Okrem základných administratívnych funkcií je administratívny asistent a výkonný tajomník tiež zodpovední za písanie alebo prípravu správ, organizovanie a plánovanie schôdzí, prehodnocovanie prichádzajúcich správ s cieľom určiť ich význam, pripraviť programy pre zasadnutia správnej rady, zabezpečiť cestovanie, zostaviť zápisnicu zo stretnutia, výskum, príprava korešpondencie a dohľad a školenie zamestnancov na nižších úrovniach.
Tieto úlohy môžu vyžadovať rôzne úrovne skúseností a majú niektorý z týchto podobných pracovných titulov:
- Pomocník pre správu na úrovni úvodnej úrovne
- asistent v administratíve
- Vedúci administratívny asistent
- Výkonný tajomník
- Vysoký výkonný tajomník
- Správcu Office
- Senior Office Manager
Poznámka: Právne a lekárske asistenčné stanoviská sú úplne odlišné a vyžadujú osobitné vzdelanie požadované v profesii, v ktorej pracujú.
Rozdiely medzi administratívnymi asistentmi a výkonnými tajomníkmi
Úlohy výkonných tajomníkov a administratívnych asistentov sa značne prekrývajú a rozdiely v rolách sa môžu líšiť podľa organizácie. V niektorých prípadoch sa výkonný tajomník zameriava na viac administratívnych povinností pre manažéra alebo vedúcich pracovníkov, ako je naplánovanie stretnutí, plánovanie ciest, spracovanie písomných oznámení a dokonca aj vedenie účtovníctva. Administratívny asistent sa môže sústrediť na viaceré úlohy obchodných operácií a prevziať vedúcu úlohu v niektorých funkciách, vytvárať programy pre schôdze alebo konferencie, riadiť rozpočty a zaobchádzať s fakturáciou dodávateľov.
Od administratívnych asistentov sa môže vyžadovať špecializované vzdelávanie v niektorých prípadoch, keď je riadenie obchodných operácií kritické.
Základné zručnosti práce
Obaja výkonní tajomníci a administratívni asistenti majú základnú sadu pracovných zručností, ktoré sú nevyhnutné pre každú úlohu. Patria medzi ne mimoriadne organizačné schopnosti, vynikajúce písomné a ústne komunikačné schopnosti, ako aj dôraz na detail a profesionalitu.
Musia mať technickú spôsobilosť s nástrojmi na automatizáciu kancelárskych prác vrátane softvérových náležitostí, ako sú Microsoft Word, Excel a PowerPoint, rovnako ako účtovnícke nástroje ako QuickBooks .
Administratívny asistent alebo výkonný tajomník malého úradu
V malej kancelárii sú zodpovednosti administratívneho asistenta alebo výkonného tajomníka väčšinou vykonávané rôznymi zamestnancami. Niektoré práce môžu byť vykonané samotnými vedúcimi spoločnosti a úlohy správneho asistenta alebo výkonného tajomníka môžu zahŕňať väčšiu škálu zodpovedností podľa potreby v menšej organizácii.
Administratívny asistent alebo výkonný tajomník stredného úradu
Vzhľadom k tomu, že sa zvyšuje veľkosť spoločnosti, zvyšuje sa potreba osoby, ktorá je vysoko organizovaná a môže vykonávať rôzne úlohy. Platí to najmä pre vedúcich pracovníkov, ktorí prevádzkujú spoločnosti vyžadujúce vysokú úroveň dôvernosti a integrity pre podnikanie, ktoré sa vykonáva.
Administratívny asistent alebo výkonný tajomník veľkého úradu
Je bežné, že veľký úrad má niekoľko administratívnych asistentov a / alebo výkonných tajomníkov. Pri tejto veľkosti spoločnosti je zvyčajne potrebné mať vedúceho kancelárie, ktorý koordinuje personál, ktorý obsluhuje riaditeľov spoločnosti.
V niektorých prípadoch bude administratívny asistent sprevádzať exekutívu na dlhé služobné cesty, aby pomohol pri usporiadaní stretnutí, plánovaní a ďalších dôležitých organizačných úlohách.