Poznatky získané pri plánovaní a realizácii podujatí Y-ME v Deň matiek
Osobitnými plánovačmi udalostí - najmä v neziskovom svete - viete, že organizovanie podujatia na vonkajšie účely je skvelým nápadom. Tieto typy udalostí, rovnako ako iné komunitné nápady na fundraising, vyžadujú, aby sa plánovanie na budúci rok začalo bezprostredne po skončení tohtoročného fundraisingu . Je dôležité spomenúť udalosť a diskutovať o tom, čo prebehlo dobre a čo by mohlo byť vylepšené, kým udalosť je stále čerstvá v myslach tímu.
Diskusia o úspechoch a zlepšeniach zabezpečuje, že tieto funkcie môžu byť zahrnuté alebo vylepšené pre budúci rok. Takéto proaktívne plánovanie dodáva sponzorom aj hodnotu. A nevyhnutne, všetky úspešné spoločenské prechádzky dúfajú, že rastú a rozširujú sa z roka na rok.
Je dôležité, aby ste sa sústredili na primárny cieľ organizovania takýchto podujatí: fundraising. Pre tých plánovačov udalostí, ktorí predtým mali spoločnú prechádzku, sa jedna z najdôležitejších časov plánovania skutočne stane po ukončení chodu. Ak sa chcete dozvedieť viac o mnohých aspektoch plánovania a realizácie kampane na zhromažďovanie finančných prostriedkov v komunite, získame zákulisný pohľad na udalosť dňa matky, ktorú organizovala organizácia Chicago Y-ME.
Deň matiek Y-ME Matka Deň rakoviny prsníka Fundraiser Walk
Y-ME bola založená v roku 1979 dvomi prežilcami rakoviny prsníka. Nezisková organizácia bola známa svojou viacjazyčnou národnou horúcou linkou pre pacientov s rakovinou prsníka.
Program získal slávu ako jediná 24-hodinová horúca linka bezplatná v celej krajine, ktorá bola vybavená výlučne preživšími pacientmi s rakovinou prsníka, ktorí sú vyškolení odborní poradcovia. Organizácia tiež organizovala každoročnú prehliadku zbierok na Deň matiek, ktorá podporovala ich programy a služby. Späť V roku 2007 Y-ME získal viac ako 7 miliónov dolárov s takmer 43 000 chodcami z 12 miest.
V roku 2008 sa zúčastnilo 15 miest. Bohužiaľ, Y-ME zatvorila svoje dvere v roku 2012, ale dedičstvo svojho ročného fundraiseru zostáva veľkou prípadovou štúdiou pre neziskové organizácie.
Veľká časť úspechu získania finančných prostriedkov spoločnosti Y-ME je možné pripísať organizovanému prístupu k plánovaniu a najprv sledovať najdôležitejšie ciele. Liz Klug, bývalý riaditeľ špeciálnych podujatí, povedal po svojom rekordnom roku 2007: "Máme plán na rôzne body v čase počas procesu plánovania. Takže podnikneme kroky na podporu tých najkritickejších bodov v čase, aby sme sa uistili, že sme úspešní. Napríklad v meste, kde môžeme hostiať podujatie po prvý raz, musíme sa zamerať na to, aby sme sa uistili, že máme skvelé miesto a miesto, kde sa ľudia budú chcieť vrátiť. Po ceste sa môžeme zamerať na to, kde kaviarne opustíme brožúry. "Pozrime sa na to, ako Klug a tím na plánovanie udalostí Y-ME usporiadali takú úspešnú udalosť.
Plánovanie Krok 1: Analýza čísel
Hosting spoločenskej prechádzky alebo podobnej udalosti si vyžaduje spojenie niekoľkých rôznych základných cieľov, ale v konečnom dôsledku združenie alebo charitatívna organizácia hostiteľskej akcie to robí, aby získala peniaze na svoju vec.
Preto sa prvý krok pri plánovaní ďalšej udalosti stane, keď súčasná udalosť skončí a väčšina tejto práce obklopuje "čísla".
"Pozorne sme sa pozreli na čísla po skončení podujatia," vysvetľuje Liz Klug. "Porovnávali sme, ako sme robil tento rok oproti predchádzajúcemu roku. Pozreli sme sa na skúsenosti účastníka. Hodnotili sme naše kategórie sponzorstva. Odpovedali sme na akékoľvek okamžité e-maily o udalostiach. "Projektanti udalostí tiež urobia okamžité kroky, aby zabezpečili, že všetci, ktorí sa zúčastnia tohtoročného podujatia, budú pokračovať v budúcom roku.
Klug tiež vykopal do detailov. Vo svojich hodnoteniach sa pozerala na všetko od počtu dobrovoľníkov, ktorí sa podieľali na množstve distribuovaných tričiek. Potom sa pýta, či potrebuje viac alebo menej na budúci rok.
Plánovanie časovej osi
Pre tých, ktorí organizujú spoločenskú hromadnú prechádzku, je dôležité vedieť, aké kroky by sa mali riešiť v rôznych časoch.
Väčšina neziskových organizácií nemá luxus mnohých zamestnancov a členov dobrovoľníckych výborov, ktorí riadia úspech udalosti. Ale plánovatelia si uvedomujú, že musia zabezpečiť, aby úzko spolupracovali s kanceláriou starostu mesta a verejnými prácami, aby sa udalosť dostala do verejného kalendára.
