Predpokladá sa, že plánovateľov stretnutí a udalostí prispievajú k písomným formálnym pozvánkam a materiálom na stretnutia, motivačné cesty a iné programy, ktoré organizujú. Nemusí to vyzerať ako ohromujúca úloha, ale je dôležité, aby ste sa riadili určitými krokmi, aby ste sa riadili správnou etiketou a vyhnuli sa chybám dôležitých informácií pre svojich hostí.
Tu je návod:
Vytvorte tému udalostí. Pred písaním formálnych pozvánok a materiálov, plánovači sa musia uistiť, že majú lákavú tému pre program. Nasledujúce otázky pomôžu začať proces brainstormingu: Ide o vzdelávaciu konferenciu, seminár alebo exkurziu? Kde sa koná? Čo je jedinečné v súvislosti s týmto miestom alebo miestom konania? Aký je hrubý plán udalosti? Aké sú niektoré z cieľov programu? Prečo by sa mal účastník zúčastniť? Tieto otázky pomôžu vytvoriť veľkú udalosť.
Vytvorte elektronickú pozvánku. Mnohé formálne pozvánky a materiály pre hlavné udalosti sa teraz presunuli do online registračných systémov kvôli objemu dôležitej logistiky udalostí, ktorú je potrebné zachytiť počas procesu RSVP: hláskovanie mien, kontaktné informácie, stravovacie požiadavky, prístup k zdravotným postihnutím, detaily programu, informácie o aktivitách a ďalšie. Poznámka: Menej komplikované udalosti môžu používať jednu webovú stránku alebo obrázok grafického návrhu odoslaný e-mailom na odoslanie podrobností udalosti a kontaktov RSVP.
Vytvorte vytlačenú pozvánku. V závislosti od charakteru vášho programu alebo udalosti môže výzva na etiketu naznačovať, že by ste mali písať formálne pozvánky a poznámky, aby vašim hosťom vedeli, že si ich skutočne ceníte. To sa líši od materiálov udalosti; namiesto toho zvážte jednoduchú pozvánku, ktorá poskytuje hosťom cenné informácie, vrátane hostiteľa a jeho titulu, témy udalosti, dátumu (dní) a / alebo času a kontaktu RSVP.
Písanie oficiálnych pozvánok na udalosti. V rámci elektronickej pozvánky by ste mali načrtnúť informácie na vysokej úrovni o programe a udalosti. Napríklad, ak ide o motivačný zájazd alebo viacdennú konferenciu, budete chcieť zahrnúť nasledovné: cieľ, hlavný hotel / konferenčné miesto, hlavnú tému, reproduktory (vrátane bios), plán, aktivity, logistiku a detaily o registrácii. Pozvánky a materiály by mali hosťom poskytnúť dôvody zúčastniť sa a mali by vždy obsahovať výzvu na akciu.
Etiketa s pozvánkami začína prehľadom cieľa / miesta konania. Pri písaní formálnych pozvánok a materiálov je vždy najbezpečnejšie predpokladať, že nikto sa nenachádzal na mieste, kde hosťujete program. To znamená, že by ste mali napísať krátky prehľad o destinácii a / alebo hoteli / zariadení / mieste, kde sa program koná. Ak plánujete viacdennú udalosť, uchovávajte tieto informácie na čo najvyššej úrovni, ale uistite sa, že je dostatok informácií na to, aby poskytli hosťom jedinečné poznatky o mieste a prečo by mali s vami investovať svoj čas.
Pozývacia etiketa vyžaduje plán podujatí. Ak plánujete viacdennú udalosť, ako je napríklad program stimulov, pozvánky by mali zahŕňať čo najviac podrobností, aby hostia mohli vhodne plánovať čas s vami. Znamená to, že vaša pozvánka by mala určiť metódy príchodu a časy, kedy sa očakáva účasť, čas na obchodné stretnutia a aktivity (a výber činností), informácie o jedle a informácie o odlete.
Pozývacia etiketa vyžaduje popisy činností. Pri písaní formálnych pozvánok a materiálov poskytnite prehľad rôznych aktivít, ktoré pomôžu hosťom lepšie určiť, čo zodpovedá ich záujmom. Je váš golfový program udalosť 1/2 dňa alebo celý deň? Aká je "trieda" toho rieky, ktorá sa pohybuje? Aký je nadmorský výhľad, na ktorom ste podujatie a aký vysoký bude mať program pre horskú cyklistiku? Aká je dĺžka trvania malej hodiny a čo sa naučí?
