Odoslané z pracovného stola (Vložiť meno)
Z času na čas dostanem e-mail od právnika, ktorý pošle e-mail na meno svojho stola. Tu je niekoľko problémov s týmto prístupom k e-mailom.
Po prvé, index zobrazenia doručenej pošty väčšiny e-mailových systémov nezobrazí meno, ktoré je dlhé. Väčšina ľudí bude vidieť len časť "od stola", a možno niekoľko listov o osobnom mená. Čo je dôležitejšie, zdá sa byť hlúpe a trochu náročné. Stôl neposiela e-maily. Ak má právnik poslať e-mail, mal by byť v jeho mene.
Efektívne efekty
Niektorí právnici majú radi tvorivosť s objavením sa svojich e-mailov. Druhý deň som videl podpisový blok právnika a na chvíľu som si myslela, že mám problémy so zrakom. Ukázalo sa, že rozmazané listy boli úmyselné. Špeciálne efekty môžu vyzerať zábavne, ale čokoľvek, čo robia ťažké čítanie slov, je zlý nápad. Najmä ak je ťažké čítať meno a e-mailovú adresu právnika.
Ešte horšie ako špeciálne efekty na listy je, keď právnici neporiadok svojich e-mailov s umeleckými dielami alebo fantazijnou grafikou. To spôsobuje, že správa sa spomaľuje pri preberaní, pomalšie otváranie a ďalšie čítanie problémov.
Cieľom e-mailu je komunikovať informácie, nie umelecké zručnosti. Udržujte to jednoduché.
Bez podpisového bloku
Nie je tak ťažké nastaviť automatický blok podpisov vo väčšine e-mailových systémov. Nemusí to byť komplikované a názory sa líšia, koľko informácií má zahrnúť do podpisového bloku. Niektorí právnici zmenia svoje päty e-mailov na mini-reklamy, ktoré vychádzajú v každom e-maile, zatiaľ čo iní majú veľmi minimalistický prístup len svojím menom a e-mailovou adresou alebo telefónnym číslom.
Väčšina položila nejaký druh upozornenia na ochranu osobných údajov alebo právne zrieknutie sa zodpovednosti v dolnej časti päty. To všetko sú prijateľné použitia e-mailového bloku podpisov. Čo je neprijateľné, je posielať e-maily, ktoré neidentifikujú odosielateľa. Príjemca e-mailu by nemal hádať, kto poslal e-mail. Právnici by sa mali jasne identifikovať v každej komunikácii, ktorú posielajú, a ak je právnik inteligentný, e-mail bude obsahovať aj upozornenie na ochranu osobných údajov.
Písanie e-mailov zatiaľ čo naštvaný
Jednou z výhod starého systému zasielania listov ľuďom bola skutočnosť, že medzi vtedy, keď bol napísaný list a kedy by sa skutočne dostal k príjemcovi, bola zabudovaná doba "ochladzovania". Ak by právnik napísal list sám, bolo by pravdepodobné, že bude sedieť na stôl niekoľko hodín predtým, ako ísť na poštu. Ak to bolo diktované, v čase, keď sekretár dokončil písanie to môže právnik mohol dostal cez to, čo ho tak nahnevaný na prvom mieste.
Táto ochrana neexistuje v e-maile. Prostredníctvom e-mailu môže advokát vypáliť rozhnevanú poslušnosť počas niekoľkých sekúnd toho, čo vyvolalo hnev. 99,99% času to bude zlý nápad. Nikto si nemyslí najjasnejšie, keď je poháňaný hnevom. Choďte do niečoho iného a vráťte sa k útočiacemu problému neskôr, keď sa časť hnevu rozptýlila.
Mohlo by to znamenať rozdiel medzi udržaním alebo stratou klientov, priateľov a peňazí.
Neposkytovanie včasných odpovedí
Niektorí právnici sa domnievajú, že staré "5-dňové pravidlo" pre reakciu na obchodnú korešpondenciu sa vzťahuje aj na e-mail. Nie je. Bez ohľadu na to, ako to môže byť nepríjemné, je skutočnosť, že ľudia očakávajú, že rýchlejšie odpovede na e-mail, než na list zaslaný poštou. Ak klient alebo iný advokát pošle e-mail, pokúste sa odpovedať do 24 hodín, ak je to možné. Ak je to komplikovaná záležitosť, ktorému momentálne nemožno venovať náležitú pozornosť, aspoň pošlite potvrdenie a nechajte osobu vedieť, kedy očakáva odpoveď. Väčšina klientov ocení priateľské posolstvo, ktoré hovorí, že e-mail bol prijatý a bude na ne reagovať v blízkej budúcnosti. Tvárou v tvár mlčanlivosti sa klient necháva špekulovať o tom, či právnik dokonca dostal e-mail, či už je odpoveď na ceste alebo či sú obavy klienta jednoducho ignorované.