Klug navrhuje, aby sa prvý krok po analýze minuloročných čísel zameral na nábor podnikov. Ak udalosť nie je novým programom, je dôležité získať firemnú podporu pre budúci rok hneď po skončení tohtoročného podujatia. "Zamerali sme sa na obnovenie sponzoringu, keď sme doručili správu o záverečnej udalosti," hovorí Klug. Tiež ponúka tieto zaujímavosti pre plánovačov, ktorí majú záujem organizovať spoločnú prechádzku ako akciu na získavanie finančných prostriedkov:
- Identifikujte firemných sponzorov
- Rozvíjajte programy pre prechádzky
- Určenie aktivít udalostí
- Začať nábor
- Dokončiť logistiku udalostí
- Podržte udalosť
- Držte udalosť "ďakujem"
- Vyhodnoťte a začnite nasledujúcu udalosť
Spoločnosť Y-ME by tiež najala externú logistickú firmu, aby zvládla mnohé z jej logistických požiadaviek. Jedným z najviac užitočných bolo zavedenie online registračného systému.
Úspech pri registrácii online
Spoločnosť Y-ME sa rýchlo dozvedela o dôležitosti používania internetu na registráciu online a odvtedy sa dôrazne zasadzuje za používanie technológie na online registráciu a fundraising.
Investovali do online systému riadenia vzťahov, ktorý slúžil ako internetová stránka pretekov v roku 2003. Tento typ systému slúži ako osobná webstránka pre dobrovoľníkov, aby urobili personalizované odvolania na darovanie a iné zapojenie. Zachytáva informácie do jedinej databázy a slúži ako nástroj pre kapitánov družstva, ktorí povzbudzujú svojich členov.
Online účastníci sa zvýšili zo 4 000 na 11 594. Online dary sa zvýšili z 5 000 na 19 650. Tím Y-ME veril, že prispel k dosiahnutiu cieľa vo výške 2,35 milióna dolárov a ako bonus technológia znížila administratívne náklady o približne 20 000 dolárov.
Takýto systém môže slúžiť aj ako dôležitý komunikačný nástroj, ktorý organizácii umožňuje sledovať a pokračovať v zapájaní osôb po skončení samotného preteku.
Časovka pretekov dňa
Prechádzky v Spoločenstve sú najčastejšie ráno. V závislosti od zložitosti označenia a umiestnenia môže nastavená udalosť zvyčajne začať už týždeň pred udalosťou, pričom väčšina aktivít sa deje niekoľko dní pred prechádzkou.
Keď Y-ME plánuje svoju každoročnú akciu na získavanie finančných prostriedkov, tím sa zvyčajne pokúsi obmedziť oblasť, kde prešli, takže nevyžaduje značné množstvo času na vykonanie určitých operatívnych úloh, napríklad vypínanie ulíc. Ich prechádzka bola vo všeobecnosti nekonkurenčná, a tak tiež pomáha, že nemuseli brať do úvahy požiadavky potrebné pre konkurencieschopnejšie pretekárske prostredie.
Rozvrh pre samotný deň pretekania zvyčajne prebiehal nasledovne:
- Tím plánovania udalostí prichádza (2,5 hodiny pred prechádzkou)
- Dobrovoľnícke prihlásenie (2 hodiny pred prechádzkou)
- Sponzor Registrácia a inštalácia (2 hodiny pred prechádzkou)
- Registrácia začína (1,5 hodiny pred prechádzkou)
- Nastavenie štartovacej linky (30 minút pred prechádzkou)
- Otváracie ceremoniály (10 minút pred prechádzkou)
- Preteky začínajú
- Hlavná scéna zábavy začína (1 hodina od začiatku prechádzky)
- Oficiálna hlavná etapa Poznámky (po ukončení prechádzky, 1,5 hodiny)
- Program oficiálne skončí (3 hodiny po chôdze)
- Rozpis udalostí začína (po oficiálnom ukončení udalosti)
Tipy pre plánovanie spoločenskej prechádzky alebo behu
Pre organizácie, ktoré sa zaujímajú o spoločnú prechádzku alebo beh v komunite, Klug ponúka niekoľko návrhov, ktoré pomôžu zabezpečiť úspešnú udalosť .
- Začnite s teplými vedeniami, vrátane dobre prepojených dobrovoľníkov, sponzorov alebo veľkého tímu. Definujte merateľné výsledky.
- Vyhodnoťte súťažiace udalosti vo vašom meste / mieste, aby ste určili svoje najlepšie postupy a oblasti na zlepšenie.
- Spolupracujte s kanceláriou a parkami mesta starostov, aby ste prediskutovali potrebné povolenia a logistiku vašej udalosti: čas, miesto, počet účastníkov. Uistite sa, že ste pripravení na tieto stretnutia.
- Pochopte svoj rozpočet a uistite sa, že pre novú udalosť udržujete prevádzkové náklady na 25-30%. Niektoré charity sa budú usilovať o 15-20% celkových výdavkov.
- Zabezpečte sponzorov, aby absorbovali 100% prevádzkových nákladov vašej akcie.