Pozývacia etiketa vyžaduje informácie o stretnutí s logistikou. Opäť platí, že ak hostite viacdenný program, hostia musia mať k dispozícii podrobnosti o každej z nasledujúcich položiek:
- Rezervácie letu
- Registrácia udalosti
- Rezervácie izieb
- Letiskové transfery
- Kód oblečenia
- počasie
- Postupy registrácie
- Nenávratné položky
- Hostiteľské kontakty s pracovníkmi
Vytvorte program záverečnej udalosti. Bude to vyzerať inak ako počiatočné pozvánky, ale malo by sa im poskytnúť pozvaní hostia pri príchode alebo tesne pred účasťou na podujatí. Mala by zahŕňať hodinový pohľad na hodiny (je dobré kombinovať hodiny), čo je naplánované, kedy a kde. Ak máte viacero vzdelávacích stôp naplánovaných súbežne, je užitočné načrtnúť tieto skladby v skupinách, aby účastníci vedeli, ktoré témy sú naplánované, kedy a kde.
Vytvorte uvítací list udalosti. Mnoho plánovačov bojuje s tým, aké informácie by mali alebo nemali obsahovať v privítaní. Najlepšou radou je mať jednoduché uvítacie správy a nechať hostí vedieť, že sú vítaní a ocenení. Etiketa pozvánky naznačuje, že list by mal podpísať oficiálny hostiteľ podujatia.
Jednou z položiek s najviac prehliadnutými pozvanými udalosťami je oznámenie o odchode. Ako súčasť uvítacieho listu a príchodu darčekov je dôležité priložiť podrobnosti o tom, ako odchádzajú hostia.
Vytvorte karty menu. Či už plánujete raňajky, obedy alebo večere, hostia vždy ocenia vidieť menu kariet, ktoré načrtávajú položky menu pre každý chod jedla. Poskytuje im niečo, o čom sa hovorí, keď sa zhromažďujú s ostatnými pri stole a umožňuje pracovníkovi čakania rýchlo získať výber hostí od hostí, čo pomáha udržať plán na trati. Poznámka: Ak plánujete zvláštne prekvapenie počas jedla, ako napríklad tematický dezert na nejakú jedinečnú zábavu, je užitočné zachovať tieto položky z menu na zvýšenie špeciálneho efektu.
Vytvorte si kreditné karty s poznámkami. Či už ide o príchodový darček alebo darček na vankúše, každý darček na ocenenie by mal mať darčekovú kartu. Je to príležitosť posilniť správy "ďakujem" a urobiť svojich hostí pocit zvláštnosti. Je užitočné zahrnúť znenie a správy, ktoré odrážajú tému samotnej udalosti.
Vytvárajte individuálne oznámenia o odletoch.
V deň pred odchodom doručte oznámenia hosťom, ktoré im pripomínajú, kedy odchádzajú, vrátane čísla letu a času odletu. Poskytuje možnosť opraviť akékoľvek chyby v poslednej chvíli, ktoré sa mohli počas plánovania logistiky prehliadnuť.
Tipy:
- Uistite sa, že máte skvelý grafický dizajnér a on-line registračný proces. Výzvou ešte dnes je, že existuje mnoho rôznych systémov registrácie online udalostí , ale buď vyžadujú veľa prispôsobenia, alebo používanie systémov tretích strán je stále považované za trochu drahé na základe pozvania. To je dôvod, prečo sa mnohí projektanti stále spoliehajú na svoje domáce nástroje a zdroje.
- Nájdite si skvelý kancelársky obchod. Hoci sa organizácie stále viac a viac usilujú o používanie elektronických foriem komunikácie, ktoré nenahrádzajú vplyv tlačených pozvánok a materiálov udalostí. Pozrite sa na písacie potreby, ktoré doplnia vašu tému udalostí a menia štýly papiera a veľkostí, aby vytvorili viac záujmu a drámu. Vaši hostia si všimnú toto úsilie.
- Vytvorte šablónu a replikujte ju odtiaľ. Plánovač by mal vytvoriť šablónu pozvánky listy a materiály a jednoducho aktualizovať nové udalosti zo šablón predchádzajúcich programov a udalostí. Samozrejme, že by ste mali vybrať a používať nové kancelárske potreby, grafiku, text atď., Takže je vždy potrebné určité prispôsobenie.