Čo potrebuje vaša spoločnosť z malého podnikového účtovného softvéru?
Účtovný softvér je nevyhnutný pre každú malú firmu , aby sledovala príjmy, výdavky, informácie o zákazníkoch a všetky ostatné finančné údaje. Je tiež skvelým nástrojom pre rozhodovanie, pretože včasné správy a nástroje na analýzu rozpočtu, ktoré prichádzajú s väčšinou účtovných softvérových programov, dávajú majiteľom podnikov možnosť odstúpiť a mať celkové pochopenie firiem. Ale v mori programov a softvérových značiek, ako si vyberiete správny účtovný softvér pre vašu malú firmu?
Čo je potrebné zvážiť pred zakúpením účtovného softvéru
Keďže účtovný softvér je pre váš malý podnik mimoriadne dôležitý, je dôležité zabezpečiť, aby ste urobili nejaký prieskum pred nákupom konkrétneho typu finančného riadenia alebo účtovného softvéru. Pri pohľade zblízka na potreby vašej spoločnosti vám umožní posúdiť každodenné požiadavky na funkčnosť, ktoré potrebujete. Nižšie sú len niektoré z vecí, ktoré musíte urobiť a majte na pamäti skôr, než sa zaviažete k nákupu účtovného softvéru.
Vykonajte analýzu potrieb
Pred rozhodnutím o konkrétnom účtovnom programe by ste mali vykonať analýzu potrieb na posúdenie funkcií, funkcií a správ, ktoré budete potrebovať. Urobte si čas premýšľať o tom, aké účtovné transakcie sú pre vašu firmu dôležité, aby ste si mohli vybrať program, ktorý ich dokáže efektívne zvládnuť. Akékoľvek hlásenia, ktoré budete potrebovať na vytvorenie potrebných ovládacích prvkov alebo požadovanej integrácie s aplikáciami tretích strán, by mali byť uvedené.
Táto analýza potrieb bude základom, pre ktorý začnete výberový proces.
Prečítajte si recenzie softvérového softvéru
Čítanie ďalších zákazníckych recenzií produktu vám poskytne lepšiu predstavu o tom, čo kupujete. Veľa spotrebiteľských webových stránok, ako je Amazon, má nespočetné recenzie, ktoré sa zaoberajú jednoduchosťou používania, reportovaním, podporou, kompatibilitou operačného systému a cenou.
Nájdite, čo vyhovuje vašim potrebám
Väčšina malých firiem môže používať softvér na účtovníctvo pre malé firmy, ako je napríklad QuickBooks, priamo vydaný . Väčšina dodávateľov nastavuje funkcie a šablóny pre vytváranie prehľadov, takže môžete ľahko vytvoriť takmer všetky reporty, ktoré potrebujete. Môžete však zistiť, že potrebujete softvér špecifický pre daný priemysel, ako je neziskový účtovný softvér , softvér na účtovanie stavieb alebo softvér na účtovanie v mieste predaja, ktorý spĺňa jedinečné potreby účtovníctva a výkazníctva vášho odvetvia.
Zvážte jednoduchosť použitia
Vy alebo Vaši zamestnanci sa budete musieť naučiť používať účtovný softvér, ktorý zakúpite. Je pravdepodobné, že v priebehu rokov budete mať obrat zamestnancov. Preto by ste mali zvážiť výber účtovného softvérového balíka, ktorý nielenže vyhovuje vašim potrebám, ale je ľahko sa naučiť vzhľadom na čas a prostriedky, ktoré môžete zaviazať na školenie zamestnancov o tom, ako používať softvér. Ak máte len málo prostriedkov na to, aby si zamestnanci mohli začať pracovať s vašim programom v čase obratu, potom môže byť jednoduchým a ľahko použiteľným účtovným softvérovým programom, ako je QuickBooks alebo Peachtree, spôsob, ako ísť pre svoju malú firmu. Hoci na trhu môžu existovať lepšie účtovné softvérové programy, vaše malé podniky nebudú vidieť výhody týchto programov, ak vaši zamestnanci nevedia, ako ich správne používať.
