času na podnikateľské účely, stále môžete odpočítať obchodné použitie, ale musíte použiť rovnomerné odpisy.
Ak sa rozhodnete poskytnúť služobný automobil zamestnancovi
Pozrime sa na príklad a uvidíme, ako to všetko funguje:
Vaša firma si prenajíma auto a dáva ju Mary, ktorá ju používa na obchodné účely.
Mária musí udržiavať dobré záznamy o rozdelení medzi podnikanie a osobné použitie a poskytnúť vašej spoločnosti podrobné správy. Za týmto účelom povedzme, že riadi 50% pre podnikanie a 50% pre osobné účely.
Bez ohľadu na to, kto riadi auto, nájom je v mene spoločnosti, takže lízingová platba je odpočítateľná ako obchodný náklad, ale iba v rozsahu, v akom sa používa na obchodné účely. (Ak je vozidlo zakúpené, odpisy na vozidle sú odpočítateľné, opäť len pre obchodnú časť jeho použitia.)
Ak uhradíte Márii za jej výdavky na podnikanie, nemusíte považovať túto refundáciu za zdaniteľnú, ak máte zodpovedný plán, ako je to opísané vyššie.
Hodnota auta na osobnú dobu jazdy však musí byť zahrnutá do príjmu Mary (a platí aj zrážky). Ak je mesačný prenájom na služobné vozidlo Mary Drive 500 dolárov, musíte zaplatiť 250 dolárov mesačne vo výplate.
Prečo je dôležité uchovávať dobré záznamy o používaní firmy
Ako vidíte z vyššie uvedenej diskusie, je veľmi dôležité, aby vodič firemného auta udržal vynikajúce záznamy, aby dokázal množstvo riadenia.
Tento dôkaz je potrebný:
- Takže môžete uhradiť výdavky na zamestnancov a nemusíte ich zahrnúť do mzdy zamestnanca
- Aby ste preukázali obchodné využitie, nemusíte zahrnúť túto časť hodnoty vozidla do platu zamestnanca,
- Takže môžete odpočítať viac odpisových nákladov a
- Takže môžete využiť väčšiu hodnotu automobilu na vaše ostatné obchodné náklady.
Viac informácií v publikáciách IRS
- IRS publikácia 535 - Odpočet obchodných nákladov
- IRS publikácia 15-B - Daňový sprievodca zamestnávateľom k marginálnym výhodám
- IRS publikácia 463 - Cestovné, zábava, darčeky a výdavky na autá
- IRS Tax Topic 510 - Obchodné využitie auta
Odmietnutie zodpovednosti: Tento článok slúži len na všeobecné informačné účely. Nie je to daňové alebo právne poradenstvo. Predtým, než začnete odovzdávať zamestnancom kľúčové informácie o firemných vozidlách, sa obráťte na svojich daňových a finančných poradcov.