Formátujte profesionálny obchodný list s týmito tipmi
Správne formáty obchodných listov
Obchodné listy v Spojených štátoch používajú štyri spoločné formáty písmen. Variácie sa líšia pre iné krajiny, napríklad dátum je zložený v inom štýle.
Všetky vhodné formáty obchodných listov sú prijateľné, ale blok je bežnejší.
Blokový formát písma: Formát spoločného formátu písmen je formátovaný tak, aby celý text bol zarovnaný s ľavým okrajom. Odseky sú zdvojené a všetky riadky textu sú oddelené. Okraje sú štandardné nastavenie textu na jeden palec. (pozrite si obrázok blokového písma).
Formát polobloku písmen: Pre poloblok je jediný rozdiel medzi poloautomatickým a alternatívnym blokom na rozdiel od toho, aby textový text bol odôvodnený vľavo, prvý riadok každého odseku je odsadený.
Formát alternatívnych blokových písmen: Alternatívny formát blokových písmen presúva spätnú adresu, dátum, uzávierku, názov, názov a podpis na ľavú stranu stránky.
Zjednodušený formát písma : Tento formát má rovnaké vlastnosti blokového písmena s jednou výnimkou, pozdrav alebo pozdrav je odstránený. Je to užitočný formát, keď nepoznáte, že pohlavie príjemcu je muž alebo žena, alebo pani alebo slečna.
Oddiely obchodného listu
- Adresa pre návrat: ak máte hlavičkový papier spoločnosti , môžete preskočiť túto časť. Uveďte celú firemnú adresu a správny obchodný názov. Môžete tiež uviesť svoju e-mailovú adresu alebo telefónne číslo, ak to váš príjemca potrebuje.
- Dátum: Postupujte podľa mesiaca, dňa a roka. Uveďte aktuálny dátum aktuálneho dátumu odoslania písmena.
- Meno a adresa príjemcu: Uveďte celé meno a adresu kontaktu, na ktorý posielate písmeno. V prípade potreby je možné pridať meno osoby spolu s telefónnym číslom.
- Pozdrav: Na pozdrav použite formálny názov osoby a skončíte dvojbodkou pre váš obchodný list.
- Predmet: Jasné uvedenie predmetu písmena vám pomôže, príjemca, rýchlo poznať kontext toho, čo je váš list.
- Telo: Váš orgán by mal začať všeobecným predstavením toho, kto ste a účelu listu. Zahrňte konkrétne odseky načrtnúť problém alebo problém. Zatvorte telo s výzvou na akciu. Každý obchodný list by mal byť stručný a stručný, berúc do úvahy obmedzený čas čitateľa.
- Uzavretie: Tu si môžete vybrať akýkoľvek formálny formát, ako sú "Najlepšie pozdravy" alebo "Úprimne".
- Podpis: Prihláste svoje meno rovnako ako vo svojom liste. Meno a titul: Uveďte celé meno a názov pracovnej pozície.
- Uzávery a CC: ak posielate ďalšie dokumenty, uveďte prílohu a ak niekto iný dostane kópiu listu, uveďte cc. alebo uhlíková kópia druhého prijímača alebo prijímačov.
Môžete zjednodušiť celý proces vytvárania správne formátovaného obchodného listu pomocou programu na spracovanie textu.
V aplikácii Microsoft Word môžete použiť sprievodcu písmenami tak, že prejdete na funkciu "Nástroje", zvolíte "Letters & Mailings" a kliknete na sprievodcu Letter. Sprievodca vás vyzve na každé pole a umožní vám vybrať formát.
Použitie vhodného formátu obchodného listu je jedným z krokov k tomu, aby ste urobili vašu firmu profesionálnejšou. Urobte si čas na vytvorenie správneho dojmu vo vašej firme.