Ako zlepšiť proces žiadosti o informácie (RFI)

Získajte informácie o tejto predbežnej fáze výstavby

Vydávate žiadosť o informácie? Alebo od vás niekto požaduje informácie? Pojem "žiadosť o informácie" (RFI) môže byť použitý buď v každom prípade, ale v každom prípade existuje niekoľko základných rozdielov v procese. Nižšie zistite, ako zlepšiť proces RFI, či už idete o informácie alebo o ktoré sa chcete obrátiť.

Časť A. Ste požiadaní o informácie

Žiadosti o informácie sú častou predbežnou fázou pri definovaní a realizácii stavebných prác.

Často je to otázka veľkosti: väčšie projekty majú viac premenných a viac neznámych, ktoré je potrebné vyriešiť alebo aspoň zúžiť predtým, než požiadajú o formálne návrhy, takže RFI môže pomôcť.

1. Váš proces musí byť dostatočne rýchly na pochopenie a odpoveď bez zbytočného odkladu. RFI od potenciálneho zákazníka je šancou, aby ste sa dostali skôr. To znamená, že je dostatočne organizovaný, aby rýchlo a správne reagoval.

2. Ak RFI označuje prácu, ktorú nechcete vykonávať, alebo ktorá by viedla k konfliktom zdrojov s projektmi iných zákazníkov, môžete zdvorilo odmietnuť. Negatívna, ale včasná odpoveď môže ešte zanechať dobrý dojem a šancu byť neskôr kontaktovaný pre ďalšie projekty.

3. Uistite sa, že RFI má dostatok detailov, aby ste mohli robiť dobrú odpoveď. Ako minimum, skontrolujte, či máte dostatok informácií, aby ste odpovedali na nasledujúce skutočnosti:

   1. Môžete súťažiť? Máte zručnosti a zdroje na to, aby ste poskytli dobré riešenie?

   2. Môžete vyhrať takýto projekt? Ste pre túto stavebnú prácu lepší ako konkurencia?

   3. Chcete vyhrať takýto projekt? Skôr ako odpoviete na túto otázku, skontrolujte záznamy o stave zákazníka, ktoré sa týkajú platby načas.

1. Ak RFI zostane príliš nejasná, váš proces môže definovať nasledujúce možnosti.

   1. Môžete odmietnuť a pokračovať v iných projektoch.

   2. Môžete pomôcť zákazníkovi lepšie definovať konštrukčné potreby.

   3. Môžete ponúknuť platené konzultačné služby, aby ste vytvorili novú RFI.

Každá možnosť má svoje výhody a nevýhody. Vaše rozhodnutie o tom, ktorá možnosť výberu bude podľa projektu a príslušného zákazníka.

Časť B. Ste ten, kto požaduje informácie

Po spustení stavebného projektu nie je nezvyčajné, aby dodávateľ alebo subdodávateľ vyžadoval dodatočné informácie, aby sa ubezpečil, že práca prebieha správne.

1. Začnite proces RFI, ak je potrebné:

   • Úprava špecifikácie projektu, napríklad nahradenie jedného stavebného materiálu za iný (možno nedosiahnuteľný).

   • Objasnenie úlohy alebo spôsobu, akým má byť určitý materiál použitý, tvarovaný, aplikovaný a podobne.

   • Riešenie nedostatku konštrukcie, pri ktorom sa časť projektu nevykonala podľa špecifikácií projektu.

   • Oprava špecifikácií, ak existujú dôvody na spochybnenie opomenutia, nesprávneho použitia alebo nedostatku kvality, pokiaľ ide o špecifikované materiály alebo úlohy.

2. Skontrolujte, či zákazník alebo generálny dodávateľ má štandardnú formu RFI, ktorá sa má použiť. Dobré formuláre a šablóny vám pomôžu zahrnúť správne informácie, aby ste získali rozumné a užitočné odpovede na vašu RFI. Nahrajte novo otvorenú RFI napríklad v centralizovanej softvérovej aplikácii na správu RFI.

3. Pozrite sa na odpoveď, ktorú dostanete späť, aby ste sa uistili, že je jasný a realistický. Potvrďte alebo objasnite akýkoľvek vplyv na rozpočet a harmonogram projektu. Aktuálne aktualizujte svoje vlastné projektové plánovanie.

1. Označte svoje RFI za uzavreté alebo vyriešené, ak sa vám odpoveď vráti. Skontrolujte zoznam všetkých nevyriešených RFI. Prenasledujte zúčastnené strany na odpovede!