Dosahy a nevýhody používania e-mailu v podnikaní
E-mail sa stal tak populárnym, že v niektorých prípadoch ho ľudia používajú častejšie ako telefón. Pretože písané slovo môže byť tak ľahko nepochopené, pochopenie správnej e-mailovej etikety je nevyhnutné v podnikateľskom prostredí.
Bohužiaľ, veľa ľudí nerozumie, ako používať e-mail v ich prospech a výhody, ktoré môže poskytnúť podnikaniu, sú často zmeškané. Nasledujúce obchodné etikety obchodných e-mailov môžu vašim zamestnancom pomôcť zostavovať e-maily, ktoré sú efektívne a efektívne.
01 - Posielať iba jasné a stručné e-maily
02 - Vždy používajte zmysluplný predmet
Nikdy nenechávajte predmet správy prázdne. Prázdny predmet môže dostať váš e-mail označený ako spam a nikdy sa nedostane na miesto určenia. E-maily s prázdnymi riadkami predmetu sa často prehliadajú, najmä ak zamýšľaný príjemca dostáva typicky mnoho e-mailov v daný deň. Vždy používajte predmet, ktorý primerane odráža obsah e-mailu. To pomôže príjemcom triediť ich e-maily efektívnejšie a povzbudí rýchlejšiu odpoveď na váš e-mail.
03 - Vyhnite sa extravagantne formátovaným e-mailom
Posielať e-maily v profesionálnych formátoch. Vyhnite sa viacfarebným písmom a obrázkom na pozadí. Tieto prínosy môžu odvrátiť čitateľa alebo znemožniť čítanie správy. Akékoľvek obrázky na pozadí, ktoré pridáte, môžu zväčšiť veľkosť súboru vášho e-mailu. To môže donútiť príjemcov s pomalým pripojením čakať na neúnavne dlhý čas, kým sa vaša správa sťahuje. Žiadne obrázky na pozadí, ktoré pridáte, môžu naštudovať veľkosť súboru vášho e-mailu. To môže prinútiť príjemcov s pomalým pripojením čakať na neúnavne dlhý čas na stiahnutie správy.
Ak vaša spoločnosť trvá na tom, že používate konkrétny e-mailový papier, aby ste dokázali vytvoriť konzistentný vzhľad, využite ho. Logo spoločnosti a podpisový riadok dokáže vytvoriť profesionálny obrázok na vašich e-mailoch.
04 - Poslať včasné odpovede
Nenechajte ľudí čakať na včasné odpovede na ich e-maily. Okamžite odpovedzte na jasnú a stručnú správu. Ak potrebujete viac času na vyhľadanie odpovede alebo získanie ďalších informácií, povedzte svojmu odosielateľovi e-mailov, kedy môžu očakávať odpoveď.
05 - Použitie nástrojov na odpoveď mimo kancelárie
Ak sa chystáte byť mimo kanceláriu a nemôžete čítať svoj e-mail, použite nástroj pre mimo kanceláriu e-mailového systému, ktorý automaticky reaguje na každého, kto sa vás pokúsi kontaktovať. Uistite sa, že vaša automatická odpoveď umožňuje odosielateľom vedieť, kedy môže očakávať, že dostane odpoveď.
06 - Nekričte vlk s vlajkami s vysokou prioritou
Väčšina e-mailových systémov vám umožňuje označiť e-mail ako "vysokú prioritu" alebo "Rush". Nepoužívajte to ako predvolenú e-mailovú príznak. Používajte to opatrne, alebo vaši príjemcovia ignorujú príznak priority. Keď nakoniec posielate skutočne dôležitý e-mail, nedostane pozornosť, ktorú si zaslúži.
07 - zvážte, či je potrebné "Odpovedať všetkým"
Neinštinktívne kliknite na tlačidlo "Odpovedať všetkým" pre každý e-mail s viacerými odosielateľmi alebo príjemcami. Zvážte tému a rozhodnite, kto potrebuje čítať vašu odpoveď. Nepretržite reagovať na všetkých zbytočne rýchlo získať reputáciu ako "obchodný spammer," a ľudia môžu začať ignorovať vaše e-maily úplne.
08 - Samostatné firemné a osobné e-mailové účty
Pokiaľ to nie je núdzová situácia, nikdy nepoužívajte firemný e-mail na osobnú korešpondenciu. Aj keď vlastníte svoju vlastnú firmu, je dobré mať dva samostatné e-mailové účty. Umožní vám uprednostňovať e-maily a udržiavať neprepojené osobné správy mimo podnikovej siete.
09 - Používanie mien profesionálnych e-mailových účtov
Použite svoje vlastné meno ako súčasť každej obchodnej e-mailovej adresy. Napríklad james.bucki@example.com alebo jbucki@example.com. Vyhýbajte sa prezývkam, rukovätiam, pamiatkam alebo nejasným referenciám. Nepoužívajte napríklad soccer.mom@example.com alebo baseball.nut@example.com.
10 - E-mail je najlepšie pre túto odpoveď?
Nepoužívajte e-mail ako jediný komunikačný nástroj. Nie všetky správy sú vhodné pre e-mail a budú chvíle, kedy môže byť krátkym telefonickým hovorom alebo krátkou kancelárskou návštevou účinnejší spôsob, ako odovzdať správu. Stretnutie alebo rozprávanie cez telefón môže predstaviť ľudský prvok v interakciách a to môže mať veľký rozdiel, keď sa pokúšate vysvetliť niečo, alebo chcete presvedčiť niekoho, aby podnikol nejakú akciu.
11 - Buďte citliví a prístupní
Nikdy nepoužívajte e-mail na ukončenie vzťahu alebo zmluvy. V profesionálnej obchodnej korešpondencii vždy zahrňte riadok podpisu, ktorý poskytuje alternatívne spôsoby, ako vás kontaktovať. Môžete napríklad uviesť číslo svojej kancelárie, faxu, mobilného telefónu a poštovú adresu kancelárie.
12 - Vyhnite sa zasielaniu masívnych príloh e-mailom
Nikdy neviete, ako alebo kde váš príjemca bude mať prístup k svojim e-mailom. Mobilné zariadenia môžu začať sťahovať súbor a požiadať ho o potvrdenie sťahovania. Mohlo by to trvať dlho a spotreba šírky pásma, ktorú musí príjemca platiť. Udržujte kombinovanú veľkosť príloh pod 50 MB.
Ak musíte odoslať veľký súbor, najprv sa obráťte na príjemcov a opýtajte sa, ako by chceli súbor prijať. Na odoslanie súboru používate službu prenosu súborov.
13 - Zamyslite sa pred odoslaním tohto e-mailu
Nakoniec chvíľku zvážte a zvážte to, čo ste napísali skôr, než stlačíte tlačidlo "odoslať". Je to niečo, čo by sa nemalo posielať v e-maile? Je to osobná povaha a nie je vhodné používať e-mailový systém spoločnosti? Napísali ste e-mail, keď ste boli nahnevaní a obsahovali pasáže, ktoré by ste si mohli neskôr ľutovať? Ak áno, stlačte tlačidlo "odstrániť".