Teraz ste pravdepodobne zvážili, či skutočne potrebujete najať a zaplatiť ďalšiemu zamestnancovi, aby vám pomohol pri práci. Skôr než napíšete popis práce a začnete s rozhovormi, venujte si čas na zváženie, či môžete splniť niektoré alebo väčšinu funkcií, ktoré môže správca alebo výkonný tajomník využívať pomocou technológie.
To, čo oddeľuje túto kanceláriu od ostatných kancelárskych a administratívnych pracovných miest, je úroveň zodpovednosti a dôvernosti spojená s touto pozíciou. Okrem základných administratívnych funkcií je administratívny asistent alebo výkonný tajomník tiež zodpovedný za písanie / prípravu správ, organizovanie / plánovanie schôdzí, preskúmanie prichádzajúcej korešpondencie s cieľom určiť jej význam, pripraviť agendy na dôležité stretnutia, zabezpečiť cestovanie a vyplniť medzery robiť všetko, čo je potrebné, napríklad podanie, ktoré vám pomôže udržať si organizáciu, a preto sa zameriavate na svoje pracovné povinnosti.
Titul a plat za tohto jednotlivca určujú, aký bude vyšší ich úloha:
- Pomocník pre administráciu na úrovni vstupu
- asistent v administratíve
- Vedúci administratívny asistent
- Výkonný tajomník
- Vysoký výkonný tajomník
- Správcu Office
- Senior Office Manager
Vzhľadom k tomu, že sa zvyšuje veľkosť spoločnosti, zvyšuje sa potreba osoby, ktorá je vysoko organizovaná a môže vykonávať rôzne úlohy.
Toto je obzvlášť potrebné pre vedúcich pracovníkov, ktorí riadia spoločnosť, aby udržiavali vysokú úroveň dôvernosti a integrity pre podnikanie, ktoré prebieha. Preto je to kritická pozícia v spoločnosti a tá, ktorá by mala vyžadovať dôkladný popis práce a proces prijímania.
Prvým úlohou je pripraviť popis práce pre nový nájom založený na oblastiach práce, ktoré ste vy, správca nájmu verí, že môže byť najlepšie riešený niekým iným, aby ste mohli pokračovať v raste a riadení spoločnosti , Existujú rôzne verzie popisov práce, ako je tento, ale nakoniec len viete, čo budete potrebovať, a preto bude potrebná určitá úroveň prispôsobenia, aby ste vytvorili popis práce, ktorý vám vyhovuje a ktorý sa týka vašich osobných preferencií.
Po vytvorení popisu práce nájdite miesto na inzerciu práce, napríklad na Indeed.com alebo Monster. Bolo to moje skúsenosti, že kandidáti sa okamžite začnú uchádzať o pozíciu, ak ste to správne formulovali a opísali typ pracovného prostredia, v ktorom budú pracovať. Takže sa uistite, že vytvorený popis práce neznemožňuje prácu.
Musí byť dobre napísané a lákavé, aby pritiahlo tých správnych kandidátov.
Akonáhle máte svojich najlepších kandidátov, ďalším krokom je ich rozhovor a v ideálnom prípade je to osobný rozhovor, pretože tento kandidát, ak bude prijatý, bude mať s vami vysoký čas tváre a je najlepšie vedieť, či je čo najskôr. Použite tieto otázky na rozhovor, aby ste mohli riadiť tento proces.
Nájdenie správneho administratívneho asistenta alebo výkonného tajomníka môže urobiť celý rozdiel vo vašom pracovnom dni a vo veľkej miere to, aké úspechy budete mať, keď máte čas na zamerať sa a riadiť svoju firmu.
Ďalšie popisy práce:
Recepčný:
Zdravotnícky tajomník alebo výkonný asistent: