Zorganizovanie organizácie zahŕňa oveľa viac ako len jednoduché hromady papierov a prach z neporiadku, ktorý máte na stole. Organizácia zahŕňa vytváranie systémov a postupov pre všetky rôzne časti vašej firmy. to má potenciál pomôcť vám stať sa produktívnejšími a výhodnejšími. Nižšie uvedené nápady obsahujú niektoré z najlepších spôsobov, ako môžete vo vašej malej firme organizovať viac. Vyskúšajte len jedno pre pomalé a trvalé zlepšovanie alebo plán začnite každý mesiac vo svojom podnikaní s novým organizačným procesom.
01 - prevziať kontrolu dokumentov a dokumentov
Teraz, keď máte lepšiu predstavu o type dokumentov, s ktorými pracujete, je čas vytvoriť - alebo zlepšiť - váš systém archivovania kancelárií. Susan Ward dal dohromady užitočný návod na vytvorenie systému správy dokumentov, ktorý vám môže pomôcť vytvoriť alebo jemne doladiť papierový proces a zorganizovať ho.
Ak sa rozhodnete, že je čas začať sa pohybovať smerom k bezpapierovej kancelárii ( najprv si prečítajte tieto výhody a nevýhody ), potom môžete začať skenovaním a digitalizáciou príjmov, použitím online fakturačných a platobných služieb, ako je FreshBooks, presunutím do programu digitálneho podpisu, ako je DocuSign , a pomocou Cloudu pre zálohovanie a archiváciu dát. Ak zhromažďujete vizitky na podujatiach v priebehu roka, môže byť tiež dobrý nápad investovať do skenera vizitiek, aby ste mohli okamžite digitalizovať kontaktné údaje a vytlačiť papierové karty.
02 - Použite správne nástroje produktivity
- Správa kontaktov. Od sledovania vašich zákazníkov na zapamätanie si ľudí, s ktorými sa stretávate počas vytvárania sietí, každý vlastník malého podniku potrebuje systém na správu kontaktných informácií. Môžete sa rozhodnúť pre komplexný systém riadenia vzťahov so zákazníkmi (Customer Relationship Management - CRM), ako je Salesforce, alebo pre menšie riadenie mierky môžete nastaviť svoju existujúcu aplikáciu Kontakty, ktorá bude fungovať pre vašu firmu.
- Stretnutia a komunikácia. Bez ohľadu na to, či organizujete stretnutia osobne, telefonicky alebo prostredníctvom služieb videohovoru, existuje spôsob, ako tento proces zorganizovať. Môžete použiť službu, ako je To, aby ste vaše stretnutia organizovanejšie - pred, počas a po.
- Účtovníctvo a vedenie účtovníctva. Usporiadajte a racionalizujte spôsob fakturácie, uskutočňujte platby a spravujte cashflow s nástrojmi ako Quickbooks Online, Xero a Wave.
- Cestovné a výdavkové sledovanie. Môžete použiť aplikácie ako Expedia a TripAdvisor na uľahčenie cestovania. Potom raz na ceste aplikácie ako Expensify pomáhajú sledovať výdavky a robiť hlásenia, keď sa dostanete domov oveľa organizovanejšie.
- Správa sociálnych médií. Všetci vieme, koľko času sa môže strácať na sociálnych médiách, ak sa k nemu nezaoberáte systematickým a organizovaným spôsobom. To je dôvod, prečo nástroje ako Hootsuite a Buffer môžu byť neoceniteľné pre majiteľov malých podnikov.
- Správa e-mailov. Ak používate službu Gmail vo svojej malej firme, máte prístup k pomerne malým rozšíreniam Google, ktoré môžu rýchlo zorganizovať organizáciu vašich doručených. Ak používate inú e-mailovú aplikáciu, vyskúšajte SaneBox pre automatické filtrovanie, pripomienky a ďalšie.
- Projektový manažment. Dobrá aplikácia pre správu projektov vám pomôže sledovať úlohy, zdieľať súbory a spolupracovať so svojimi spoluhráčmi na jednom mieste a môže to byť jedným z najlepších nástrojov, ktoré môžete použiť na organizáciu vašej práce. Vyskúšajte Basecamp alebo Asana pre riešenie správy projektov všetko v jednom.
Produktivita je veľmi osobný proces a aplikácie, ktoré potrebujete, budú špecifické pre vás prácu a spôsob, akým máte tendenciu pracovať. Urobte si čas na preskúmanie vašich potrieb pred začlenením nového nástroja do procesu. Možno nebudete potrebovať toľko, koľko si myslíte. Ak chcete získať viac inšpirácie v oblasti produktivity, prečítajte si tento článok s 101 aplikáciami pre malé firmy a preskúmajte tieto 27 časovo úsporných aplikácií .
