Nový list o uvítaní zákazníkov je cennou súčasťou získavania nových klientov , najmä ak je vaša firma zameraná na osobné vzťahy. Užívanie času na napísanie nového listu o uvítaní zákazníkov má niekoľko výhod, vrátane:
- Ukazuje vašim zákazníkom, že hodnotíte ich podnikanie
- Oficiálne predstavuje vašu spoločnosť pre nových zákazníkov
- Uisťuje nových zákazníkov, že urobili správne rozhodnutie pri výbere vašej spoločnosti
- Poskytuje dôležité kontaktné informácie
Tento podrobný tutoriál vás prevedie novým formátom uvítacieho listu zákazníka a sekciami, ktoré obsahuje, takže ho môžete použiť ako šablónu vo svojej vlastnej firme.
01 - Hlavičkový papier spoločnosti
Váš nový list o uvítaní zákazníkov by mal byť vytlačený na hlavičke spoločnosti, alebo aspoň obsahovať vaše kontaktné informácie.
Profesionálny hlavičkový papier s firemnou značkou je vynikajúcim spôsobom, ako posilniť svoju značku prostredníctvom vašich uvítacích listov a všetkej klientskej komunikácie. Ak však nemáte hlavičkový papier pre Váš nový zákaznícky list, mali by ste obsahovať:
- Meno spoločnosti
- Spiatočná adresa
- Telefónne číslo
- Emailová adresa
Môžete tiež zahrnúť faxové číslo, firemné webové stránky a akékoľvek ďalšie metódy kontaktov, ktoré máte k dispozícii.
02 - Adresa a adresa príjemcu
Začiatok nového listu o uvítaní zákazníkov by mal obsahovať dátum listu a poštovú adresu príjemcu, všetky zarovnané vľavo.
Pole adresy príjemcu by malo typicky obsahovať:
- Celé meno (s predponou)
- nadpis
- spoločnosť
- Mailová adresa
03 - Pozdrav
V tejto časti vášho nového uvítacieho listu pre zákazníkov zvyčajne pozdravíte príjemcu podľa mena, za ktorým nasleduje dvojbodka.
Či už pozdravíte príjemcu s jeho krstným menom (napr. Jane), alebo viac formálne, predpona a priezvisko (tj., Vážená pani Doeová) bude závisieť od vášho vzťahu so zákazníkom.
04 - uvítacia správa
Otvorená veta nového uvítacieho listu zákazníka prichádza po pozdravu a musí obsahovať uvítaciu správu pre zákazníka.
Tu je príklad úvodnej vety v novom uvítacom liste:
"V mene všetkých zamestnancov spoločnosti Smith Consulting by som rád využil túto príležitosť, aby som Vás privítal ako nového zákazníka a sme nadšení, že vás máme s nami."
05 - Úvod do spoločnosti
Telo vášho nového listu o uvítaní zákazníkov by malo obsahovať úvod do vašej spoločnosti, ako aj zopakovanie vašich schopností.
Tu je príklad zavedenia spoločnosti:
"V spoločnosti Smith Consulting sme hrdí na to, že ponúkame našim zákazníkom citlivé, kompetentné a vynikajúce služby. Naši zákazníci sú najdôležitejšou súčasťou nášho podnikania a neúnavne pracujeme na zabezpečení vašej úplnej spokojnosti, a to tak dlho, kým ste zákazníkom . "
V tejto sekcii sa budete tiež chcieť predstaviť sami seba a nechať zákazníka vedieť, akú úlohu budete hrať v jeho alebo jej vzťahu s vašou spoločnosťou.
Tu je príklad osobného úvodu:
"S radosťou vás informujem, že budem vaším hlavným kontaktným miestom v spoločnosti a odporúčam, aby ste sa kedykoľvek skontaktovali so svojimi otázkami, pripomienkami a spätnou väzbou."
06 - Kontaktné informácie
Jednou z najdôležitejších častí nového uvítacieho listu zákazníka je sekcia, ktorá obsahuje rôzne spôsoby kontaktovania vás, to všetko na jednom mieste. Táto časť vášho uvítacieho listu by mala jasne uvádzať, ako a kedy sa môže váš zákazník dostať do kontaktu s vami, keď má otázky alebo iné problémy.
07 - Ubezpečenie
Táto posledná časť vášho nového uvítacieho listu pre zákazníkov by mala zákazníkovi znova poďakovať za svoje podnikanie a následne potvrdiť, že ste ich radi privítali ako zákazníkov a pripravení urobiť to, čo je potrebné, aby ste sa uistili, že sú spokojní.
Cieľom je uzavrieť list na pozitívnu poznámku a ponechať vášho nového zákazníka vítaný, ocenený a dôležitý.
Tu je príklad poslednej vety Vášho nového uvítacieho listu pre zákazníkov:
"Jane, ďakujem vám za zverenie spoločnosti Smith Consulting do vašich najdôležitejších obchodných potrieb.
08 - Ukončenie
Uzavretie Vášho nového uvítacieho listu zákazníka zahŕňa pozdrav (úprimne, pozdravy, pozdravy, skutočné atď.), Váš písomný podpis a vaše meno a titul.
Je dôležité vždy zahrnúť svoj vlastný podpis a nie podpis vytvorený počítačom na prispôsobenie písmena. Váš podpis by mal prechádzať medzi dedičstvom a vaším menom, takže tu budete chcieť nechať niekoľko ďalších miest.