Zamyslite sa nad podporou
Budete sa musieť rozhodnúť, aký typ podpory potrebujete na to, aby ste mohli používať produkt. Väčšina predajcov ponúka celú sadu pomocných možností, ktoré máte k dispozícii - podporu elektronickej pošty, telefónu a online. Niektorí predajcovia ponúknu bezplatnú podporu, ak si zakúpite program, zatiaľ čo väčšina z nich ponúkne plány technickej podpory, ktoré si môžete kúpiť okrem účtovného softvérového programu. Mali by ste si prečítať všetky fóra o ostatných používateľoch so zákazníckou podporou od dodávateľa softvéru, ktorý si vyberiete, pretože nie sú všetci vytvorení rovní. Niektorí dodávatelia účtovného softvéru poskytujú adekvátnu podporu, iní nie.
Zvážte škálovateľnosť
Koľko rastu očakávate, že vaše podnikanie bude rásť v krátkom čase? Potom, ako vytvoríte svoje prognózy o raste vášho podnikania, potom budete chcieť vidieť, aké škálovateľné budete potrebovať váš softvér pre účtovníctvo program musí byť, aby tento rast.
Potrebujete účtovný softvér na bežiacich notebookoch a stolných počítačoch alebo mobilných zariadeniach? Potrebujete účtovný softvér, ktorý je schopný bežať v sieti? Ako nákladné je pridanie ďalších používateľov do vášho účtovného softvéru? Tieto otázky budete chcieť zvážiť a ak vaša malá firma bude fungovať v sieti, je dobré obrátiť sa na odborníka v oblasti IT, aby ste sa uistili, že zvolený účtovný softvér je kompatibilný s vaším hardvérom. Odborník v oblasti informačných technológií by mal byť schopný zabezpečiť, aby spĺňali špecifikácie hardvéru a softvéru, a tiež robiť ďalšie návrhy na vytváranie sietí, ktoré zlepšia vaše podnikanie.
Potrebujete správu dokumentov?
Niektoré malé podniky chcú pracovať v bezpapierovom prostredí, zatiaľ čo iné sú pohodlnejšie, pretože sú trochu staromódne. Bez ohľadu na proces, ktorý si vyberiete, mali by ste sa uistiť, že softvér je navrhnutý tak, aby vyhovoval vašim potrebám. Ak chcete napríklad kanceláriu bez papiera, musíte skontrolovať funkcie správy dokumentov vášho účtovného softvéru. Prípadne si môžete zakúpiť nástroj pre správu dokumentov od tretích strán a môžete sa pozrieť, či existujú účtovné softvérové programy, ktoré sa integrujú do vášho systému správy dokumentov a pomôžu zjednodušiť procesy pracovného toku vašej firmy.
Môžete použiť riadenie workflow?
Ak sa rozhodnete pracovať v prostredí bez kancelárií v papierovej podobe, budete si musieť vybrať účtovný softvérový program, ktorý má zabudované procesy pracovného postupu alebo vám umožní zostaviť ich tak, aby vyhovovali vašim obchodným procesom. Keďže nebudete mať fyzicky papierové kópie plávajúci okolo vašej kancelárie na posúdenie a schválenie, budete musieť mať možnosť navrhnúť schvaľovacie procesy pre jednoduché a zložité úlohy, ako je časový list, dodávateľ alebo kontrola schválenia.
Zvážte potreby zabezpečenia dát
Zabezpečenie účtovných údajov je vždy dôležité, pretože budete chcieť zabezpečiť, aby vaše osobné informácie, osobné údaje zamestnanca a informácie o vašom zákazníkovi boli chránené. Môžete však pracovať v odvetviach, ako je napríklad zdravotná starostlivosť, kde máte dodatočné požiadavky na dodržiavanie predpisov, ako napríklad HIPPA. Pokuty za tieto porušenia môžu ochromiť vaše podnikanie a dosiahnuť až 500 000 dolárov v niektorých prípadoch. Bez ohľadu na požadovanú úroveň bezpečnosti budete chcieť zabezpečiť, aby boli dizajny zabudované do vášho účtovného softvérového programu alebo aby ste mohli vytvoriť potrebné bezpečnostné prvky do IT plánu na uspokojenie týchto potrieb.