Či tak alebo onak, keď sa to stane, budete musieť vykonať zmeny v pôvodnej transakcii potom, čo bol zaznamenaný, a môžete to urobiť ľahko v QuickBooks účtovný softvér pomocou zápisu denníka.
Záznamy v denníkoch v službe QuickBooks môžete upraviť alebo opraviť transakcie a príspevky, ktoré nie je možné vykonať inými spôsobmi, ako sú napríklad úpravy zisku alebo straty.
Proces zápisu do denníka je pomerne jednoduchý, ale môžete urobiť iba denník pre jedného zákazníka alebo predávajúceho naraz. Ak chcete opraviť viaceré zostatky zákazníkov alebo dodávateľov týmto spôsobom, musíte zverejniť samostatné položky. V súčasnosti QuickBooks neuvoľnil voľbu hromadného zadávania, aj keď QuickBooks 2017 predstavuje niektoré časovo úsporné možnosti zadávania údajov.
Čo je zápis do denníka?
Všeobecný zápis denníka je účtovná transakcia, ktorá je zadaná alebo zaúčtovaná priamo do hlavnej knihy . Hlavná účtovná kniha spoločnosti je hlavnou skupinou účtov používaných na zaznamenávanie transakcií v súvahe a výkazu ziskov a strát.
Napríklad ste mohli mesačne zaplatiť mesačný účet za 100 USD na účet poistenia vašej spoločnosti náhodou. Môžete uverejniť úpravu účtovného denníka, aby ste znížili alebo započítavali poistný nákladový účet o 100 USD a zvýšili, alebo debetovali účet úžitkových nákladov o 100 USD na opravu chyby.
Všetky vaše účty by potom boli v správnom poradí a nemuseli by ste zmeniť svoju dlžnú sumu, pretože tá časť transakcie bola správne zaznamenaná.
Záznamy v účtovných závierkach za rok-end činnosti
Váš certifikovaný verejný účtovník alebo účtovník by mohli chcieť, aby účtovné zápisy do účtovnej závierky ukončili činnosť na konci roka, napríklad účtovanie úprav dane do vašich kníh, zaznamenávanie nákladov na odpisy alebo reklasifikáciu príjmov a výdavkov.
Váš účtovný odborník vám môže poskytnúť konkrétne informácie, ak chcete na konci roka uverejňovať záznamy denníka, spolu s vysvetlením, prečo boli údaje potrebné pre vašu konkrétnu situáciu.
Ako urobiť všeobecné denníky v QuickBooks
Môžete robiť všeobecné zápisy do denníka v QuickBooks podľa týchto podrobných inštrukcií:
- V ponuke v hornej časti obrazovky prejdite na položku Spoločnosť > Vytvoriť záznamy vo všeobecnom denníku .
- Zmeňte pole Dátum v prípade potreby v okne Make General General Entries. QuickBooks bude predvolené na aktuálny dátum, takže ak chcete zaúčtovať záznam za predchádzajúci mesiac alebo rok, nezabudnite ho zmeniť, aby sa váš záznam zaznamenal v správnom finančnom období.
- Zadajte číslo pre svoj zápis do poľa Číslo položky. QuickBooks automaticky postupne číslujú nasledujúce záznamy denníka.
- Zadajte číslo účtu hlavnej knihy V stĺpci Účet. Prvý účet môžete vybrať aj z rozbaľovacej ponuky v stĺpci Účet.
- Zadajte čiastku debetu alebo úveru pre vybratý účet do stĺpcov Debet alebo Kredit. Debety a kredity musia byť rovnaké, aby vstup bol vyvážený a dovoliť QuickBooks uverejniť záznam.
- Do poznámkového stĺpca zadajte popisnú poznámku . Zobrazí sa v prehľadoch, ktoré obsahujú tento zápis. Tento krok je nepovinný, ale odporúča sa, aby ste si neskôr pamätali, prečo bol záznam urobený.
- Opakujte kroky 4 až 6, kým sa položky úplne nevyrovnajú a transakcia dosiahne nulovú rovnováhu. Vaša suma v stĺpci Debet by mala byť rovnaká ako suma v stĺpci Úver a položka denníka bude potom správne vyvážená.
- Kliknutím na tlačidlo Uložiť a zatvoriť uložíte záznam denníka a zatvoríte okno alebo kliknutím na položku Uložiť a nové uložte zápis do denníka a otvoríte nové okno.
Môžete urobiť väčšinu všeobecných zápisov v časopisoch QuickBooks pomocou týchto krokov, ale ak chcete robiť záznamy v účtovných knihách, ktoré ovplyvňujú pohľadávku konkrétneho zákazníka alebo účty predajcu, ktoré sú splatné, budete musieť dať zákazníka alebo predajcu na prvom riadku entry.