Našťastie pre plánovačov udalostí existuje množstvo nástrojov, ktoré vám pomôžu pri registrácii udalostí . Voľby zahŕňajú jednoduché platformy, ktoré riešia základy registrácie udalostí a tie, ktoré sú pokročilejšie a ponúkajú multifunkčné aplikácie. Niektoré programy registrácie udalostí spracovávajú platby za udalosti. Niektoré z nich poskytujú aj automatické vrátenie prostriedkov v prípade zrušenia registrácie. Ďalšie balíky vytvárajú názvy značiek registrujúcich. Nástroje na registráciu udalostí môžu tiež umožniť integráciu na konferenčnú alebo firemnú webovú stránku, ako aj pripojiť sa k platformám sociálnych médií .
Bohužiaľ, s toľkými možnosťami, proces výberu nástroja na registráciu udalostí pre vašu firmu môže byť ohromujúci, aspoň povedať. Tu je jednoduchá príručka pre výber nástrojov na registráciu udalostí, ktoré najlepšie slúžia vašej činnosti pri plánovaní udalostí.
Výber softvéru na registráciu udalostí: Kde začať?
Pri výbere nástrojov na registráciu udalostí je najlepšie začať s určovaním vašich potrieb a potrieb.
Zamyslite sa nad svojimi registračnými prioritami a podnikaním v oblasti plánovania udalostí. Opýtajte sa týchto otázok:
- Sú vaše potreby jednoduché a vyžadujú len spracovanie registrácií a platieb?
- Ponúkate viaceré relácie v rámci hlavnej udalosti, ktoré vyžadujú ďalšie registrácie?
- Potrebujete spravovať hotelové rezervácie alebo cestovanie?
- Podporujete webové stránky konferencie?
- Budete poskytovať menovky, koordinácia audiovizuálnych požiadaviek alebo hosťovanie špeciálnych výťahov?
- Spravujete viac ako jednu udalosť súčasne?
- Je vaša udalosť každoročnou udalosťou alebo jednorazovou udalosťou?
Odpovede na tieto otázky vám pomôžu nájsť softvér na registráciu udalostí, ktorý najlepšie vyhovuje vašim potrebám.
Nástroje na registráciu udalostí
S toľkými možnosťami v softvéri na registráciu udalostí je ľahké sa dostať do okázalých funkcií a najnovších nástrojov bez ohľadu na to, či pracujú pre vašu udalosť, alebo či sa dokonca využijú vôbec. Nenechajte sa lákať najnovšími a najväčšími. Namiesto toho vytvorte zoznam tých funkcií, ktoré momentálne používate v procese registrácie udalostí, a pridajte tie, ktoré by ste chceli zahrnúť, aby ste proces zjednodušili. Niektoré funkcie, ktoré sú k dispozícii, zahŕňajú:
- Registrácia online udalostí
- Udalosť Registrácia na mieste
- Registrácia skupiny účastníkov
- Samostatné prihlásenie účastníka
- Spracovanie platby za udalosti
- Správa účastníkov a správy
- Vytvorenie a správa odznaku účastníka
- Registrácia pre jednotlivé relácie
- Vývoj formulárov
- Hotelové riadenie izieb
- Marketingový manažment
- Sociálne médiá
- Prieskumy a spätná väzba udalostí
Nie všetky nástroje na registráciu udalostí sú nákladné
Veľa nástrojov na registráciu udalostí ponúka štandardné funkcie za rozumnú cenu, ktoré sú vhodné pri riadení jednoduchých udalostí.
Tieto programy obsahujú základné registračné formuláre, ktoré možno prepojiť s vašimi webovými stránkami. Môžu zhromažďovať informácie o registrácii vrátane informácií o kreditných kartách, aby mohli registrovať a spracovať platby kreditnou kartou. Okrem toho môžu byť zoznamy účastníkov registrované alebo exportované. V závislosti od typu udalostí, ktoré plánujete, a frekvencie udalostí, tieto jednoduché nástroje môžu byť v poriadku tým, že poskytnú presne to, čo potrebujete, bez toho, aby ste boli zablokovaní všetkými druhmi ďalších funkcií, ktoré vám nepomôžu.
Viacúčelové nástroje na registráciu udalostí ponúkajú ďalšie možnosti
Ak vaše plánovanie akcií plánujete veľké konferencie, potom nástroje na registráciu udalostí, ktoré ponúkajú dodatočné funkcie nad rámec základných informácií, môžu byť práve to, čo potrebujete. Riešenia zahŕňajú tie, ktoré spracúvajú registráciu udalostí a kombinujú túto funkciu so schopnosťou sledovať a oznamovať rôzne detaily väčšej a zložitejšej udalosti.
Ak sa účastníci podujatia zaregistrujú na konferenciu a potom sa zaregistrujú na konkrétne workshopy v rámci danej relácie, existujú nástroje, ktoré túto funkciu umožnia.
Niektorý softvér umožní spracovanie viacerých účastníkov z jednej organizácie s jedným zdrojom platby a ponúkne rôzne cenové štruktúry na základe skupinových zliav alebo skorých registračných poplatkov. Ak potrebujete prispôsobené prehľady, pozrite sa na balík registrácie udalostí, ktorý automaticky generuje zostavy zostavením prezenčných zoznamov na základe jednotlivých workshopov alebo iných parametrov, ktoré vyberiete. Konferencie zvyčajne vyžadujú vytlačené menovky tak, aby boli v zozname "musia mať", aby mohli byť vytvorené automaticky ako súčasť procesu registrácie udalostí a hľadať prispôsobenie, ktoré vyjadruje, či je účastník zaregistrovaný na celú konferenciu, časť týždňa alebo iba určitý deň.
Nástroje na integráciu registrácie
Pre tých plánovačov udalostí, ktorí vykonávajú početné udalosti, môže byť integrácia registračných údajov do vašej existujúcej databázy kľúčovou funkciou pre vašu organizáciu. Zvážte súčasné metódy pridávania registrujúcich do vašej databázy a identifikujte oblasti zlepšenia. Je dôležité premýšľať rôznymi spôsobmi, aby tieto informácie mohli byť integrované s existujúcimi informáciami, ako sú osoby, ktoré sa dobrovoľne darovali alebo darovali. Väčšina aplikácií na registráciu udalostí poskytuje možnosť ručného exportu údajov. Avšak táto metóda je časovo náročná, pretože vyžaduje ručné importovanie informácií do databázy znova. Preskúmajte balíky, ktoré môžu uspokojiť nielen vaše požiadavky na registráciu podujatí, ale tiež podporovať vaše potreby riadenia.
Vyskúšajte testovací disk pred zakúpením
Akonáhle ste zúžili svoj výber softvéru na registráciu udalostí, zistite, či ponúkajú bezplatné skúšobné obdobie. To vám dáva príležitosť nielen vyskúšať funkcie, ale zistiť, či má funkciu, ktorú potrebujete, a či je vhodná pre vašu akciu. Je to tiež príležitosť zažiť ich úroveň služieb zákazníkom pri odpovedaní na vaše otázky alebo pri riešení problému, ktorý máte.