03 - Získajte počítač organizovaný
Tu je zoznam vecí, ktoré môžete urobiť práve teraz, aby ste získali počítač a vrátili sa do pracovnej podoby:
- Vyčistite pracovnú plochu. Existuje niekoľko spôsobov, ako môžete ísť sem, a to všetko závisí od vášho štýlu práce a spôsobu, akým používate počítač. Môžete sa zbaviť všetkého z vašej pracovnej plochy okrem koša (pamätajte, že ikony aplikácie na pracovnej ploche sú skratky - všetky vaše skutočné aplikácie zvyčajne žijú vo vašom priečinku Aplikácie). Alebo môžete pridať niekoľko skratiek do najčastejšie používaných aplikácií a súborov. Mám tendenciu sa mýliť k prvej možnosti, čo bude čo najjednoduchšie, ale často pomocou mojho počítača pre ľahký prístup k súborom, na ktorých momentálne pracujem. Potom ich po ich skončení presuniem do svojho trvalého domova.
- Nastavte systém digitálneho archivovania. Keď už hovoríme o tom, že vaše dokumenty sú trvalým domovom, práve tu vytvárate systém podávania, ktorý vám dáva zmysel, takže môžete nájsť dokumenty, ktoré potrebujete, keď ich potrebujete. Táto príručka organizácie súborov a priečinkov obsahuje množstvo skvelých tipov, ktoré vám pomôžu začať.
- Aktualizácia softvéru. Ak je váš počítač nastavený na automatickú inštaláciu aplikácií a aktualizácií operačného systému, skvelé. Ak je to pre vás ručný proces, mali by ste skontrolovať aktualizácie najmenej raz za mesiac, pretože mnohé z nich obsahujú bezpečnostné záplaty. Potom raz za rok skontrolujte aktuálne verzie softvéru, ktorý používate, a rozhodnite sa, či je čas na aktualizáciu.
- Vyhľadávajte vírusy a problémy s výkonom. Bez ohľadu na to, aký typ počítača máte, všetci môžu dostať vírusy alebo škodlivý softvér (áno, dokonca aj Macy!). Ak máte počítač so systémom Windows, tieto tipy na údržbu PC od PCWorld vám pomôžu udržať váš počítač zdravý a plynulý.
- Overte si integritu zálohovania údajov. Zálohujete dáta, nie? Ak nie, preskočte všetko ostatné zatiaľ a najprv to urobte. Môžete použiť buď službu zálohovania údajov založenú na službe Cloud, napríklad Carbonite, Backblaze alebo CrashPlan, alebo môžete použiť externý pevný disk, ktorý sa pripojí k počítaču (čo robím oboje). S každou možnosťou nakonfigurujte službu alebo jednotku na vykonávanie nepretržitých automatických záloh, takže nemusíte nič robiť ručne. Potom raz alebo dvakrát do roka prejdite do zálohovacej služby alebo na disk a pokúste sa, aby ste sa uistili, že všetko je tam a je prístupné, ak potrebujete vytiahnuť kópie do miestneho počítača.
- Zabezpečte svoju doručenú poštu. Mnoho majiteľov malých podnikov má vzťah s láskou a nenávisťou so svojou e-mailovou schránkou. Milujú to, pretože je to vysoko produktívny a efektívny komunikačný nástroj; ale nenávidia, pretože sa môžu rýchlo dostať mimo kontroly, čo spôsobuje zbytočný stres . Existujú veci, ktoré môžete urobiť, aby ste udržali svoju schránku v rade, napríklad pomocou automatizácie, zefektívnenie denného príjmu a obmedzenie toho, ako často kontrolujete e-mail počas dňa. Prečítajte si tento článok pre tipy na správu elektronickej pošty, ktoré vám umožnia vytvoriť účinný nástroj na zvýšenie produktivity a nie dôležitý čas.
Vyššie uvedené tipy vám pomôžu okamžite zorganizovať vašu malú firmu, ale pamätajte, ako rýchlo sa veci môžu dostať mimo kontroly. Spárujte tieto činnosti s riešením, aby ste rýchlo a ľahko preskúmali svoje dokumenty, nástroje na zvýšenie produktivity a stav počítača niekoľkokrát mesačne, aby ste mohli zostať organizovaní a zabrániť tomu, aby sa veci dostali k ohromujúcej úrovni dezorganizácie.