Zahrňte všetko od služieb poskytovaných do plánov platieb
Štyri slová by mali mať svoje miesto v príručke plánovania udalostí: Dajte to písomne . Väčšina z nás počúvala frázu vyslovenú v tom istom čase. S dobrým dôvodom. Sľuby uskutočnené v priebehu rozhovoru sa môžu ľahko stať vzdialenou pamäťou alebo úplne zabudnuté. Získanie dohodnutých podmienok písomne slúži na ochranu oboch zúčastnených strán a je nevyhnutnosťou v podnikaní. Vedieť, ako vyjednávať zmluvy o najlepších udalostiach, je dôležitým krokom na ceste k úspechu.
Zadajte, aké služby poskytnete
Možno si myslíte, že ako plánovač udalostí je celkom jasné, aké služby budete poskytovať. O to viac je dôvod podrobne popísať. Plánovač udalostí ponúka širokú škálu služieb; cieľom je stanoviť, čo budete poskytovať, aby ste sa neskôr vyhli nejasnostiam. Či už ide o výber menu, kvety alebo výber miesta konania, jasne uveďte položky, za ktoré ste zodpovední. Po podpísaní budú vaše povinnosti obmedzené na konkrétne položky obsiahnuté v zmluve plánovača udalostí.
Čítať medzi riadkami
Pri kontrole zmlúv o udalosti venujte pozornosť podrobnostiam. Prečítajte si pozorne každý riadok. A potom si prečítajte medzi riadkami . Buďte na pozore pre akýkoľvek jazyk, ktorý je nejasný; položky, ktoré sú riešené vo všeobecnosti, budú predmetom tlmočenia a môžu spôsobiť zmätok pre vás a vaše podnikanie v oblasti plánovania udalostí.
Pozrite sa na akékoľvek skryté poplatky alebo ustanovenia, ktoré naznačujú, že môžu existovať dodatočné príplatky. Upresnite tieto doplnky alebo vyjednávajte, aby boli úplne odstránené zo zmluvy o udalosti .
Otázka, otázka, otázka
Keď sa nachádzate v procese rokovaní o zmluvách o udalosti, položte otázku každému poplatku. Ak hotel alebo predajca má položku uvedenú v zmluve o udalosti, mali by byť schopné vysvetliť svoju prítomnosť a odôvodniť súvisiace náklady .
Niekedy sa len snažiť o objasnenie môže mať za následok upustenie od poplatku.
Nenechajte sa zastrašiť. Ako mladí ľudia nás učíme, že jediná pošetilá otázka je otázka, ktorá sa nepožiadala. Pri rokovaní sa opýtajte. Ak niečo v zmluve je pre vás nejasné, opýtajte sa. Ak si všimnete, že riadková položka bola vynechaná, opýtajte sa. Lepšie sa opýtať teraz než zaplatiť za to cenu neskôr.
Nesúhlaste s tým, čo nechcete; Opýtajte sa, čo chcete
Ak bezplatné miestne hovory nie sú pre vašich hostí dôležité z dôvodu dostupnosti mobilných telefónov, nesúhlasíte s tým, aby ste ich zaradili do kategórie vybavenia. Namiesto toho požiadajte hotel, aby túto riadkovú položku vymenil za niečo, čo je dôležité pre vašich hostí. Nižšie sadzby alebo zľavy môžu byť oveľa cennejšie pre vás, takže si vytvorte zoznam tých "freebies", ktoré nechcete, a namiesto toho vyjednávajte o niečom lepšom, čo chcete. Zvyčajne k dispozícii sú transfery z letiska, bezplatný vstup do klubu, upgrady izieb, internetové služby, bezplatná doprava a prijímanie a ďalšie.
Rozvrh platieb
Uistite sa, že zmluva o plánovaní udalostí určuje váš plán platieb. Zahŕňa to počiatočný vklad alebo zadržiavateľa a podrobnosti týkajúce sa spôsobu, akým budú budúce platby vykonané.
