Ukážková politika, ktorú môžete použiť ako sprievodcu
Existuje tiež riziko krádeže (intelektuálne alebo fyzické), sabotáže a dokonca aj terorizmu. Zatiaľ čo každá organizácia vyžaduje niečo odlišné (kancelária Fortune 50 HQ zažíva oveľa viac návštevníkov než malá elektronika), vzorka uvedená nižšie pokrýva hlavné body.
Pravidlá prístupu návštevníkov sú vypracované oddelením ľudských zdrojov a väčšina odborníkov v oblasti ľudských zdrojov má buď politiku, alebo vie vedieť, ako písať jeden. Ak nie, môžu získať jeden od profesionálnej organizácie, akou je SHRM (Society of Human Resource Management).
Príklad prípadu
Zipline International (fiktívna spoločnosť) je úspešná, pretože zamestnáva talentovaných odborníkov a vyrába vedúce produkty vo svojom odvetví. Pretože neoprávnené návštevy môžu ukradnúť duševné vlastníctvo , zraniť sa v nebezpečných výrobných oblastiach alebo spôsobiť ujmu zamestnancom, spoločnosť Zipline implementovala prísnu politiku prístupu návštevníkov. Táto politika ďaleko chráni obchodné tajomstvo a chráni návštevníkov a zamestnancov.
Registrácia a odhlásenie
Všetci návštevníci musia byť zaregistrovaní v systéme softvéru na správu návštevníkov, ktorý prevádzkuje recepčný s predným vchodom. Systém zaznamenáva meno a firemnú príslušnosť každého návštevníka, ako aj účel a trvanie návštevy.
Odznak návštevníka
Pri registrácii má každý návštevník fotografiu a odovzdaný odznak s fotografiou. Spolu s fotografiou sa na odznak zobrazuje aj názov návštevníka a dĺžka jeho návštevy. Odznak návštevníka sa musí nosiť po celý čas.
Návštevníci musia byť vždy sprevádzaní sponzorom zamestnanca
Všetci návštevníci musia sprevádzať zamestnanci, ktorých navštevujú počas pobytu.
Táto požiadavka sa nevzťahuje na návštevníkov z pobočiek spoločnosti Zipline. Môžu sa prijať osobitné opatrenia na to, aby boli ubytovaní dodávatelia, ktorí boli najatí na dlhodobé úlohy, ale tieto opatrenia musia byť schválené bezpečnostným riaditeľom.
fotografie
Bez predchádzajúceho súhlasu právneho oddelenia alebo bezpečnostného riaditeľa sa nesmú robiť žiadne fotografie. Navyše, povolená fotografia nemôže byť zverejnená bez predchádzajúceho súhlasu riaditeľa marketingu.
Non-Disclosure
Všetci návštevníci musia pri registrácii podpísať zmluvu o nediskriminačnom vylúčení.
Prístup hosťovskej siete
Návštevníci, ktorí potrebujú prístup na internet, dostanú používateľské meno a heslo hosťa pre bezdrôtovú sieť spoločnosti Zipline. V žiadnom prípade nie je hosťovi povolený prístup do firemného intranetového programu pomocou svojho laptopu alebo iného mobilného zariadenia.
Úloha podlahy Marshall
Každý zamestnanec, ktorý spozoruje návštevníka bez odznaku, by mal ihneď upozorniť určeného podlahového marshallu pre svoju oblasť. Floor marshall má prvoradú zodpovednosť za presadzovanie politiky riadenia návštevníkov. V prípade núdzovej evakuácie vytlačí recepčný recepcia zoznam všetkých návštevníkov a doručí zoznam do dverí v oblasti evakuácie.
Podnájomni sú zodpovední za účtovanie všetkých návštevníkov počas evakuácie.
Odmietnutie zodpovednosti: Toto je vzorová politika a nepredstavuje právnu radu. Je určený len ako východiskový bod pri vytváraní politiky prispôsobenej špecifickým potrebám vašej spoločnosti. Zipline International je fiktívna spoločnosť (podľa môjho najlepšieho vedomia) a názov bol použitý iba ako príklad pri písaní týchto pravidiel.