Ako môže plán podnikateľskej kontinuity chrániť vašu spoločnosť

Obchodné prerušenia sa môžu stať kedykoľvek a často sa stávajú bez predchádzajúceho upozornenia. Tieto neplánované udalosti môžu mať mnoho rôznych foriem - prírodné katastrofy, stratu kľúčového personálu, narušenie dát, ekonomické obraty, kybernetické útoky, IT katastrofy - ale bežnou niťou je, že výskyt týchto katastrof má potenciál spomaliť alebo dokonca zastaviť, vaše obchodné operácie.

Katastrofy môžu mať vplyv na každú firmu.

Ak si myslíte, že vaše podnikanie je príliš malé na to, aby bolo ohrozené, premýšľajte znova. Ak vezmeme do úvahy iba narušenia kybernetickej bezpečnosti, obrovské 43 percent kybernetických útokov sa špecificky zameriava na malé podniky. A to neznamená všetky ostatné typy katastrof, ktoré môžu zastaviť vaše podnikanie v jeho stopách. Keď vieme, že viac ako 40 percent podnikov sa po katastrofe nikdy neopätovne otvorí, je ťažké argumentovať s postojom, ktorý musíte naplánovať na nepredstaviteľné. Ako vlastník firmy potrebujete presne vedieť, čo máte robiť, aby sa vaše podnikanie vrátilo späť, ak sa stane niečo hrozné. Práve tu prichádza plán pre nepretržitú prevádzku.

Čo je plán kontinuity podnikania?

Plán pracovnej kontinuity aktívne poukazuje na to, že kroky, ktoré podniknete v podnikaní, aby sa zotavili (a v niektorých prípadoch zabránili) katastrofám, ktoré sa môžu vyskytnúť. Cieľom je analyzovať potenciálne hrozby, identifikovať základné oblasti podnikania, na ktoré sa treba najskôr zamerať, a jasne načrtnúť, čo sa má stať, aby sa zabránilo strate príjmov alebo trvalému narušeniu podnikania.

Efektívny plán kontinuity činností by mal obsahovať tieto informácie:

• Súhrn najdôležitejších obchodných procesov a funkcií.
• Dôkladná analýza potenciálnych hrozieb, ktoré by mohli narušiť obchodné operácie.
• Zoznam informácií o kontakte na mieste a mimo pracoviska.
• Stratégie vnútornej a vonkajšej komunikácie.

• Identifikácia tímu na obnovu a zodpovednosti každej osoby
• Jasné pokyny na prístup a obnovenie údajov obnovy mimo lokality.
• Identifikácia dočasných obchodných kancelárií alebo miest.
• Záznam o zmenách, ktorý zhŕňa aktualizácie vykonané v pláne a kedy boli vykonané (na účely kontroly verzie).

Kto potrebuje jedného?

Každá spoločnosť, veľká a malá, by mala mať čas na vytvorenie plánu kontinuity podnikania. Zložitosť vášho plánu závisí od veľkosti, typu a umiestnenia vašej firmy, ale ak prevádzkujete podnikanie, musíte mať plán, ktorý načrtáva, čo urobíte, ak niečo ohrozuje vaše operácie.

Dobre vyvinutý plán kontinuity podnikania môže chrániť všetky aspekty vašich obchodných údajov, fyzickú polohu a vybavenie podniku, personál, inventár a intelektuálny kapitál. Ak vaša firma narazí na narušenie a nemáte plán na zachovanie kontinuity podnikania na zmiernenie škôd, môžete stratiť príjmy, dôležitý personál, konkurencieschopnosť v odvetví a dokonca aj vašu pozitívnu verejnú povesť. Dôsledkom toho je, že plán kontinuity je rovnako dôležitý ako iné typy podnikateľských zámerov , takže by ste mali mať jednu na ochranu vašej spoločnosti, ak ju potrebujete.

7 Tipy na vytvorenie a používanie plánu kontinuity podnikania

Teraz, keď sme pokryli dôležitosť plánu kontinuity podnikania, je načase začať vytvárať jeden.

Tipy uvedené nižšie zjednodušia proces a pomôžu vám vytvoriť čo najefektívnejší plán kontinuity podnikania:

1. Použitie šablóny : Všetky plány nepretržitej prevádzky majú podobné informácie, takže si môžete ušetriť veľa času tým, že si stiahnete šablónu nepretržitej prevádzky a potom ju prispôsobíte pre svoju firmu. Začnite sťahovať a aktualizovať túto šablónu od spoločnosti FEMA alebo tejto šablóny v aplikácii TechTarget.
2. Uľahčite vykonanie: Ak je váš plán nepretržitej prevádzky neorganizovaný a matný, užitočnosť a schopnosť vykonať včas bude obmedzená. Uľahčuje ich pochopenie a vykonávanie tým, že obsahuje jasné podrobné pokyny alebo kontrolné zoznamy, ktoré presne uvádzajú, čo je potrebné urobiť. Môžete tiež ľahko vykonať pomocou vizuálnych pomôcok, ako sú diagramy, grafy a diagramy na preukázanie potrebných krokov.

1. Odhaduje sa odhadovaný čas zotavenia: Plán pracovnej kontinuity zahŕňa predpoklady a odhady toho, čo sa môže stať, čo bude potrebné urobiť a ako dlho bude trvať, kým sa zotaví. Jeden spôsob, ako zabezpečiť, že máte dostatok času na to, aby ste podnikali späť na trati, je pridaním dodatočného času na obnovenie, aby ste sa dostali späť do prevádzky. To môže poskytnúť vašej firme malú dýchaciu miestnosť počas fázy obnovy.
2. Skúste to dôkladne: Vyhnite sa vytváraniu plánu kontinuity podnikania a len dúfajte, že to najlepšie. Mali by ste to vyskúšať a plánovať niekoľko prechodov, aby ste sa uistili, že všetky najdôležitejšie oblasti podnikania sú začlenené a plánované primerane.
3. Aktualizujte informácie pravidelne : Nenechajte svoj plán sedieť a zbierať prach. Ak investujete čas na vytvorenie plánu kontinuity podnikania, mali by ste tiež venovať potrebný čas, aby ste sa uistili, že je presný. Naplánujte pravidelné registrácie (najmenej každých šesť mesiacov), aby ste preverili a aktualizovali všetky informácie obsiahnuté v dokumente vrátane personálu, kontaktných informácií, miest a stratégií.
4. Zdieľajte to s kľúčovým personálom: Každý, kto má zodpovednosť v pláne nepretržitosti podnikania, by si mal byť vedomý a mal jasné pochopenie úloh, ktoré budú zohrávať pri realizácii plánu. V mnohých prípadoch bude mať zmysel aj naďalej aktualizovať ostatných zamestnancov na širšej úrovni, aby mohli v prípade potreby skočiť a pomôcť.
5. Poskytnite školenie na podporu plánu: Správne vykonanie plánu kontinuity podnikania môže vyžadovať, aby niektorí zamestnanci prekročili svoju každodennú zodpovednosť za vykonanie ďalších úloh. Uistite sa, že máte čas na školenie každého z týchto zamestnancov o tom, čo potrebujú, takže neexistuje medzera v oblasti vedomostí, ak sa plán musí dať do praxe.

Akonáhle sa vytvorí plán nepretržitosti podnikania, mali by ste tiež vypracovať plán obnovy po haváriách , ktorý môžete vykonať, aby sa vaše operácie vrátili späť do prevádzky, ak dôjde k katastrofe.