Rozhodnite, či skutočne potrebujete stretnutie
Najprv sa rozhodnite, či je plánovanie stretnutia skutočne nevyhnutné.
Často sa domnievame, že formálne stretnutie je najlepším spôsobom, ako zdieľať informácie alebo diskutovať o téme. Ak však vaše správy môžu byť doručené prostredníctvom e-mailu alebo konferenčného hovoru, alebo len zhromaždením niekoľkých ľudí vo vašej kancelárii po dobu 15 minút, potom preskočte formálne stretnutie.
Len pozvať ľudí, ktorí skutočne potrebujú byť tam
Už ste boli pozvaní na stretnutie a zaujímali ste sa - do polovice - prečo ste tam? Nestrácajte čas ľudí tým, že ich pozvete na stretnutie, na ktoré sa nemusia zúčastňovať. To nebude efektívne stretnutie. Musí byť niekto z účtovníctva prítomný na stretnutí, aby odpovedal na otázky rozpočtu? Potom pozvite jednu osobu z účtovníctva, ktorá je pre túto úlohu vhodná.
Ak je potrebné informovať kolegu alebo školiteľa o tom, o čom sa diskutovalo na stretnutí, nemusíte ich pozvať na skutočné stretnutie. Jednoducho pripravte súhrnné informácie o stretnutiach a pošlite ich ďalej. Budú ocenení šetrič času a máte istotu, že - pretože ste písali informácie - že sú plne informovaní o diskusiách.
Odoslať pripomenutie schôdzky
Život je zaneprázdnený a kalendáre sa rýchlo nahrádzajú podľa plánovaných aktivít. Pošlite pripomienku na nasledujúcu schôdzu dva dni pred vašou schôdzou. Týmto sa potvrdí, že ľudia, ktorí odpovedali, že budú prítomní, vám tiež oznámia vopred, ak sa zmenia plány a kľúčoví účastníci nemôžu vykonať naplánované stretnutie.
Mať agendu
Na plánovanie efektívnych stretnutí musíte najskôr naplánovať, čo sa bude diskutovať. Aký je cieľ stretnutia? Čo sa snažíte dosiahnuť? Predbežne pripravte program schôdzky a rozošlite ho účastníkom. Uveďte čas začiatku a uveďte krátky zoznam tém, ktoré je potrebné riešiť. Nepoužívajte svoje vlastné stretnutie dlhým, príliš podrobným programom. Uveďte podľa mena osoby, ktoré budú zodpovedné za podávanie správ o konkrétnej oblasti.
Buďte jasní o očakávaniach
Keď prvýkrát odošlete oznámenie o stretnutí, objasnite jeho účel a vaše očakávania. Stretne sa schôdza okolo prezentácie a účastníci by mali byť pripravení prijímať poznámky? Alebo je to brainstorming, kde sa od návštevníkov očakáva, že sa ukážu s nápadmi a návrhmi?
V niektorých firemných kultúrach sa zamestnanci zhromažďujú, aby počúvali iba a potom sa vrátili späť do svojich pracovných priestorov. V iných spoločnostiach sa zamestnanci slobodne zúčastňujú. Na dnešných spolupracujúcich pracoviskách je interakcia a zdieľanie myšlienok nielen vítané na stretnutiach; je často cieľom samotného stretnutia.
Začať v čase
Ak ste osoba, ktorá sa na stretnutiach zvyčajne stretne včas, potom pochopíte, aké frustrujúce je to, keď sa skutočné stretnutie nezúčastní 15 minút, keď ľudia preniknú do miestnosti.
To, čo sa nevyhnutne deje, je, že v budúcnosti všetci vedia, že tieto stretnutia nikdy nezačnú včas, takže sa všetci začnú objavovať neskoro. Prevezmite svoje stretnutie. Začnite rýchlo v danom čase začiatku. Zavrite dvere a začnite. Tí, ktorí sa stali obeťami, sa rýchlo dostanú na správu, že prichádzajú neskoro a mali by raz urobiť túto chybu len raz.
Udržujte to krátke a jednoduché
Väčšina stretnutí je rozvrhnutá na hodinu, kedy - v mnohých prípadoch - stačí 30 minút alebo dokonca 45 minút. Keď sa pridelí príliš veľa času, zvyčajným výsledkom je, že čas stráca čas. Ľudia pretrvávajú po skončení stretnutia alebo príliš dlho strávia na danom bode programu. Usporadúvajte schôdze krátke a do istej miery.
Zostaňte na tému
Samotná agenda nebude efektívne prebiehať na vašej schôdzi. Držte sa agendy a pokračujte v diskusii z odchodov na dotyčniciach.
Obráťte sa na akékoľvek mimotubálne otázky, ktoré uvádzajú, že ide o tému iného stretnutia, bude adresovaná súkromne alebo podobne. Nikto nemá rád nepríjemné stretnutie, kde sa účel stretnutia opieral o iný rozhovor.
Uskutočnite menšie stretnutia mimo konferenčnej miestnosti
Sedieť v rovnakej známej konferenčnej miestnosti zhromaždenej okolo rovnakej známej tabuľky je práve to - známe. Ak chcete povzbudiť zamestnancov k interakcii, kreatívnemu mysleniu a živým diskusiám, zvážte zorganizovanie stretnutia mimo štandardnej konferenčnej miestnosti.
Zvážte stretnutie pri stolíku vonku, ak to miesto a počasie dovolia. Skúste sa zhromaždiť v spoločnom priestore, ktorý má pohovky a malé stolíky namiesto veľkého konferenčného stola a otočných stoličiek.
Nebojte sa prijať iný prístup
Ak prístup k stretnutiu nefunguje, nebojte sa zmeniť kurz. Ak napríklad brainstorming prináša pokojnú miestnosť s veľmi malým dialógom, zmeniť smer. Buďte flexibilní a venujte pozornosť tomu, ako pokračuje celkové stretnutie.
Používajte technológiu
Plánujte používať technológiu, aby ste sa zúčastnili účastníkov. V dnešnom digitálnom svete sú väčšina ľudí zvyknutá vidieť grafiku alebo videá na podporu slov, ktoré počujú. Obráťte sa na túto myšlienku a začnite s audiovizuálnou tvorbou pri plánovaní stretnutia.
Počítače premietané na veľké obrazovky a prezentácie Smart Board, ktoré podporujú interakciu, sú vítanou zmenou zo štandardných zdĺhavých prezentácií programu PowerPoint.
Odošlite prehľad zhrnutia
Do jedného dňa po stretnutí pošlite stručný prehľad o tom, čo bolo prerokované. Túto skutočnosť šíriť e-mailom všetkým zúčastneným, tí, ktorí sa nemohli zúčastniť stretnutia, a tými, ktorí potrebujú byť informovaní. Zahrňte aj akékoľvek položky akcie, pričom uveďte, kto je zodpovedný za každú položku, ako aj dátum splatnosti.