Ako znížiť zbytočné výdavky
Niekoľko spoločností si však uvedomuje najlepšie spôsoby, ako rozvíjať politiku kreditných kariet. Mnoho majiteľov podnikov má vždy túžbu vytvoriť tieto politiky, ale chýba smer, ako to urobiť. Z tohto dôvodu je tu jasný opis toho, ako firmy môžu efektívne vytvárať politiky zamestnancov kreditnej karty.
Zodpovednosť držiteľa karty
Ak spoločnosť vydáva svojim zamestnancom kreditné karty, musia sa stanoviť pravidlá, ktorými sa riadi používanie karty. Zamestnanci by mali byť zodpovední za bezpečnosť karty, ako aj za súkromie akýchkoľvek informácií týkajúcich sa spoločnosti. Zamestnanci by mali zabezpečiť, aby bola karta udržiavaná na bezpečnom mieste, karta nie je podvodná a identifikačné číslo karty je chránené. Spoločnosť by tiež mala uviesť, že podnikateľská kreditná karta je obmedzená len na to, aby ju zamestnanec použil, a nie žiadna iná osoba.
Odhalenie limitov výdavkov
Spoločnosť by mala mať možnosť navrhnúť pravidlá, ktoré diktujú činnosti alebo transakcie, na ktorých by sa kreditná karta mala používať.
V skutočnosti by výdavky mali byť obmedzené na potreby konkrétnych zamestnancov. Každé oddelenie by malo mať svoje vlastné limity výdavkov. Ako spoločnosť je dobré informovať každého zamestnanca o limitoch výdavkov v čase vydania . Okrem toho by každý zamestnanec nemal prekročiť tento limit, a ak niekto urobí, zaplatí za limitné poplatky.
A nakoniec, kreditné karty spoločnosti by nikdy nemali byť použité na zálohové platby.
Pravidelná správa o používaní
Každá spoločnosť by mala mať zamestnancov zodpovedných za používanie každej kreditnej karty spoločnosti. Povedzme, že na konci každého mesiaca by každý zamestnanec mal podrobne vysvetliť všetky poplatky, príjmy a správne účtovné kódy. Každý zamestnanec by mal zabezpečiť, aby priložili výpisy výdavkov do mesačného výkazu pred predložením spoločnosti na účely overovania. Všetky tieto kroky by mali byť vykonané včas, aby sa zabránilo oneskoreným platbám. Tým sa zabezpečí, že spoločnosť bude s ľahkosťou sledovať mesačné výdavky a zjednodušuje sa auditovanie.
Žiadne použitie kariet na individuálne výdavky
Spoločnosť by mala byť veľmi prísna na používanie kreditnej karty zamestnanca v tom, že nikto nemôže používať na osobné výdavky. Stručne povedané, používanie karty by sa malo obmedziť na činnosti súvisiace s podnikaním. Definícia osobného použitia je v tomto prípade nákladom, ktorý nesúvisí s prevádzkou podniku. Spoločnosť by mala byť veľmi náročná na každého zamestnanca, ktorý kartu používa na svoje vlastné platby.
Použitie Recenzie
Ak spoločnosť vydá zamestnanecké kreditné karty, odporúča sa vykonať prehliadku karty po určitej dobe.
Preskúmanie karty by mal vykonávať najbližší vedúci zamestnanca spolu s členom účtovného oddelenia spoločnosti. Vedúci zamestnanca by mal zabezpečiť, aby používanie karty bolo obmedzené na to, na čo bolo určené. Na druhej strane účtovné oddelenie by malo overiť, či sú všetky doklady o príjme a iné výdavkové doklady predložené zamestnancom autentické.
Preto by každá spoločnosť mala mať účinnú a spoľahlivú politiku kreditných kariet zamestnancov, ktorá by zabraňovala zneužitiu karty jednotlivcami. Umiestní spoločnosť do dobrého finančného postavenia, pretože žiadny zamestnanec nebude zneužiť svoju kartu na osobné výdavky. Spoločnosť by tiež mala zabezpečiť, aby vedúci útvaru a účtovné oddelenie pochopili všetky aspekty politiky.