"Bežné a potrebné" výdavky na vaše podnikanie sú vo všeobecnosti daňovo odpočítateľné
Sledovanie všetkých vašich obchodných nákladov bude znamenať dlhú cestu k zníženiu vašich daňových záväzkov.
Čo je legitímny výdavok?
Základnou definíciou je, že výdavok musí byť "bežný a nevyhnutný" pre váš obchod alebo povolanie. Táto definícia vychádza priamo z daňového poriadku (oddiel 162 pre vnútorný daňový poriadok, pozri tiež oddiel 1.162-1 nariadenia o štátnej pokladnici). "Zvyčajné náklady," hovorí IRS v publikácii 535, Obchodné výdavky, "je bežný a akceptovaný vo vašom odvetví. Potrebné náklady sú také, ktoré sú užitočné a vhodné pre váš obchod alebo podnikanie."
Pri analýze výdavkov robíme päť rozdielov. Osobné výdavky oddeľujeme od nákladov na podnikanie. Oddeľujeme obchodné náklady do troch širokých typov: náklady na predaný tovar, kapitálové výdavky a odpočítateľné výdavky. Niektoré výdavky môžu byť len čiastočne odpočítateľné alebo vôbec nie odpočítateľné. Takže päť rozdielov je:
- Osobné náklady
- Obchodné náklady
- Cena predaného tovaru
- Kapitálové náklady
- Odpočítateľné výdavky
Rozdelenie osobných nákladov
Problémy vznikajú vtedy, keď náklady môžu byť čiastočne osobné a čiastočne súvisiace s podnikaním. Bežný príklad: nezávislý pracovník by mohol používať jednu miestnosť vo svojom dome ako kancelária. V takejto situácii by sme merali štvorcový záber kancelárie a celého domu a našli sme percento.
Toto percento by sa potom použilo na meranie obchodnej časti zdieľaných výdavkov, ako sú nájomné, poistenie a služby. Obchodná časť týchto výdavkov by sa stala súčasťou odpočtu domáceho úradu , zatiaľ čo ostatné výdavky by mali byť osobnej povahy.
Všeobecné pravidlo: "Vo všeobecnosti nemôžete odpočítať osobné, životné alebo rodinné výdavky. Ak však máte náklady na niečo, čo sa používa čiastočne na podnikanie a čiastočne na osobné účely, rozdeľte celkové náklady medzi obchodné a osobné časti. Môžete odpočítať obchodnú časť "(IRS, publikácia 535, Obchodné výdavky, časť o osobných versus podnikateľských výdavkoch).
Tip pre vedenie účtovníctva: Sledujte všetky svoje výdavky. Týmto spôsobom môžete skontrolovať svoje výdavky a požiadať svojho účtovníka, ak by niektorý z nich mohol byť daňovo odpočítateľný.
Cena predaného tovaru
Náklady predaného tovaru sú náklady na inventár a veci týkajúce sa zásob. Výrobcovia, veľkoobchodníci a maloobchodníci sledujú náklady na výrobky, ktoré vyrábajú alebo nakupujú s cieľom ďalšieho predaja.
Všeobecné pravidlo: "Ak vaša firma vyrába výrobky alebo ich kupuje na ďalší predaj, musíte spravidla oceniť inventár na začiatku a na konci každého daňového roka, aby ste určili náklady na predaný tovar.
Niektoré z vašich výdavkov na podnikanie môžu byť zahrnuté do odhadovaných nákladov na predaný tovar "(IRS, publikácia 535, Obchodné výdavky, časť o nákladoch na predaný tovar).
Podrobné vysvetlenia nájdete v publikácii 334, Príručka o daniach pre malé podniky, kapitola 6, Ako znázorniť náklady na predaj tovaru. Pozri tiež časť inventára publikácie 538, Účtovné obdobia a metódy.
Kapitálové výdavky
Niektoré výdavky sa zaznamenávajú ako aktíva a ich náklady sa časom zotavia prostredníctvom odpisov. Takéto výdavky sa nazývajú kapitálové aktíva, pretože ich náklady sú kapitalizované ako aktíva podniku a náklady sa odpočítavajú v priebehu času prostredníctvom odpisov. Medzi príklady kapitálových výdavkov patria počítače, nábytok, vybavenie a nehnuteľnosti.
Všeobecné pravidlo: "musíte kapitalizovať tri typy nákladov: náklady na založenie podniku, majetok podniku a vylepšenia." (Publikácia 535).
Sledovanie obchodných nákladov
Osobne používam plnohodnotný účtovný softvér na sledovanie mojich príjmov a výdavkov. Ale znova som účtovník a cítim sa pohodlne s použitím softvéru, ako sú Quickbooks a Sage Peachtree. Veľmi odporúčam tieto programy malým podnikom. Použitie plnohodnotného účtovného softvéru vám pomôže sledovať zdravie vašej spoločnosti.
Kompletne vybavené účtovné programy môžu chvíľu trvať, kým si zvyknete. A je ľahké sa dostať frustrovaní so všetkými funkciami a nástrojmi.
Ako ďalší bonus, lepšie daňové softvérové programy vám umožňujú importovať dáta z Quicken alebo Money. Ak chcete, aby bol proces prípravy daní čo najjemnejší, navrhujem, aby ste strávili nejaký čas, aby ste sa uistili, že vaše kategórie výdavkov sú nastavené správne. Kategórie môžete pridávať, odstraňovať a upravovať vo všetkom osobnom finančnom a účtovnom softvéri. Tým, že máte intuitívne a ľahko zapamätateľné kategórie, budete môcť vytvárať zmysluplné prehľady. Väčšina programov vám umožní prepojiť kategórie s konkrétnymi riadkovými položkami na daňových formulároch. Nastavenie tohto nastavenia môže pomôcť dlhému obmedzeniu času, ktorý strávíte pri príprave daní.
Všetky účtovné programy, ktoré som spomenul, môžu generovať výkazy ziskov a strát (nazývané výkazy ziskov a strát účtovníkov). Tieto prehľady vám pomôžu analyzovať, ako vaša firma na voľnej nohe robí, či ste zisková a ako utrácate svoje peniaze. Ak sa rozhodnete prenajať daňového účtovníka a mať tieto správy na urýchlenie prípravy daňových priznaní.