Môžu však tiež spôsobiť katastrofu aj pre skúsených moderátorov, ak vykonáte niektorú z týchto kľúčových chýb Powerpoint. Kľúčom k úspechu je presvedčiť sa, že vaša prezentácia je vizuálna pomôcka a nie vizuálne rozptýlenie .
Aby ste dosiahli čo najlepšie výsledky, vyhnite sa týmto spoločným "siedmim smrteľným hriechom" prezentácií Powerpoint.
1. Posuňte prechody a zvukové efekty.
Stávajú sa zameraním pozornosti, čo zase odvádza divákov. Ešte horšie je, keď sa prezentácia obsahujúca niekoľko efektov a prechodov spúšťa na počítači oveľa pomalšie ako ten, na ktorom bol vytvorený, čo je výsledkom pomalého, skoro komického prehrávania. Takéto triky zriedka vylepšujú správu, ktorú sa pokúšate komunikovať. Pokiaľ prezentujete konvenciu sci-fi, vynechajte laserom riadený text!
Nechajte hollywoodskí filmári, aby sa zabránilo vyblednutiu, vyblednutiu, utierkam, žalúziám, rozkladám, kontrolám, rezom, krytom a rozštiepeniu. Dokonca aj "vytvára" (riadky textu sa objavujú pri každom kliknutí myši) môžu byť rušivé. Zamerajte sa na svoju správu, nie na technológiu.
2. Štandardný klipart.
Smrť na fazuľa! Powerpoint je teraz tak široko používaný klipart, ktorý sa s ním stalo, a stal sa "vizuálnym klišé". Vykazuje nedostatok kreativity a únavné dodržiavanie štandardnej formy.
Najprv sa uistite, že potrebujete grafiku na vylepšenie vašej správy. Ak tak urobíte, použite svoje vlastné naskenované fotografie alebo kvalitnejšiu grafiku od spoločností, ako je PhotoDisc.
Zábery obrazoviek môžu pridať informácie o webových stránkach alebo počítačových programoch. Dva populárne programy na snímanie obrazovky sú Snagit (www.techsmith.com) pre Windows a Snapz Pro (www.ambrosiasw.com) pre Macintosh.
Obe sú k dispozícii ako shareware.
3. Prezentačné šablóny.
Ďalšie vizuálne klišé. Šablóny vás nútia prispôsobiť vaše pôvodné nápady do inej predbežne zabalenej formy. Šablóny často obsahujú rušivé pozadie a zlé farebné kombinácie. Vyzdvihnite dobrú knihu o webovej grafike a aplikujte na svoje snímky rovnaké princípy. Vytvorte si vlastný výrazný vzhľad alebo použite logo firmy v rohu obrazovky.
4. Text-Heavy Slides.
Predpokladané snímky sú dobrým prostriedkom na zobrazenie myšlienky graficky alebo na poskytnutie prehľadov. Sú chudobným médiom pre detail a čítanie. Vyvarujte sa odsekov, citátov a dokonca aj úplných viet.
Obmedzte svoje snímky na päť riadkov textu a používajte slová a frázy na vytvorenie bodov. Publikum bude môcť ľahšie stráviť a udržať kľúčové body. Nepoužívajte svoje snímky ako poznámky pre rečníkov, alebo jednoducho projektujte náčrt vašej prezentácie.
5. Paradigma "Ja".
Moderátori často prehľadávajú tabuľku alebo grafiku priamo z existujúceho firemného materiálu a zahŕňajú ich do prezentácií prezentácií. Výsledky sú takmer vždy neoptimálne. Tlačené vizuály sú zvyčajne určené na videnie od 8 do 12 centimetrov skôr ako pohľad z niekoľkých stôp. Typicky sú príliš malé, príliš podrobné a príliš textové na efektívnu vizuálnu prezentáciu.
To isté platí aj pre veľkosť písma. 12 bodové písmo je primerané, keď je text pred vami. V prezentácii sa snažte o minimálne 40 písmen. Spomeňte si na publikum a presuňte kruh z "ja" na "my". Uistite sa, že všetky prvky konkrétneho snímku sú dostatočne veľké, aby boli ľahko viditeľné. Veľkosť naozaj záleží.
6. Čítanie.
Ústna prezentácia by sa mala zamerať na interaktívne hovorenie a počúvanie, nie na čítanie rečníkom alebo publikom. Požiadavky hovoreného a písaného jazyka sa výrazne líšia. Hovorený jazyk je kratší, menej formálny a priamy. Čítanie textu ruší prezentáciu. Súvisiaci bod má čo do činenia s publikáciami.
Jedným z vašich cieľov ako moderátora je zachytiť a držať pozornosť publika. Ak rozdávate materiály pred prezentáciou, vaše publikum bude čítať listy, namiesto toho, aby vás počúvalo. Časť efektívnej prezentácie často závisí od vytvárania napätia na zapojenie divákov.
Ak môže publikum čítať všetko, čo poviete, tento prvok sa stratí.
7. Viera v technológii.
Nikdy neviete, kedy porucha zariadenia alebo nekompatibilné rozhrania vás nútia dať svoju prezentáciu na inom počítači. Buďte pripravení tým, že vytvoríte zálohu prezentácie na CD-ROM.
Ešte lepšie je kompaktná pamäťová karta flash s adaptérom pre slot PCMCIA v notebooku. S tým môžete stále robiť zmeny v poslednej chvíli. Je tiež dobrý nápad pripraviť niekoľko farebných priehľadných fólií kľúčových snímok.
V najhoršom prípade, žiadna z technológií nefunguje a nemáte vizuálnu prezentáciu. Mali by ste byť stále schopní poskytnúť vynikajúcu prezentáciu, ak sa zameriavate na túto správu. Vždy sa oboznámte s prezentáciou, praktizujte ju a buďte pripravení zapojiť divákov bez ohľadu na technológiu, ktorá je k dispozícii. Je to takmer strašné umenie.
Joseph Sommerville získal titul "odborník na prezentáciu", ktorý pomáha profesionálom navrhovať, rozvíjať a poskytovať efektívnejšie prezentácie. Je hlavným predstaviteľom špičkovej komunikačnej výkonnosti, spoločnosti v Houstone pôsobiacej na celom svete, ktorá pomáha profesionálom rozvíjať zručnosti v strategickej komunikácii.