Harmonogram platieb môže byť viazaný na určité míľniky v procese plánovania udalostí alebo môže byť určený dátum v kalendári pred udalosťou. Vytvorte plán, ktorý najlepšie funguje pre vaše podnikanie v oblasti plánovania udalostí a váš cash flow. Nezabudnite uviesť všetky dane a poplatky. A čo je najdôležitejšie, nezačínajte skutočnú prácu na plánovaní udalosti až po prijatí úvodného vkladu. Ak sa vklad nikdy neukáže, urobil si to všetko za nič. Doslovne.
Zrušenie udalosti
Kým sa zameriavate na čas a energiu pri plánovaní udalosti, posledná vec v mysli môže byť zrušenie tej istej udalosti. Ak sa však váš klient rozhodne zrušiť udalosť v ktoromkoľvek momente po začatí práce - z akéhokoľvek dôvodu - v zmluve by ste mali určiť, čo sa stane, ak bude udalosť zrušená.
Je to nevyhnutný krok k ochrane seba, vášho plánovania akcií a očakávaného príjmu.
Kľúčovým bodom na písanie je, že vklad a všetky predchádzajúce platby, ktoré boli vytvorené až do okamihu zrušenia, sú nevratné. Pri plánovaní udalostí je väčšina práce dokončená pred samotnou udalosťou. Zaslúžite si byť zaplatené za prácu, ktorú ste už dokončili. V tomto bode môžete v závislosti od vášho plánu platieb zahrnúť aj ustanovenie, ktoré uvádza, že klienti budú platiť za poskytnuté služby až do dňa, kedy dostanete písomné upozornenie o zrušení udalosti.
Doložka o ukončení alebo vyššia moc
Doložka o ukončení zmluvy - alebo vyššia moc - je vložená do zmluvy, ktorou sa oslobodí jedna alebo obe strany od zodpovednosti v prípade, že nemôžu splniť zmluvné podmienky z dôvodov, ktoré nie sú pod ich kontrolou, ako sú pracovné prestávky, vojny alebo extrémne počasie. Zámerom je chrániť vás pred akýmkoľvek rizikom vyplývajúcim z nekontrolovateľných okolností. Uistite sa, že ste chránený touto klauzulou a špecifikujte termíny a časový rámec pre ukončenie. Napríklad "každá zmluvná strana môže túto zmluvu vypovedať bez zodpovednosti z dôvodu jedného alebo viacerých z týchto alebo podobných dôvodov písomným oznámením druhej strane do desiatich dní od tohto vzniku."
Odškodnenie ("Nie je to moja chyba")
Doložka o odškodnení poskytuje ochranu, ak druhá strana urobí niečo, čo vám spôsobí škodu, alebo spôsobí, že tretia strana vás žaluje o náhradu škody. Doložka je sľub, že v podstate hovorí, že druhá strana vás nemôže niesť zodpovednosť za akékoľvek nároky, straty, škody, záväzky a výdavky, ktoré sú výsledkom ich nedbanlivosti, neplnenia alebo úmyselného zneužitia. Uistite sa, že vaša zmluva má túto klauzulu.
Pri rokovaní, buďte pripravení
Pred vyjednávaním zmlúv o udalostiach si robte domáce úlohy. Určte, čo sa týka plánovania tejto udalosti a viete, aké termíny a ochranu chcete. Vaša zmluva by mala odrážať spoločnú zodpovednosť, aby sa zabránilo jednostranným dohodám. Čo je dobré pre jednu stranu, je dobré pre druhú stranu. Pri rokovaniach buďte dobrým poslucháčom. Venujte pozornosť zmluvným položkám, ktoré môžu byť obchodovateľné, a tie, ktoré vás znepokojujú. Buďte istí a nestlačte pod tlakom. Stojte pevne. Nepodpisujte nič, kým nebudete úplne spokojní, že podmienky sú spravodlivé a ponúkajú vám ochranu, ktorú potrebujete.