Kroky na kontrolu nákladov a na ochranu spodnej línie spoločnosti
Ak ste zamestnávateľ, ktorý má zamestnancov, ktorí vynakladajú výdavky v procese podnikania, vynikajúcim spôsobom sledovania týchto výdavkov a kontrolných nákladov je firemné kreditné karty pre zamestnancov. Používané správne, firemné kreditné karty vám môžu pomôcť dosiahnuť mnohé z vašich obchodných cieľov. Bohužiaľ, môžu sa tiež ukázať ako odhodlanie vás aj vašich zamestnancov, pretože pripravujú cestu k firemnému voľnému pádu alebo aspoň niekoľkým priechodom po rebríku.
Čo je firemná kreditná karta?
Firemné kreditné karty sú skupina dohôd, ktoré sú oddelené a odlišné od osobných a malých podnikateľských úverov. Spoločnosť môže svojim zamestnancom poskytnúť firemné kreditné karty na účtovanie schválených výdavkov súvisiacich s podnikaním, zvyčajne cestovnej povahy. Podniková kreditná karta sa zvyčajne vydáva v mene spoločnosti a s menom zamestnanca na ňom. Na rozdiel od osobných a malých podnikových kreditných kariet vydávajú firemné kreditné karty len málo organizácií. Vydávajú sa tiež priamo medzi podnikateľským subjektom a emitentom.
Poznávanie pravidiel
Bez ohľadu na to, odkiaľ pochádza podniková kreditná karta, malo by byť prijaté s plným pochopením toho, ako funguje. Toto platí nielen pre osobu, ktorá kartu používa, ale aj pre spoločnosť. To zabraňuje mnohým nedorozumeniam, ktoré môžu stáť všetkým. Prvým z nich je ten, kto je zodpovedný za platbu.
Niektoré karty obsahujú ustanovenie, že aj napriek tomu, že je obchodnou kreditnou kartou, je zamestnanec zodpovedný za to, aby sa ubezpečil, že sa platba uskutočňuje. Pre ostatných je za platbu zodpovedná spoločnosť, pre ktorú pracuje zamestnanec.
Uvedenie pravidiel do činnosti
Jedným z hlavných prínosov používania firemných kreditných kariet je fakt, že umožňujú zamestnávateľom podrobnejšie monitorovať výdavky svojich zamestnancov, najmä keď sú mimo kanceláriu na cestách.
Každá spoločnosť, ktorá vydáva firemnú kreditnú kartu, by mala zabezpečiť, aby jej pravidlá týkajúce sa postupov, obmedzenia výdavkov a obmedzení chápali a nasledovali zamestnanci. Napríklad niektoré náklady, ako napríklad letenky a požičovne áut, môžu byť umiestnené na kreditnej karte , zatiaľ čo náklady, ako sú paliva a mýta, musia pochádzať z vrecka zamestnanca.
Zamestnanci by mali tiež chápať, že aj keď sú schválené poplatky osobitnej povahy, im stále môžu byť uložené limity. Pravidlá, ako je toto, môžu byť aplikované širokou štetkou alebo podľa určitých kategórií obchodníkov. Napríklad spoločnosť môže schvaľovať určitý limit výdavkov na stravu, najmä ak sa klienti bavia, ale ak ten istý zástupca rozhodne, že chce poslať kvety klientovi, to nemusí byť povolené. Predchádzajúce obmedzenia výdavkov na kartu môžu obmedziť tento typ výdavkov.
Vyhnúť sa nástrahám
Kedykoľvek sa vydáva firemná kreditná karta, zamestnanec by mal pochopiť, ako môže byť táto karta použitá. Niektoré spoločnosti dokonca poskytujú školenia o používaní firemných kreditných kariet, takže základné informácie o ich používaní sú spoločné pre každého a nikto nemôže povedať, že si neboli vedomí vydávania pravidiel.
Hlavným rizikom podnikových kreditných kariet je, keď zamestnanci premiešajú osobné a obchodné využitie . Samozrejme, v žiadnom prípade by sa nemali účtovať osobné výdavky na podnikovú kreditnú kartu. Našťastie, s týmito správnymi ovládacími prvkami na tejto karte môžu byť tieto druhy výdavkových problémov kontrolované a eliminované. Vo väčšine prípadov sa tieto problémy vyskytujú vtedy, keď zamestnanec chce vynechať ťažkosti pri uskutočňovaní dvoch rôznych transakcií naraz, a myslí si, že "neskôr môžem uhradiť spoločnosť". Na druhej strane sa v mnohých prípadoch toto zúčtovanie nikdy nekoná a zamestnanec sa nastaví na kolízny kurz s vedením spoločnosti.
Liberálne uplatňovanie spoločného zmyslu
Ak existuje nárast použitia firemných kreditných kariet , je to schopnosť, ktorú spoločnosti musia udržiavať zamestnancov vedomí toho, že sa pozerajú.
To by však nemalo byť dôvodom na znepokojenie. Mala by zamestnancov upozorniť, že ich výdavky v mene podnikania sú dôležité a že by mali uplatňovať zdravý rozum v spôsobe, akým trávia firemné pokladne. Čokoľvek iné negatívne ovplyvňuje spodnú líniu spoločnosti, čo ovplyvňuje aj zamestnancov.