Ako funguje nákupný modul v systéme SAP?
Podniky každej veľkosti využívajú svoju funkciu dodávateľského reťazca na nákup položiek buď na výrobu hotových výrobkov, alebo na poskytovanie služieb. Pred tým, ako oddelenie nákupu môže zakúpiť materiál v systéme SAP, musí byť nakonfigurovaná jedinečná infraštruktúra oddelenia.
Ak chcete navrhnúť štruktúru, ktorá najlepšie vyhovuje potrebám firmy, musíte pochopiť organizačnú štruktúru SAP a rozhodnutia, ktoré musí nákupné oddelenie urobiť.
SAP Nákup organizačnej štruktúry
Každé oddelenie nákupu je jedinečné, ale organizačná štruktúra definovaná v rámci SAP umožní spoločnosti prijať osvedčené postupy s cieľom maximalizovať výhody systému.
- Organizácia nákupu - ide o najvyššiu úroveň nákupnej infraštruktúry. Nákupná organizácia je definovaná ako skupina nákupných aktivít, ktorá je spojená s celou alebo so špecifickou časťou podniku.
Ak má spoločnosť veľké množstvo geograficky nezávislých miest, potom každá oblasť môže mať vlastnú nákupnú organizáciu. Malý podnik s jednou alebo dvoma miestami však môže používať iba jednu nákupnú organizáciu.
- Skupina nákupu - skupina nákupov môže byť definovaná ako osoba alebo skupina osôb, ktoré sa zaoberajú určitými výrobkami alebo skupinou produktov, ktoré sú zakúpené prostredníctvom nákupnej organizácie.
Vo väčších organizáciách sú v nákupnom oddelení často skupiny nákupných odborníkov, ktorí pracujú s určitými dodávateľmi alebo druhmi dodávateľov.
Nákupné doklady
Existuje niekoľko nákupných dokumentov, ktoré používa nákupné oddelenie v systéme SAP.
- Požiadavka na nákup - Ak je výrobok požadovaný prostredníctvom procesu plánovania výroby, môže sa vytvoriť požiadavka na nákup. Produkty a služby, ktoré nie sú súčasťou procesu plánovania, je možné vyžiadať ručne použitím objednávky na nákup.
Požiadavku môžu vytvoriť autorizovaní používatelia a buď budú požadovať položky z webového katalógu alebo zadaním požiadaviek priamo do systému SAP . Ak sa požaduje položka, ktorá nebola predtým zakúpená, môže sa vytvoriť a poslať žiadosť o ponuku existujúcim alebo novým dodávateľom.
- Žiadosť o ponuku - Ak produkt nie je možné kúpiť od zmluvného dodávateľa alebo ak cena a kvalita nie sú prijateľné, nákupné oddelenie môže poslať nových alebo existujúcich dodávateľov Žiadosť o ponuku (RFQ).
Dodávateľ môže poslať RFQ a poslať späť svoju najlepšiu cenu a podmienky pre položky.
- Citácia - Keď dodávateľ zasiela svoje ponuky, môžu byť zadané do SAP a potom nákupné oddelenie môže skontrolovať a porovnať.
Možno existuje nejaké rokovanie s dodávateľmi o najlepšej ponuke, kde sa oddelenie nákupu pokúsi získať výhodnejšie dodacie lehoty, zľavy alebo náklady na prepravu.
- Nákupná objednávka - ide o obchodný doklad vydaný nákupným oddelením predávajúcemu, ktorý identifikuje požadovaný produkt alebo službu, množstvá a dohodnutú cenu dohodnutú dodávateľským a nákupným oddelením.
Systém je možné nastaviť tak, aby predajca musel potvrdiť, že dostal objednávku.
Tiež je možné požiadať dodávateľov, aby odoslali upozornenie na dodanie, aby bolo možné vedieť, kedy majú byť doručené položky .
- Zmluvy - Namiesto jediného nákupného príkazu s predajcom je možné vytvoriť kontakt, v ktorom dodávateľ súhlasí s odoslaním určitého množstva položiek za určité časové obdobie.
Zmluva môže byť tiež zmluvou o cenách, kde namiesto množstva; kontakt je pre celkové množstvo tovaru zakúpeného počas určitého obdobia.
- Dohoda o plánovaní - táto zmluva s predajcom znamená, že v priebehu časového obdobia bude k dispozícii zmluva na dodanie položiek v plánovaných intervaloch.
Funkcia nákupu SAP bola navrhnutá tak, aby jej používatelia mohli pomôcť svojim organizáciám poskytnúť svojim zákazníkom zákazky, ktoré zákazníci požadujú, keď títo zákazníci chcú tieto objednávky - a to dosiahnutím čo najmenšieho množstva zásob.
Tento článok o nákupoch SAP bol aktualizovaný spoločnosťou Gary Marion, odborníkom na logistiku a dodávateľský reťazec.