Chybný príjemca v poli Komu
Jednou z veľkých vecí o funkcii automatického dokončovania v e-mailových systémoch je, že umožňuje právnikom nájsť e-mailové adresy svojich klientov alebo kolegov rýchlejšie. Jedným z rizík funkcie automatického dokončovania je, že právnik, ktorý nie je opatrný, môže poslať e-mail nesprávnej osobe. V niektorých prípadoch to môže byť len nepatrné rozpaky, ale v niektorých prípadoch by to mohlo predstavovať profesionálnu nedbalosť. Nenechajte sa náhodne e-mailom dôverná komunikácia s klientmi proti odporcovi alebo inému klientovi.
Použitie možnosti "Odpovedať všetkým".
Oponujúci právny poradca pošle vám e-mail s návrhom alebo potvrdí svoju pozíciu k otázke. E-mailovú správu odošlete ostatným advokátom vo vašej firme, ktorí sa s touto vecou zaoberajú, aby ste o tom prerokovali. Čoskoro sa tlačidlo "odpovedať všetko" používa liberálne a nikto si nevšimol, že protichodná rada sa skopíruje do internej diskusie vo vašej firme. To sa stáva. Ak chcete odovzdať e-mail na diskusiu, odstráňte ju pred odoslaním. A kedykoľvek použijete túto možnosť Odpovedať všetkým, skontrolovať každú e-mailovú adresu v zozname príjemcov pred tým, ako zasiahnete odoslanie.
8. Nedbalé predmety. Pamätajte si, že všetko, čo poslal iný právnik v e-maile, mohol byť postúpený komukoľvek inému. Predtým, ako použijete predmetové riadky, ako je "môj idiotový klient" alebo "hlúpy rozkaz sudcu", premýšľajte dvakrát. Nikto nikdy nevie, kde môže vyrastať kópia tohto e-mailu. Tiež nenechávajte predmetové riadky prázdne, pretože to môže spôsobiť, že iný právnik si nevšimol, že je e-mail o vašom prípade. Jednoduchá téma "prípad Parkerson" alebo "Smith navrhnutá dohoda" alebo akýkoľvek názov, ktorý je relevantný pre obsah e-mailu, funguje najlepšie.
A zatiaľ čo "idiotický klient" môže byť najpresnejším opisom obsahu e-mailu, je to zlá voľba pre riadok predmetu.
9. Sledujte váš tón - a nesprávne prečítajte niekoho iného. Keď ľudia hovoria jeden druhému tvárou v tvár, tváre a vokálne tóny zvyčajne robia zámer osoby jasné. Pri telefonických hovoroch je zvyčajne hlas osoby, aby mohol povedať, kedy je niekto sarkastický, žartový alebo vážny. Ale v e-maile je nebezpečné ľahko úplne nesprávne pochopiť zámer osoby. Početné priateľstvá boli poškodené tým, že jedna osoba nesprávne vyložila zámer inej osoby vo vyhláseniach v e-maile. A s takými právnikmi, ktorí sa tak už zvykli hádať medzi sebou, je jednoduché, aby sa právnik rýchlo domnieval, že druhá osoba je nepriateľská alebo hrubá.
Ako už bolo uvedené v časti "písanie e-mailu počas rozhnevania", trvá niekoľko minút, kým sa nevychladne, a potom pred odoslaním odpovede na túto e-mailovú správu.
Po uplynutí jednej hodiny si môžete uvedomiť, že ste na prvom mieste úplne nesprávne. Nemáte žiadnu odpoveď na vyhlásenie o e-maile a nevypínajte odpoveď, kým sa nezvážite, či je možné, že odosielateľ mal iný úmysel, ako sa pôvodne objavilo. Ak sa zdá, že vyhlásenie možno prečítať viac ako jedným spôsobom a jeden z týchto spôsobov nie je urážlivý, pokúste sa dať odosielateľovi prospech z tejto pochybnosti predtým, než mu odrežete hlavu smrteľnou e-mailovou správou.
Existujú ďalšie chyby e-mailu právnika, ktoré by mali urobiť zoznam Top 10? Povedzte nám o tom vo fóre.