Buďte flexibilní
Nezamknite sa do konkrétnych termínov. Buďte ochotní presunúť prílety a / alebo odlety na nižšie dni alebo obdobia obsadenia, aby ste dosiahli lepšiu rýchlosť.
Vykonajte svoj výskum
Ak sa počas vašich termínov bude stať ďalšia veľká udalosť, inventár miestností bude pravdepodobne nízky a za zvýhodnené ceny.
Myslieť dopredu
Začnite zmluvné rozhovory čo najskôr, ako môžete. Je to plánovač na trhu (zatiaľ) a hotely sa túži zamknúť v budúcom podnikaní. Ale pozorne sledujte hotelové predpovede. Keďže úroveň podnikov sa stabilizuje a stúpa, tak budú ceny izieb. Tiež sa uistite, že máte flexibilitu na úpravu dlhodobých zmlúv, aby ste zohľadnili nové trendy návštevnosti / rezervácie.
Alebo žiť v momente
Krátkodobé rezervácie môžu priniesť aj výrazné úspory. V tejto ekonomike niektoré hotely ponúkajú zľavy pre plánovačov, ktorí sú ochotní hostiť udalosti v tesnom časovom okamihu.
Urobte to jednoduché
Buďte jasní o vašej hodnote a tom, čo chcete na oplátku. Poskytnite podrobnú žiadosť o ponuku, v ktorej uvediete, čo potrebujete (ubytovanie, priestor na stretnutie a cenový rozsah), čo by ste chceli (koncesie) a akú máte časovú os pre odpoveď.
Nechajte ich vedieť, kto ste
Nepredpokladajte, že hotely vedia. Uveďte podrobnosti o vašej spoločnosti a vašich účastníkoch, aby ste preukázali, prečo vy (a oni) stojí za to úsilie, najmä priestorové a výdajové údaje z predchádzajúcich rokov.
Konzistencia sa počíta
Buď lojálnym klientom roky? Nebojte sa pripomenúť hotelom vaše súčasné (a budúce) odhodlanie.
Ale nedovoľte, aby táto oddanosť vás zabránila nakupovať, aby ste sa uistili, že dostanete najlepšiu cenu za svoje peniaze.
Hľadajte koncesie
Hotel sa nezmení na sadzbu? Možno môžu pomôcť inými spôsobmi. Požiadajte o výhody, ako sú upgrady miestností, znížené poplatky za rezort, bezplatnú posilňovňu alebo prístup WiFi alebo dokonca bezplatné recepcie. Nebudete vedieť, čo by ste mohli dostať, ak sa nikdy nespýtate. Buďte opatrní, ale žiadajte viac, než je zmysluplné pre veľkosť vašej skupiny a nedovoľte, aby sa koncesné hádky dostali do cesty inak dobrého vzťahu.
Venujte pozornosť jemnej tlači
Zatrieľovacie klauzuly, sankčné poplatky, poplatky za zrušenie alebo storno - uistite sa, že opatrne prechádzate malým písmom. Môžu byť pokuty zrušené, odložené alebo dohodnuté? Môžu izby predať bez penalizácie?
Byť aktívny
Požiadajte o právo na audit, aby ste mohli skontrolovať zoznam hostí na vašom zozname účastníkov. Môžete získať kredity pre neskorých registrujúcich, skorých odchodov alebo účastníkov, ktorí si rezervujú mimo blok? Dokonca by mohlo byť možné získať úver pre návštevníkov konvenčných centier, ktorí "chodili" do iných hotelov (keď sú hostia poslaní do iných nehnuteľností v dôsledku nadmerného predaja hostiteľským hotelom) alebo pre nekonvenčné show.